Archiwizacja dokumentów
Każda firma wraz ze wzrostem stoi przed dylematem co zrobić z ogromną ilością dokumentów generowanych na co dzień przez wszystkie procesy biznesowe. Kolejnym problemem jest zapewnienie szybkiego dostępu do tych dokumentów w momencie, gdy są one potrzebne “na już”. Rozwiązaniem tych problemów jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, którego jednym z głównych zadań jest archiwizacja dokumentacji firmowej.
Archiwizacja dokumentów jest codziennością w wielu przedsiębiorstwach, urzędach oraz placówkach. Pracownicy realizują skrupulatnie swoje codzienne zadania ze wsparciem elektronicznego obiegu dokumentów, co w późniejszych momentach gwarantuje bezproblemowe odnalezienie potrzebnych danych oraz łatwy dostęp do wszelkich dokumentów.
Archiwizacja dokumentów w firmie
Dokumenty, które są bezpieczne
Wykorzystując elektroniczny obieg dokumentów do archiwizowania dokumentów firmowych rejestrujemy ich wersję cyfrową w bazie danych, a oryginał zabezpieczamy w bezpiecznym miejscu. Dzięki dostępowi za pomocą aplikacji do skanów dokumentacji, nie ma konieczności operowania oryginalnym, papierowym dokumentem.
Istnieje możliwość oznaczenia miejsca przechowywania dokumentu aby łatwo można było go odnaleźć w fizycznym archiwum. Wiele firm zleca archiwizację papierowych dokumentów zewnętrznym firmom, które przechowują je w specjalnych magazynach.
Od szczegółu do ogółu
Największym plusem archiwizacji w wersji cyfrowej jest możliwość szczegółowego opisywania dokumentów, a następnie filtrowania listy za pomocą tych opisów. Przykładowo rejestrując w systemie umowę możemy określić jej rodzaj, kontrahenta, termin obowiązywania i wartość.
Następnie z poziomu listy umów możemy wyszukać wszystkie aktywne umowy z danym kontrahentem powyżej zadanej kwoty. Aplikacja pokaże wynik natychmiast, a my od razu będziemy mogli przejść do dokumentu i ściągnąć go, wydrukować lub wysłać odpowiednim osobom.
Korzyści z wdrożenia archiwizacji dokumentów
Wdrożenie archiwizacji dokumentów pozwala na oszczędność czasu, usprawnienie komunikacji wewnątrz firmy oraz ogólną poprawę jej funkcjonowania.
Ponadto firma zyskuje także postać poważnego przedsiębiorstwa, które potrafi zadbać o kluczowe kwestie funkcjonowania i tym samym inwestuje w swój dalszy rozwój.
Jesteś zainteresowany rozwiązaniem archiwizacji dokumentów? Wypełnij poniższy formularz, a nasi specjaliści skontaktują się z Tobą najszybciej, jak to możliwe.
Cennik archiwizacji dokumentów
Koszt archiwizowania elektronicznego obiegu dokumentów zależny jest od kilku czynników. Pierwszym jest koszt wdrożenia aplikacji, tu istotne jest ile osób będzie korzystało z programu, oraz ile typów dokumentów zostanie zaimplementowanych. Na cenę wpływa również stopień skomplikowania cyfrowych formularzy dokumentów, funkcji dodatkowych i ścieżek ich obiegu po firmie.
Drugim rodzajem kosztu jest utrzymanie serwera przechowującego pliki. Do wyboru mamy korzystanie z lokalnego serwera u nas w firmie – wtedy musimy zapłacić za sprzęt lub wziąć go w leasing. Alternatywą jest przechowywanie w chmurze. Istnieją również hybrydowe rozwiązania, gdzie pliki przechowywane są na lokalnym serwerze ale kopia zapasowa wysyłana jest do data center.
Jakie są zasady archiwizacji dokumentów?
Zasady archiwizacji dokumentów w przedsiębiorstwach obejmują przede wszystkim odpowiednią klasyfikację, bezpieczne przechowywanie oraz przestrzeganie wyznaczonych okresów przechowywania.
Dokumenty dzieli się na kategorie:
- Kategoria A (materiały archiwalne) – dokumenty o wartości historycznej lub kulturowej, przechowywane na stałe.
- Kategoria B (dokumentacja niearchiwalna) – dokumenty przechowywane przez określony czas, np. B5 oznacza wymóg archiwizacji przez okres 5 lat.
Dokumenty powinny być przechowywane w sposób uporządkowany, tematycznie i chronologicznie, z czytelnym opisem. W przypadku dokumentów papierowych konieczne jest wygospodarowanie bezpiecznego miejsca z ograniczonym dostępem. Dokumenty elektroniczne muszą z kolei być zebrane w odpowiednio chronionej bazie danych na serwerze lub w chmurze. Dodatkowo konieczne jest regularne wykonywanie kopii zapasowych.
Obowiązują różne okresy przechowywania dokumentów:
- dokumentacja księgowa i finansowa – minimum 5 lat od końca roku obrotowego;
- dokumentacja pracownicza – zwykle 10 lat od zakończenia zatrudnienia (lub do 50 lat w przypadku starszych zapisów);
- dokumenty związane z rękojmią i gwarancją – ok. 1 roku;
- dokumenty o wartości historycznej – bezterminowo.
Powyższe zasady wynikają z obowiązujących przepisów, m.in. ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz ustawy o rachunkowości.
W jaki sposób archiwizować dokumenty w firmie?
Archiwizacja dokumentów w firmie polega na systematycznym sortowaniu, katalogowaniu oraz gromadzeniu dokumentacji w sposób gwarantujący bezpieczeństwo, integralność i dostępność dla osób uprawnionych przez określony w przepisach czas.
Tradycyjna archiwizacja polega na przechowywaniu oryginalnych dokumentów papierowych w firmowym archiwum lub specjalnym oddziale.
Elektroniczna archiwizacja odbywa się z wykorzystaniem specjalnych programów do zarządzania cyfrowymi dokumentami, które zapewniają profesjonalne zabezpieczenia, minimalizując ryzyko utraty, ujawnienia czy kradzieży danych.
Zgodnie z polskimi przepisami dopuszczone jest (a nawet wskazane) prowadzenie dokumentacji pracowniczej oraz wielu innych dokumentów w formie elektronicznej, która jest równoważna z formą papierową. Warunkiem jest spełnienie określonych wymogów, jak np. uwzględnienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Trzeba jednak zwrócić uwagę na to, że niektóre dokumenty (np. niektóre faktury), należy przechowywać jedynie w oryginalnej formie papierowej.
Systemy elektroniczne – działanie i zalety
Systemy elektroniczne do archiwizacji dokumentów są odpowiedzialne za kolejne etapy gromadzenia i przechowywania plików cyfrowych.
- Cyfryzacja – dokumenty są wprowadzane do systemu w formie elektronicznej; wersje papierowe są wcześniej skanowane.
- Organizacja – pliki są odpowiednio kategoryzowane i opisywane, co ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie.
- Przechowywanie – pliki są przechowywane w cyfrowym archiwum, zazwyczaj w chmurze z odpowiednimi zabezpieczeniami.
- Zarządzanie – uprawnieni użytkownicy mają łatwy dostęp do dokumentów, przez co mogą zarządzać ich przepływem, śledzić ich historię zmian, zatwierdzać, a także udostępniać innym pracownikom.
Do największych zalet korzystania z profesjonalnego systemu do archiwizacji dokumentów zaliczają się:
- centralizacja – wszystkie dokumenty są gromadzone w jednej cyfrowej bazie danych;
- łatwy dostęp – możliwość szybkiego odnalezienia dokumentów za pomocą zaawansowanych funkcji wyszukiwania;
- bezpieczeństwo – cyfrowe wersje dokumentów są chronione przed zagubieniem, zniszczeniem i kradzieżą, a także szeregiem zdarzeń losowych związanych z fizycznymi zagrożeniami, np. zalaniem czy pożarem;
- automatyzacja – nowoczesne narzędzia IT usprawniają proces obiegu dokumentów, znacznie ułatwiając i przyspieszając formalności;
- zgodność z przepisami – profesjonalne oprogramowanie jest zgodne z aktualnymi wymogami prawnymi związanymi z przechowywaniem dokumentów;
- oszczędność czasu i kosztów – łatwa obsługa oszczędza czas i energię pracowników, a także redukuje koszty związane z tradycyjnym składowaniem oraz późniejszą utylizacją papierowych dokumentów.
Ważne kwestie przy wyborze systemu
Przy wyborze systemu do archiwizacji dokumentów warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii. Przede wszystkim istotne są:
- zgodność z regulacjami – wykorzystywane oprogramowanie powinno działać zgodnie z obowiązującymi przepisami (np. Ustawą o ochronie danych osobowych, przepisami podatkowymi) oraz harmonogramami ich przekazywania do Archiwum Narodowego;
- bezpieczeństwo danych – system powinien posiadać zaawansowane zabezpieczenia oraz funkcję regularnego wykonywania kopii zapasowych na wypadek awarii; obowiązkowym elementem jest również ochrona przed nieuprawnionym dostępem, która uniemożliwia nieautoryzowany wgląd w dane;
- skalowalność i elastyczność – najwygodniejszym i najbardziej opłacalnym wyborem jest system, który można zgodnie z potrzebami rozbudowywać z czasem;
- integracja z innymi systemami – oprogramowanie powinno być kompatybilne z innymi narzędziami IT wykorzystywanymi przez firmę;
- łatwa obsługa – system powinien być intuicyjny i prosty w obsłudze, tak by wszyscy pracownicy mogli szybko i efektywnie z niego korzystać, a czas wdrożenia był jak najkrótszy;
- wsparcie techniczne – ciągłe wsparcie ze strony dedykowanego zespołu specjalistów gwarantuje niezawodność systemu i redukuje ewentualne przestoje w pracy wywołane awariami.