Krajowy System e-Faktur

Faktura ustrukturyzowana, inaczej e-Faktura (bądź u-Faktura) to elektroniczny dokument sprzedaży, który zawiera określone w przepisach dane oraz uporządkowaną strukturę. Wystawiana jest w formacie xml zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1), która została opublikowana w Centralnym Repozytorium Wzoru Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP (https://podatki-arch.mf.gov.pl/vat/wyjasnienia/wzor-e-faktury-udostepniony-na-epuap/).

Format pliku pozwala na właściwe odczytywanie i przetwarzanie informacji zawartych na fakturze – daty sprzedaży, daty wystawienia, danych kontrahenta, kwoty, podatku, etc. Jednocześnie zakres informacji e-Faktury jest znacznie szerszy niż zakres danych raportowanych dotychczas w JPK_VAT, JPK_V7M, JPK_FA.

Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny do uwierzytelniania, wystawiania, odbierania, przeglądania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od roku 2026 jest obligatoryjny dla każdego przedsiębiorcy.

System wykorzystywany jest do oznaczania faktur specjalnym numerem identyfikacyjnym, a organom podatkowym umożliwia weryfikowanie poprawności danych z faktur realizowane w czasie rzeczywistym.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076) oraz Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.06.2022, s. 81-83)

Wysyłanie i odbieranie e-Faktur może odbywać się:

1. Za pomocą platformy KSeF, udostępnionej przedsiębiorcom przez Ministerstwo Finansów. Aktualnie dostępna jest wersja produkcyjna oraz wersja testowa i przedprodukcyjna. Więcej: https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/; UWAGA: każda faktura, jaka zostanie wystawiona w środowisku produkcyjnym i przesłana do KSeF jest dokumentem, który został wprowadzony do obiegu prawnego;
2. W systemie, z którego korzysta przedsiębiorca pod warunkiem zintegrowania z API KSeF. Ważne, aby struktura generowanych faktur była zgodna z oficjalnym wzorem faktury ustrukturyzowanej, a pola nieobligatoryjne były zgodne z praktyką biznesową i wymaganiami kontrolnymi Ministerstwa Finansów.

• Szybsze przetwarzanie danych ze względu na cyfrowy, zautomatyzowany sposób rejestrowania i przekazywania faktur, poszerzenie zakresu elektronicznego obiegu dokumentów.
• Poprawa cashflow dzięki gwarancji otrzymania faktury oraz monitoringowi terminu płatności.
• Oszczędność czasu i pieniędzy, ze względu na brak konieczności wykorzystywania (zazwyczaj odpłatnego) mechanizmu OCR do zczytywania faktur elektronicznych.
• Pełna kontrola nad dokumentami księgowymi – archiwizacja faktur odbywa się w systemie KSeF, będą one tam dostępne przez 10 lat.
• Samofakturowanie, tj. możliwość wystawiania faktur przez nabywcę w imieniu i na rzecz sprzedawcy (sprzedawca może nadawać nabywcom uprawnienia do samofakturowania w KSeF).

• Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami podatku VAT.
• Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT.
• Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Z naszym wsparciem korzystanie z KSeF jest jeszcze łatwiejsze. Niezależnie od tego, czy otrzymujesz faktury papierowe, czy elektroniczne, i czy Twoimi kontrahentami są przedsiębiorcy polscy, zagraniczni czy też należący do sektora publicznego, pomożemy Twojemu Działowi Księgowości efektywnie obsługiwać nowe zasady fakturowania.

Korzystanie z KSeF wiąże się z koniecznością dostosowania zaplecza technologicznego, tj. zmianami w systemie finansowo-księgowym już istniejącym lub wykorzystaniem nowych narzędzi, a także z organizacją nowych ścieżek workflow, określeniem procedur, przeszkoleniem pracowników i merytoryczną weryfikacją danych przekazywanych w formie e-Faktur.

Zwróć uwagę, że ze względu na szeroki zakres raportowania oraz wymagania dotyczące wypełniania pól nieobowiązkowych, może pojawić się konieczność dodatkowego gromadzenia i prezentacji danych firmowych. Niektóre elementy dobrowolne w strukturze logicznej e-Faktury mogą w Twojej firmie okazać się obowiązkowe ze względu na praktykę biznesową charakterystyczną dla prowadzonej działalności. Pomożemy Ci odpowiednio dostosować procesy i wykorzystać możliwości KSeF.

Jeśli korzystasz z załączników w postaci zewnętrznych plików do faktur, pamiętaj, że w KSeF nie jest to możliwe. Wszelkie dodatkowe informacje – np. protokoły czy specyfikacje towarowe – muszą być obsługiwane odrębnym obiegiem, poza systemem KSeF. System nie umożliwia powiązania e-Faktury z odrębnym plikiem.

Jeśli wystawisz jednocześnie fakturę w systemie księgowym przedsiębiorstwa oraz w KSeF, podatek VAT zostanie naliczony dla obu dokumentów. Pomożemy Ci uniknąć takich sytuacji i zapewnić prawidłową obsługę fakturowania w KSeF.

Schemat e-Faktury zawiera pola opcjonalne, które mają miały wpływu na walidację dokumentu, jednak część z nich jest wymagana przez kontrolerów od strony merytorycznej czy biznesowej. Bardzo ważna jest identyfikacja i klasyfikacja pól opcjonalnych. Ewentualne błędy skutkują odrzuceniem e-Faktury przez system. Struktura wzorcowa zawiera pola fakultatywne, które stają się obligatoryjnymi po wypełnieniu odpowiednich węzłów (sekwencji) i muszą zostać uzupełnione dla skutecznego przekazania pliku faktury do systemu.

KSeF nie weryfikuje błędów rachunkowych w fakturach, co oznacza, że możliwe jest wystawianie e-Faktur z błędami merytorycznymi, a wtedy konieczne jest wystawianie faktury korygującej. Należy zatem zadbać o stworzenie mechanizmów weryfikujących poprawność wystawionej faktury przed wysłaniem ich do KSeF – ograniczy to ryzyko kontroli ze względu na spływające do systemu nieprawidłowości.

System nie daje możliwości wycofania raz złożonej e-Faktury. Możliwe jest jedynie wystawienie faktury korygującej (np. do wartości 0).

KSeF umożliwia masowe pobieranie e-Faktur, jednak jest ono dostępne jedynie w formacie xml. Dla plików PDF z widokiem faktury niezbędne jest dodatkowe narzędzie, poza standardem KSeF. Jest to ważne ze względu na wymóg archiwizacji faktur.

Kontrahent nie ma obowiązku informowania o tym, że wystawił e-Fakturę w systemie KSeF. Obowiązek bieżącej weryfikacji ciąży na odbiorcy faktury (nabywcy). Faktury zakupowe w imieniu przedsiębiorstwa może pobrać podmiot uprawniony, np. pracownik bądź biuro rachunkowe. Dostępy do systemu KSeF są określane z poziomu przedsiębiorcy. Możliwe jest ograniczenie roli użytkownika, a także „anonimowy” dostęp do widoku faktury za pośrednictwem linku.

Uwaga! Od 1 stycznia 2027 wprowadzone zostaną kary za niewystawienie faktury w KSeF: 100% podatku VAT na fakturze lub 18,7% kwoty faktury bez podatku, nie mniej niż 1000 PLN za sztukę

1. Oceń, na ile złożone i skomplikowane będzie wdrożenie obsługi e-Faktur, ilu działów w Twojej firmie dotknie, jakie to będą działy.
2. Sprawdź, jakie typy dokumentów występują w jakim wolumenie oraz jaka jest skala anulacji i korekt faktur.
3. Zweryfikuj informacje przekazywane w załącznikach do faktur oraz określ, jaką specyfikę danych masz zwyczajowo ustaloną z kontrahentami na fakturach.
4. Określ jak stosujesz w praktyce procedury wewnętrznego obiegu dokumentów oraz realizowania rozliczeń podatkowych.
5. Zastanów się, którzy pracownicy powinni zostać zaangażowani we wdrożenie zasad e-Faktur (np. dział IT, specjaliści od systemów księgowo-rozliczeniowych, specjaliści od systemów ERP, osoby odpowiedzialne za relacje z kontrahentami).
6. Zmapuj dane pomiędzy schematem e-Faktury a gromadzonymi przez firmę informacjami na temat realizowanych transakcji.
7. Skontaktuj się z kontrahentami i wypracuj stosowne warunki w zakresie przejścia na e-Faktury.