Księga kancelaryjna

Zamień ciężkie księgi z korespondencją na lekki system elektroniczny, w którym nic nie zginie

Księga kancelaryjna

Rejestracja pism wychodzących i przychodzących. Błyskawiczne wyszukiwanie dokumentów i wiązanie ich z projektami, klientami i kontrahentami. Korespondencja drukowana seryjnie i wysyłana bez konieczności przybijania pieczątki. Księga kancelaryjna w wersji cyfrowej pomoże Ci sprawniej zarządzać firmową korespondencją.

#papierowa #analogowa

Sekretariat odbiera korespondencję przychodzącą
Sekretarka nadaje kolejny numer każdej z przesyłek, których adresatem jest firma bądź spółka z grupy firm
W przypadku korespondencji mailowej drukowany jest dokument oraz osobno treść maila
Korespondencja ręcznie wpisywana jest do księgi kancelaryjnej (albo wspólnie z odpowiednią notacją, albo osobno dla księgi pism przychodzących oraz księgi pism wychodzących)
Schemat wpisu dokumentów przychodzących dotyczy każdorazowo: daty otrzymania korespondencji / numeru i daty nadania korespondencji / nadawcy / treści otrzymanej korespondencji / charakterystyki załączników / numeru akt sprawy / uwag / podpisu referenta, do którego została skierowana korespondencja z sekretariatu (wraz z datą jej pobrania)
Schemat wpisu dokumentów wychodzących dotyczy każdorazowo: daty wysłanej korespondencji / nadawcy – osoby odpowiedzialnej za przygotowanie korespondencji / adresata korespondencji / treści wysyłanej korespondencji / numeru odpowiedzi jakiej dotyczy korespondencja / numeru akt sprawy / uwag
W przypadku nadawania przesyłek za pośrednictwem Poczty Polskiej sekretarka wpisuje raz jeszcze wszystkie dokumenty z Księgi pism wychodzącej do księgi pocztowej, w której dodatkowo szacuje koszt nadania każdej z przesyłek, w zależności od jej rodzaju
Przesyłki nadawane kurierem bądź innym operatorem pocztowym trafiają do dodatkowego rejestru, w którym zgrupowane są dowody – dokumenty nadania przesyłek kurierowi / operatorowi

Realia przed

Ręczne wpisywanie informacji do księgi kancelaryjnej
Fizyczne przekazywanie pism do odpowiednich osób
Tomy zapisane lakonicznymi, robionymi w pośpiechu, treściami
Księga kancelaryjna posiada „podksięgi” – dedykowane poszczególnym operatorom książki / segregatory nadawcze
Nie ma jednego rejestru łączącego wszystkie rodzaje kosztów pism wychodzących
Kserowane są kopie dokumentów, oryginały trafiają do segregatorów, a kopie w kolejnych kopiach kopii krążą po firmie
W razie pomyłki nie jest możliwa korekta ad hoc
Sekretarka stoi na poczcie w oczekiwaniu na podbicie pieczątką przesyłek oraz książki pocztowej z pocztą wychodzącą

#elektroniczna #cyfrowa

Korespondencja przychodzi do sekretariatu mailem bądź przesyłką tradycyjną
Sekretarka dodaje rekord w programie Platforma Connecto, w module kancelaria, uzupełnia adresata, wybiera z listy kontrahenta (bądź – jeśli to nowy partner – wpisuje dane ręcznie), system automatycznie uzupełnia jego dane adresowe i biznesowe; jeśli trzeba jednym kliknięciem przenosi maila do systemu jako załącznik z możliwością druku do PDFa, następnie spina korespondencję z projektem / sprawą jakiej dotyczy i wysyła pismo cyfrowo do adresata nadając mu adekwatny status ważności
W przypadku korespondencji wychodzącej, w zależności od wyboru sposobu nadania (pocztowa przesyłka ekonomiczna, polecona, priorytetowa, kurier, inPost, etc), system automatycznie wskazuje koszt (cenę przesyłki) i umieszcza ją w rubryce
System umożliwia wybranie innego adresu niż adres rejestrowy kontrahenta, do którego nadawana jest korespondencja (to ważne w przypadku firm wielooddziałowych)
Wszystkie dokumenty podpinane są pod korespondencję (potwierdzenia odbioru, numery listów przewozowych, załączniki, etc.)
Nie istnieje osobna książka pocztowa, wydruki dla Poczty są generowane automatycznie, nic nie wymaga wypisywania ręcznego do żadnego innego rejestru

Pobierz wersję demo

Realia po

Wiesz kto, kiedy i co nadał bądź odebrał
Nie potrzebujesz dodatkowych rejestrów
Dane korespondencyjne zasysają się automatycznie
Niczego nie wypisujesz ręcznie
Wiesz, kto przygotował przesyłkę, ponieważ w systemie widać każdego operatora modyfikującego
Możesz rozparcelowywać przesyłki pod poszczególne spółki w grupie bądź oddziały firmy

Platforma Connecto pomaga w uporządkowaniu i przyporządkowaniu do poszczególnych projektów oraz odpowiedzialnych za nie pracowników korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Potrafimy ją skonfigurować idealnie z Twoimi wymaganiami i przyjętym systemem pracy, niezależnie od tego, ile oddziałów bądź spółek w grupie obsługuje sekretariat.

Księga kancelaryjna może być podzielona na dwie osobne księgi – rejestr pism przychodzących oraz korespondencję wychodzącą. Zasady jej dokumentowania zazwyczaj określa regulamin organizacyjny, precyzujący obieg dokumentów, a system elektronicznego obiegu dokumentów w Platformie Connecto potrafi zmienić go w szybkie i skuteczne narzędzie do zarządzania całością korespondencji.

Księga kancelaryjna od Connecto

Poczta przychodząca i wychodząca w Platformie Connecto

Może funkcjonować w dwóch odrębnych rejestrach lub jako jedno, wspólne zestawienie, w którym zaznaczasz z listy PW / PP, czy dane pismo jest pismem wychodzącym czy przychodzącym. Katalog pism może być prowadzony w wątkach tematycznych powiązanych z kontrahentami i prowadzoną korespondencją.

Sprawne wyszukiwanie korespondencji

Dzięki Platformie Connecto szybko odszukasz pismo, którego potrzebujesz. Odnajdziesz jego ścieżkę wędrówki po firmie, sprawdzisz status sprawy. Pisma możesz wyszukiwać po Nadawcy / Odbiorcy / Dacie / Kontrahencie bądź kliencie / Sprawie jakiej dotyczy / Projekcie, z którym jest związane / Załączniku jaki zawiera. Masz też wgląd w wątek korespondencji, która jest z nim związana.

Formularz pisma wychodzącego księga kancelaryjna

Automatyzacja wydruku kopert i nadruku pocztowego

System umożliwia tworzenie korespondencji seryjnej oraz automatyczny druk kopert DL bądź C5 wraz z logo firmy oraz oznaczeniem PRIORYTET (na podstawie zawartej z PP umowy). Pozwala na wpisanie daty powrotu zwrotki w przypadku korespondencji wysyłanej za potwierdzeniem odbioru (póki nie wróci zwrotka, nadawca widzi, że korespondencja jest w buforze).

Jeden system obsługujący korespondencję w grupie spółek

Jeśli Twoje spółki tworzą grupę, moduł kancelaria na Platformie Connecto pozwala obsługiwać Ci całą korespondencję. W jednej bazie danych segregujesz i porządkujesz dokumenty przychodzące i wychodzące, wiążąc je z daną spółką i prowadzoną sprawą oraz klientami/kontrahentami.

Obieg korespondencji i jego zalety

Błyskawicznie nadajesz numer korespondencji przychodzącej i wychodzące

Wszystkie dane trzymasz w jednym, zintegrowanym rejestrze

Porządkujesz i sortujesz korespondencję zgodnie z projektami, kontrahentami oraz nadawcami/adresatami

Minimalizujesz ryzyko popełnienia błędów w opisie

Automatyzujesz uzupełnianie danych korespondencyjnych

Na bieżąco weryfikujesz koszty ponoszonej korespondencji

Jesteś zainteresowany rozwiązaniem dla sekretariatu? Wypełnij poniższy formularz, a nasi specjaliści skontaktują się z Tobą najszybciej, jak to możliwe.

Formularz kontaktowy