Elektroniczny obieg dokumentów

Jeżeli w Twojej firmie dokumenty są przekazywane między pracownikami, wymagają akceptacji, często trudno znaleźć ich aktualną wersję lub procesy zajmują zbyt dużo czasu, EOD będzie dobrym rozwiązaniem. System pozwala uporządkować przepływ dokumentów, zautomatyzować powtarzalne zadania i ograniczyć liczbę błędów. Zapewnia pełną kontrolę nad każdym etapem procesu. Dzięki temu organizacja działa szybciej, bezpieczniej i efektywniej.

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) najlepiej sprawdza się w firmach z rozproszonymi zespołami oraz w organizacjach, które przetwarzają duże ilości informacji.

Tak i nie. Wdrożenie systemu jest rozbudowanym procesem, ale eksperci Connecto przeprowadzą Cię przez każdy kolejny etap. Zadbają o to, by wszystko odbyło się sprawnie, bez ryzyka utraty danych.

Proces wdrożenia systemu obejmuje pięć kluczowych etapów: analizę przedwdrożeniową, konfigurację, migrację danych, szkolenia pracowników oraz uruchomienie i wsparcie. Conecto zapewnia kompleksowe wsparcie przez cały czas.

Tak, po wdrożeniu systemu przygotowane jest szkolenie dla pracowników, które może się odbyć stacjonarnie lub zdalnie.

Tak. System sprawdzi się również w małych firmach. Nawet przy niewielkiej liczbie pracowników pomaga uporządkować obieg dokumentów, skrócić czas realizacji procesów i ograniczyć pracę ręczną. Rozwiązanie można rozwijać wraz z firmą, dlatego jego funkcjonalność łatwo dopasować do aktualnych potrzeb i skali działalności.

Z roku na rok rośnie liczba przedsiębiorstw, które decydują się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, niezależnie od branży. Zaletą systemu jest możliwość dostosowania go do potrzeb i wymagań firmy. Nie ma jednej, uniwersalnej zasady działania. Dlatego tak ważna jest wcześniejsza analiza przedwdrożeniowa, pozwalająca określić drogę dokumentu.

Elektroniczny obieg dokumentów sprawdza się w wielu branżach, m.in. budownictwie, projektowaniu i handlu. To tylko przykłady, ponieważ system można dopasować do potrzeb każdej organizacji. Po określeniu wymagań i przygotowaniu planu rozpoczyna się wdrożenie zgodnie z ustaloną ścieżką.

Rosnąca popularność systemu do obiegu dokumentów sprawia, że na rozwiązania tego typu decydują się przedsiębiorstwa posiadające oddziały zarówno w Polsce, jak i za granicami kraju oraz firmy działające wyłącznie poza Polską. 

Każdy dokument w formie papierowej, który krąży po firmie, może zostać zgubiony, zniszczony lub po prostu przeoczony przez pracownika. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala wyeliminować ryzyko błędów i przyśpiesza pracę całego przedsiębiorstwa. Dzięki niemu wystawienie dokumentu handlowego, faktury czy rozliczenie z urzędem może odbywać w jednym miejscu.

Dzięki EOD można szybko wyszukiwać potrzebne informacje z danego okresu, nawet jeśli nie zna się dokładnej nazwy czy lokalizacji dokumentu. Takie rozwiązanie to nie tylko sposób na uporządkowanie całej “papierologii” firmy, ale też metoda archiwizacji. Do tego można ustalić, kto i w jakiej formie widzi dokumenty krążące po firmie. Co więcej, obieg integruje się z systemami klasy ERP.

Samo wdrożenie poprzedzone jest analizą, która pozwala ustalić najlepszą ścieżkę przebiegu dokumentu. Droga ta uzależniona jest od m.in. wielkości firmy, specyfiki jej działania oraz potrzeb, jakie ma spełniać system.

Schemat powstaje od podstaw, dlatego nie ma ograniczeń pod kątem stawianych wymagań. Na długość trwania analizy oraz wdrożenia mają wpływ m.in. ilość stanowisk oraz złożoność wybranego schematu. Informujemy na bieżąco o wykonywanych działaniach oraz zaplanowanych pracach.

Zarządzanie dokumentami w firmie poprawia jej funkcjonalność, a o tym jak istotne jest odpowiednie zastosowanie systemu możemy przekonać się na przykładzie przedsiębiorstwa zajmującego się sprzedażą. 

Przed wprowadzeniem systemu do zarządzania dokumentami (workflow) każdy z działów pracował osobno, przez co nie do końca było wiadomo, gdzie znajdują się konkretne umowy i dokumenty.

Często bez obiegu dokumentów dochodzi do gubienia się faktur lub zapytań ofertowych, przez co zarówno opłaty, jak i odpowiedzi mogą się opóźniać. 

Zupełnie inaczej wygląda to po wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów. Każdy dział w firmie ma dostęp do bieżących informacji, co wyklucza niedopatrzenia i pomyłki.

Nie ma znaczenia czy w grę wchodzi zarządzanie dokumentami w sekretariacie czy firmie budowlanej – przedsiębiorstwo generujące obieg dokumentów nie da rady sprawnie działać bez wsparcia informatycznego. System elektronicznego obiegu dokumentów nie bez powodu zyskuje coraz większą popularność. 

Poniżej prezentujemy obieg faktury kosztowej, jaki występuje w Connecto Neon.

Dobrze ułożony schemat działania pozwalający na zarządzanie dokumentami elektronicznymi to nie tylko szybsza praca firmy, ale również oszczędność artykułów biurowych w postaci kartek, drukarek, tuszu i wielu innych akcesoriów. System może współpracować również z rozwiązaniami, które pozwolą generować i porównywać zestawienia niezbędne dla kadry zarządzającej (moduł Business Intelligence).

System nie ma żadnych ograniczeń pod kątem branży i wielkości firmy. Sprawdza się wszędzie tam, gdzie występują dokumenty każdej klasy (umowy czy pisma przychodzące). Należy pamiętać, że wdrożenie systemu obiegu dokumentów odbywa się etapami, co pozwala na swobodne funkcjonowanie firmy oraz przyzwyczaja pracowników do nowego rozwiązania.

Elektroniczny obieg dokumentów (workflow), który jest częścią systemu Connecto Neon, w pełni integruje się z wszystkimi systemami ERP dostępnymi na rynku. Przy wdrażaniu oprogramowania ustalamyrazem z Klientem, jakie informacje ma zawierać dany dokument, kto ma do niego dostęp oraz jak będzie krążyć po firmie.

Po wdrożeniu przeprowadzamy szkolenie, dzięki któremu użytkownicy wiedzą, jak sprawnie korzystać z systemu. Może dotyczyć to całego oprogramowania lub też konkretnej części, w zależności od stanowiska, jakie zajmuje osoba korzystająca z obiegu dokumentów (np. księgowa, kierownik, dyrektor).

Częścią naszych usług jest również wsparcie posprzedażowe. Gwarantujemy szybką reakcję w razie jakichkolwiek problemów związanych z użytkowaniem systemu. Za pomocą platformy helpdesk użytkownik opisuje kłopot, a pracownicy Connecto od razu go eliminują.

Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie uniwersalne i skalowalne. Przez to tak naprawdę nie da się wskazać branży, w której sprawdza się on najlepiej. Można go dostosować do konkretnych wymagań i specyfiki pracy.

Skalowalność oznacza, że firma, która wdroży Connecto Neon mając jeden oddział i 10 pracowników, nie będzie musiała zmieniać systemu, gdy otworzy kolejne oddziały i zwiększy zespół.

Zarówno pod kątem funkcjonalnym jak i wydajnościowym, Connecto Neon doskonale radzi sobie z rosnącym poziomem skomplikowania procesów i struktury organizacyjnej. Wbudowane funkcjonalności definiują osobne ścieżki workflow dla tego samego dokumentu, np. w zależności od oddziału, w którym jest on zarejestrowany. Wszystkie elementy procesu są modelowane na żywo i dostosowane do zmieniających się warunków oraz wymagań.

Tak, wdrożenie jest skomplikowane, ale nad jego przebiegiem czuwają doświadczeni konsultanci Connecto. Zapewniają wsparcie na każdym etapie i pomagają sprawnie przejść nawet przez najbardziej wymagające procesy. Każdy projekt prowadzą specjaliści z doświadczeniem w danej branży. Dzięki temu analiza przebiega sprawnie, a wdrożenie staje się dziecinnie proste.

Należy jednak pamiętać, że do tanga trzeba dwojga. Same chęci pracownika Connecto nie wystarczą. Klient powinien wyznaczyć ze swojej strony Product Ownera, który będzie odpowiedzialny zarówno za przekazywanie wymagań, jak i nadzór nad testami, szkoleniami i odbiorami wdrażanego rozwiązania.

Proces wdrożenia dopasowujemy do potrzeb i możliwości Klienta. Stosujemy dwie metody. 

Klasyczna, tzw. waterfall, jest poparta całościową analizą wszystkich procesów, które obsłuży system. Metodę tę wybierają firmy, które z góry chcą znać estymację kosztów wdrożenia. Należy jednak uważać, ponieważ minusem tej metody jest ograniczona możliwość wprowadzania zmian w projekcie na późniejszych etapach wdrożenia bez modyfikacji budżetu.

Druga opcja, tzw. zwinna, bazuje na przyrostowej implementacji systemu w cyklach obejmujących – analizę, wykonanie, testy i odbiór. Metoda pozwala na tworzenie oprogramowania kawałek po kawałku, z pełną kontrolą zmian na każdym etapie. Minusem jest jednak brak estymacji kosztów w momencie rozpoczęcia prac.

To równie popularny temat jak samo wdrożenie oprogramowania. Często zgłaszają się do nas przedsiębiorstwa, którym zależy na przeszkoleniu ich kadry w temacie działania oprogramowania oraz jego obsługi. Nasi specjaliści są do dyspozycji i chętnie pomogą zdobyć umiejętności niezbędne do obsługi systemu. Zapraszamy do kontaktu poprzez formularz lub telefonicznie, w celu ustalenia szczegółów.

Szkolenie przeprowadzamy we wskazanym przez Klienta miejscu. Swoim zakresem obejmuje konkretny moduł lub całość funkcjonowania systemu informatycznego. Wszelkie szczegóły ustalamy z uczestnikami, a samo szkolenie dopasowujemy według potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Dzięki temu Klient płaci tylko za to, co jest mu potrzebne.

Prezentacja jest konieczna przy wyborze odpowiedniego elektronicznego obiegu dokumentów. Pozwala zobaczyć na własne oczy, w jaki sposób wiele firm w Polsce oraz na całym świecie zrewolucjonizowało organizację pracy. 

Na typowej prezentacji elektronicznego obiegu dokumentów pokazywane są najczęściej występujące ścieżki workflow, chętnie wybierane są przez polskich przedsiębiorców. Należą do nich:

• Obieg pism – wszystkie dokumenty przychodzące i wychodzące w firmie są skanowane, rozsyłane do odpowiednich osób, oraz wiązane z odpowiednimi obszarami systemu.
• Akceptacja faktur – każda faktura kosztowa i zakupowa może zostać przeprocesowana zgodnie z wewnętrznymi procedurami firmy nim trafi do księgowości, zostanie opłacona czy też rozliczy budżet przedsiębiorstwa lub prowadzonego przez niego projektu.
• Rozliczanie innych dokumentów kosztowych – faktura nie musi być jedynym dokumentem kosztowym w firmie. Wszelkiego rodzaju karty pracy, protokoły czy karty usług również mogą zostać zdefiniowane w systemie.
• Składanie zamówienia przez klienta – ektroniczny obieg dokumentów pozwala na zaprojektowanie własnego, zautomatyzowanego modułu zamówieniowego, wraz z dedykowanymi cennikami, promocjami i obostrzeniami.
• Wysyłanie zapytań do podwykonawców – firmy projektowe i usługowe wykorzystujące podwykonawców i dostawców wdrażają obieg zapytań do podwykonawców, by przejąć pełną kontrolę nad informacjami związanymi z cenami i terminami. Dzięki temu kalkulacje i oferty dla są rzetelne, a potencjalna marża wyliczona dokładnie.
• Obieg umów – obejmuje zarówno umowy kosztowe, jak i przychodowe. System wspiera ich przygotowanie, obieg oraz nawet najbardziej złożone procesy akceptacji i rozliczeń.
• Wnioski urlopowe – eliminacja papieru w firmie oznacza również eliminację blankietów urlopowych. Wszystkie czynności związane z obsługą urlopów zostają przeniesione do programu do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów.

1. Digitalizacja – przekształcanie papierowych egzemplarzy na formę elektroniczną poprzez skanowanie oraz tworzenie nowych, w pełni cyfrowych dokumentów.
2. Rejestracja i przetwarzanie – dokumenty zarejestrowane w systemie mogą być w kontrolowany, bezpieczny sposób przesyłane do uprawnionych osób w celu przetworzenia lub akceptacji.
3. Akceptacja – podpisywanie i zatwierdzanie dokumentów, np. faktur czy wniosków urlopowych, odbywa się w pełni elektronicznie.
4. Archiwizacja – cyfrowe dokumenty są w uporządkowany sposób przechowywane w bezpiecznym, cyfrowym archiwum, dostępnym wyłącznie dla uprawnionych użytkowników.

• Zwiększona efektywność – automatyzacja formalności i procesów biurowych znacznie skraca czas ich realizacji, przy okazji odciążając pracowników.
• Redukcja kosztów – mniejsze zużycie papieru i możliwość archiwizacji w chmurze, bez konieczności tworzenia fizycznego archiwum.
• Pełna kontrola – łatwe śledzenie drogi dokumentów i wsparcie w zakresie przestrzegania wyznaczonych terminów.
• Łatwy dostęp – wgląd w dokumenty w czasie rzeczywistym z różnych urządzeń, w dowolnym momencie.
• Zgodność z przepisami – spełnienie wymogów prawnych, takie jak np. obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur.

• Procesy związane z wnioskami urlopowymi, delegacjami służbowymi, czy tworzeniem dokumentacji pracowniczej.
• Rejestracja i przesyłanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
• Akceptacja, dekretacja oraz archiwizacja faktur kosztowych i sprzedażowych.
• Tworzenie, akceptacja, śledzenie zmian i elektroniczne podpisywanie umów.
• Rozliczanie delegacji i zarządzanie rozliczeniami finansowymi.
• Archiwizacja i zarządzanie wersjami dokumentów.

Wdrożenie EOD nie jest jeszcze obligatoryjne dla polskich firm, jednak w ostatnich latach obserwuje się systematyczne poszerzanie zakresu cyfryzacji procesów i formalności biznesowych.

Od 2025 roku część przedsiębiorstw oraz jednostek publicznych musi już korzystać z Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych (e-Doręczenia). Od 1 kwietnia 2026 roku wszystkie firmy zobowiązane są do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wiele mówi się także o tym, że przyszłości możliwe jest wprowadzenie ogólnego obowiązku korzystania z systemów klasy EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją).

Najlepszym sposobem na wdrożenie obiegu dokumentów jest wykorzystanie dedykowanego systemu informatycznego. Choć podobne funkcje można zyskać korzystając z kilku osobnych narzędzi, najwygodniejszym i najbardziej efektywnym rozwiązaniem jest platforma, która integruje wszystko w jednym miejscu. Dzięki temu uprawnieni użytkownicy mają stały dostęp do narzędzi umożliwiających szybkie wyszukiwanie, tworzenie, edycję, zatwierdzanie, przekazywanie oraz archiwizowanie dokumentów.

Optymalnym wyborem jest system działający online, dostępny z dowolnego urządzenia – idealnie sprawdza się zarówno w pracy stacjonarnej, jak i w modelu zdalnym czy hybrydowym.

Zintegrowany moduł AI stanowi znaczne usprawnienie obiegu dokumentów. Ma formę inteligentnego czatu, w który można wprowadzać (tekstowo lub głosowo) pytania albo polecenia. Pomaga m.in. błyskawicznie znaleźć potrzebne dane, ale też generuje pliki, przekazuje dokumenty uprawnionym osobom czy przygotowuje potrzebne raporty.

Moduł AI w Neon Connecto umożliwia również automatyczną klasyfikację i sortowanie dokumentów, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych. Przy tym wspomaga procesy weryfikacji podpisów elektronicznych oraz autentyczności dokumentów, co zwiększa bezpieczeństwo obiegu cyfrowego.