Jak usprawnić obieg dokumentów w administracji

Prowadzenie nawet niewielkiej firmy nieodłącznie wiąże się z masą formalności. Księgowość i administracja są działami zmagającymi się z największą liczbą pism. Wiele z nich jest kluczowych dla prawidłowego działania przedsiębiorstwa. Z tego względu trzeba dbać o to, by było odpowiednio przekazywane i archiwizowane. Radzimy, jak usprawnić obieg dokumentów w administracji za pomocą narzędzi IT!

Zdarzają Ci się zagubione faktury, niepodpisane umowy czy inne nieprawidłowości związane z formalnościami? Takie błędy mogą czasem doprowadzać do naprawdę przykrych konsekwencji. Jeśli więc zależy Ci na prawidłowym funkcjonowaniu firmy, powinieneś podjąć odpowiednie działania. Dowiedz się, jak usprawnić obieg dokumentów w administracji!

1. Obieg dokumentów w administracji – jak go przyśpieszyć
2. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów jako rozwiązanie
3. Zapytaj o system i wykorzystaj go w swojej firmie

Obieg dokumentów w administracji – jak go przyśpieszyć

Obieg dokumentów w administracji powinien być szybki, prawidłowy i bezpieczny. W przeciwnym razie może dojść do wielu szkodliwych komplikacji. Nie można dopuścić do tego, by istotne pisma zostały przypadkiem pominięte, zagubione czy udostępnione niewłaściwym osobom. Jak jednak zapanować nad setkami dokumentów?

Nowoczesna technologia umożliwia digitalizację wielu formalności, co jest dużym udogodnieniem. Pliki wgrane na komputer trzeba jednak jeszcze uporządkować, a także tak przekazywać, by były bezpieczne i zawsze docierały do upoważnionych odbiorców. Powszechnie stosowane półśrodki, jak np. arkusze Excel, nie sprawdzają się na dłuższą metę. Z czasem konieczne jest zastosowanie bardziej profesjonalnych narzędzi IT, dedykowanych do usprawnienia obiegu dokumentów w administracji.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów jako rozwiązanie

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów jako rozwiązanie, jest zdecydowanie najlepszym wyjściem z sytuacji. Zainstalowanie odpowiedniego oprogramowania jest niezwykłym ułatwieniem. Wszystkie dane są dzięki niemu odpowiednio archiwizowane, tak by konkretne osoby mogły uzyskać do nich dostęp w określonym czasie. Dzięki temu ma się pewność, kto akurat jest w posiadaniu danego dokumentu, a także czy wykonał już związane z nim zadanie i kiedy do tego doszło. Do tego poufne informacje zawsze są bezpieczne, ponieważ nie mogą zostać przypadkiem skasowane oraz nie trafią do osób trzecich.

System DMS oferujący elektroniczny obieg dokumentów pozwala za pomocą kilku kliknięć błyskawicznie przekazywać najważniejsze dane do wszystkich uprawnionych osób. Odbiorcy mają do nich dostęp w każdej chwili, z każdego miejsca – wystarczy, że mogą włączyć komputer lub urządzenie mobilne z aplikacją. Takie rozwiązanie jest niezwykle przydatne na co dzień, ale szczególnie sprawdza się w realiach pandemii, gdy wiele firm musiało przejść na pracę zdalną.

Prezentacja obiegu dokumentów dla Twojej firmy

Zastanawiasz się, jak taki system sprawdza się w praktyce? A może masz jakieś pytania? Wszelkie wątpliwości z pewnością rozwieje indywidualna prezentacja obiegu dokumentów dla Twojej firmy. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak dokładnie działa to oprogramowanie oraz jakie daje korzyści, możesz dokładnie zapoznać się z nim na darmowym spotkaniu z naszym konsultantem – w Twoim biurze lub na wideokonferencji. Przygotujemy dla Ciebie spersonalizowaną ofertę, która będzie w pełni dostosowana do Twoich potrzeb i specyfiki branży. Zadzwoń 32 263 00 00  lub wypełnij formularz w zakładce kontakt!