• Jak elektroniczny obieg dokumentów wpływa na działanie firmy?

    Data publikacji: 5 kwietnia 2018

    elektroniczny obieg dokumentów wdrażany jest przez firmę connecto
    [Głosów:23    Średnia:4.3/5]

    Każdy dokument w formie papierowej, który krąży po firmie, narażony jest na ryzyko utraty, zniszczenia lub po prostu przeoczenia go przez pracownika. Żeby wyeliminować możliwość popełnienia błędów i przyśpieszyć pracę całego przedsiębiorstwa (workflow), zdecydowano się na elektroniczny obieg dokumentów. Teraz wystawienie dokumentu handlowego, faktury, czy rozliczenie z urzędem może odbywać w jednym miejscu.

     

    Elektroniczny obieg dokumentów – zalety

    Elektroniczny obieg dokumentów całkowicie niweluje problem dotyczący zagubienia ważnych dokumentów występujących w firmie. Dzięki niemu jesteśmy w stanie swobodnie wyszukiwać niezbędne dla nas informacje z danego okresu. Takie rozwiązanie to nie tylko uporządkowanie całej „papierologii” firmy, ale też jej archiwizacja. Sami możemy ustalić kto i w jakim stopniu widzi dokumenty krążące po firmie. Obieg dokumentów integruje się z systemami klasy ERP, o czym piszemy poniżej.

    Elektroniczny obieg dokumentów - korzyści z wdrożenia
    fot. korzyści wynikające z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów

     

    Pobierz system elektronicznego obiegu dokumentów

    Analiza i wdrożenie obiegu dokumentów

    Samo wdrożenie poprzedzone analizą i rozmowami z klientem, co pozwala ustalić najlepszą ścieżkę przebiegu dokumentu. Droga ta często uzależniona jest od wielkości firmy, specyfiki jej działania oraz potrzeb, jakie ma spełniać system. Schemat przebiegu tworzony jest od podstaw, dlatego też nie ma ograniczeń pod kątem wymagań stawianych przez klienta. Na długość trwania analizy oraz wdrożenia ma wpływ między innymi ilość stanowisk oraz złożoność wybranego schematu. Klient jest informowany na bieżąco o wykonywanych działaniach oraz pracach, jakie zaplanowane są w przyszłości.

    elektroniczny obieg dokumentów przykład
    fot. elektroniczny obieg dokumentów – przykładowy schemat

     

    Elektroniczny obieg dokumentów przed i po wdrożeniu

    Zarządzanie dokumentami w firmie poprawia jej funkcjonalność, a o tym jak istotne jest odpowiednie zastosowanie systemu możemy przekonać się na przykładzie przedsiębiorstwa zajmującego się sprzedażą. Zanim wprowadzono system do zarządzania dokumentami (workflow) każdy z działów pracował osobno, przez co nie do końca miał świadomość, gdzie znajdują się konkretne umowy i dokumenty. Bez obiegu dokumentów może dochodzić też do zagubienia się konkretnych faktur lub zapytań ofertowych, przez co zarówno opłaty, jak i odpowiedzi mogą nie być zrobione na czas. A to może prowadzić do poważnych konsekwencji.

    Elektroniczny obieg dokumentów w firmie
    fot. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – przykład

     

    Zupełnie inaczej wygląda to po wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów. Każdy dział w firmie ma dostęp do bieżących informacji, co wyklucza jakiekolwiek przeoczenie i zgubienie dokumentów. Nie ma znaczenia czy w grę wchodzi zarządzanie dokumentami w sekretariacie czy firmie budowlanej,  ponieważ przedsiębiorstwo generujące obieg dokumentów nie da rady działać bez systemu informatycznego w stu procentach. Dlatego system elektronicznego obiegu dokumentów zyskuje coraz większą popularność. Poniżej prezentujemy obieg faktury kosztowej, jaki występuje w systemie Connecto DMS.

    Dobrze ułożony schemat działania pozwalający na zarządzanie dokumentami elektronicznymi to nie tylko szybsza praca firmy, ale również oszczędność artykułów biurowych w postaci kartek, drukarek, tuszu i wielu innych akcesoriów. System może współpracować również z rozwiązaniami, które pozwolą generować i porównywać zestawienia niezbędne dla kadry zarządzającej (moduł Business Intelligence).

    Integracja elektronicznego obiegu dokumentów (Workflow)

    Oprogramowanie nie ma żadnych ograniczeń pod kątem branży i wielkości firmy, w której ma zostać wdrożone. System jest niezbędny tam, gdzie występują dokumenty każdej klasy (umowy czy pisma przychodzące). Należy pamiętać, że wdrożenie systemu obiegu dokumentów odbywa się etapami, co pozwala na swobodne funkcjonowanie firmy oraz przyzwyczaja pracowników do nowego rozwiązania.

    Pobierz system elektronicznego obiegu dokumentów

    Elektroniczny obieg dokumentów (workflow), który jest częścią systemu Connecto DMS w pełni integruje się z wszystkimi rozwiązaniami klasy ERP dostępnymi na rynku. Przy wdrażaniu oprogramowania razem z klientem ustalamy, jakie informacje ma zawierać dany dokument, kto ma do niego dostęp oraz jak będzie krążyć po firmie.

    Po wdrożeniu przeprowadzane jest szkolenie, dzieki któremu użytkownik wie, jak sprawnie korzystać z systemu. Może dotyczyć to całego oprogramowania lub też konkretnej części, w zależności od stanowiska, jakie zajmuje osoba korzystają z obieg dokumentów (księgowa, kierownik, dyrektor).

    Istotną kwestią jest również wsparcie powdrożeniowe oferowane przez specjalistów z Connecto. Zapewnia one szybką reakcję problemy związane z użytkowaniem systemu. Za pomocą platformy helpdesk użytkownik może opisać kłopot, jaki występuję, a pracownicy connecto od razu go wyeliminują.

    Kto decyduje się na elektroniczny obieg dokumentów?

    Z roku na rok rośnie liczba przedsiębiorstw, które decydują się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, niezależnie od branży. Zaletą systemu jest możliwość dopasowania go do potrzeb i wymagań firmy, która decyduje się na oprogramowanie. Nie ma jednej zasady działania, którą się stosuje. Dlatego ważna jest wcześniejsza analiza przedwdrożeniowa pozwalająca określić obieg dokumentu.

    Pobierz system elektronicznego obiegu dokumentów

    Wśród użytkowników stawiających na elektroniczny obieg dokumentów znajdują się między innymi firmy z branży budowlanej, projektowej, czy handlowej. To tylko przykłady, ponieważ jak już wspomnieliśmy – oprogramowanie może być wykorzystywane w każdej branży. Potrzebne jest jedynie właściwe określenie potrzeb, a następnie według tej ścieżki rozpoczyna się wdrożenie.

    Szkolenie z działania systemu obiegu dokumentów

    To równie popularny temat jak samo wdrożenie oprogramowania. Często zgłaszają się do nas przedsiębiorstwa, którym zależy na przeszkoleniu ich kadry w temacie działania oprogramowania oraz jego obsługi. Nasi specjaliści są do dyspozycji i chętnie pomogą zdobyć umiejętności niezbędne do obsługi systemu. Zapraszamy do kontaktu poprzez formularz lub telefonicznie, w celu ustalenia szczegółów.

    Szkolenie może zostać przeprowadzone we wskazanym przez Klienta miejscu. Ponadto swoim zakresem obejmuje konkretny moduł lub całość funkcjonowania systemu informatycznego.Wszelkie szczegóły ustalane są ze specjalistami Connecto. Co ważne – samo szkolenie dobierane jest według potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa, dzięki czemu Klient płaci tylko za to, co jest mu potrzebne.

    Zapytaj o wycenę

    Elektroniczny obieg dokumentów wykorzystywany jest przez firmy z każdej branży, o czym wspominaliśmy wyżej. W zakładce Klienci znajdują się firmy, jakie zdecydowały się na współpracę z Connecto i to nie tylko w zakresie obiegu dokumentów, ale stawiając też na kompletny system DMS. W razie pytań nasi specjaliści są do dyspozycji. Możliwa jest także prezentacja elektronicznego obiegu dokumentów – zdalnie – lub w Twojej firmie. 

    Zapraszamy do kontaktu pod numerem telefonu 32 263 00 00.