• Pismo przychodzące w systemie Connecto DMS [video]

    Data publikacji: 16 listopada 2017

    Connecto DMS Youtube
    [Głosów:2    Średnia:4.5/5]

    Zobacz jak w systemie Connecto DMS dodać pismo przychodzące za pomocą kilku przycisków. Poznaj działanie Connecto DMS i umów się na pokaz systemu informatycznego. 

     

    Sekretarka loguje się do systemu Connecto DMS. Na pierwszym planie widoczny jest pulpit użytkownika, gdzie w przypadku sekretarki składa się on wyłącznie z kalendarza. Jej zadaniem jest dodanie nowego pisma przychodzącego. Dokonuje tego za pomocą przycisku „dodaj nowe pisma przychodzące”.

    Zapytaj o system Connecto DMS

    KROK 1  – zakładka pisma przychodzące

    Sekretarka uzupełnia temat pisma oraz przyporządkowuje je do odpowiedniej firmy. Jest to zaproszenie od przedsiębiorstwa „Aloza” mówiące o wzięciu udziału w konsorcjum. Następnie naciska przycisk „dodaj załącznik” i wybiera plik z pismem, który znajduje się na dysku komputera. Na zakładce załączniki może podejrzeć dokument oraz dodać kolejne pliki bezpośrednio ze skanera, z dysku lub z sieci.

    Connecto DMS - pismo przychodzące 2
    fot. Uzupełnienie tematu pisma

     

    KROK 2 – dodanie numeru obcego i przekazanie pisma

    Sekretarka dodaje numer obcy oraz datę otrzymania pisma. Następnie tworzy sprawę, która jest pewnego rodzaju wirtualną teczką. Może do niej przyporządkować dowolną ilość dokumentów, takich jak: pisma, umowy, protokoły oraz załączniki w dowolnym formacie, np. pliki word, excel albo zdjęcia. Dzięki stworzeniu sprawy cała korespondencja dotycząca konkretnego tematu znajduje się w jednym miejscu.  Sekretarka wybiera opcję „przekaż pismo” adresując je do Jana prezesa, zostawiając komentarz: „Panie prezesie, stworzyłam sprawę. Gdyby zechciał Pan odpowiedzieć”. Dokument został przesłany dalej.

    Connecto DMS - przekazanie pisma przychodzącego
    fot. Stworzenie notatki i przekazanie pisma

     

    Zapytaj o system Connecto DMS

    KROK 3 – odbiór przez prezesa

    Prezes po zalogowaniu się do systemu otrzymał powiadomienie o dokumencie wysłanym przez sekretarkę. Klikając w powiadomienie uruchomia dokument. Przechodząc do zakładki załącznik może podejrzeć dokument bezpośrednio w systemie lub pobrać na dysk. Prezes uruchamia powiązaną z pismem sprawę. Jednocześnie zatwierdza pismo przychodzące, kończąc jego obieg. Tworzy natomiast pismo wychodzące, które automatycznie powiąże się ze sprawą.

    Connecto DMS - akceptacja dokumentu
    fot. Sprawdzenie i akceptacja dokumentu w systemie Connecto DMS

     

     

    Zapytaj o system Connecto DMS

    KROK 4 – sprawdzenie dokumentu i przekazanie do akceptacji

    Prezes wybiera jako załącznik plik word z odpowiedzią na zaproszenie. Następnie przechodzi do zakładki załączników, żeby sprawdzić czy dokument nie zawiera błędów. Postanawia zmienić nazwę tytułu pisma, co może zrobić bezpośrednio z poziomu systemu, tworząc nowy załącznik lub nadpisując obecny. Następnie przesyła dokument do sekretariatu, prosząc o wydrukowanie oraz przekazanie do podpisu, a następnie wysłanie do firmy aloza.

    W skład systemu Connecto DMS wchodzą m.in:

    Elektroniczny obieg dokumentów

    CRM – zarządzanie relacjami z Klientem

    Business Intelligence

    Zarządzanie projektami