• Archiwizacja dokumentów – poznaj system informatyczny

    Data publikacji: 15 maja 2018

    Archiwizacja dokumentów w przedsiębiorstwie
    [Głosów:2    Średnia:5/5]

    W swojej ogólnej formie pojęcie archiwizacji łączy się ze składowaniem dużej ilości różnych zasobów. Pierwszym skojarzeniem są zazwyczaj archiwa pełne dokumentów i baz danych, które przez lata czekają na wykorzystanie lub utylizację. Z definicji archiwum wynika, że nie jest to tylko przechowywanie dokumentów, ale też ich usystematyzowane gromadzenie oraz bieżące udostępnianie. Dlaczego archiwizacja dokumentów jest ważna i jak ułatwić sobie jej proces?

    Archiwizacja dokumentów jest codziennością w wielu przedsiębiorstwach, urzędach oraz placówkach. Pracownicy realizują skrupulatnie przedsięwzięcie, które gwarantuje bezproblemowe odnalezienie potrzebnych danych oraz dostęp do wszelkich dokumentów. Do zadań archiwów należy także ochrona treści przed ewentualnymi zniszczeniami, utratą danych czy naruszeniami integralności.

    Archiwizacja dokumentów w firmie

    Czy istnieje jeden sprawdzony sposób na prawidłową archiwizację dokumentów? Można wskazać podstawowe zasady usprawniające proces archiwizacji. Jednak bardzo dużo zależy od profilu działalności firmy, podziału obowiązków oraz metod zarządzania zasobami. Każdy przedsiębiorca posiada obowiązek przechowywania danych dokumentów przez określony ustawowo czas, a wszelkie papiery stanowią dowód całokształtu aktywności firmy. Niosą też za sobą informacje, z których w razie potrzeby mogą skorzystać sami pracownicy, ale często i instytucje zewnętrzne, firmy współpracujące czy też urzędy kontroli lub inspekcje. Archiwizacja dokumentów to gwarancja porządku oraz usystematyzowania działań w konkretnych przedsiębiorstwa.

    Zapytaj o system archiwizacji dokumentów

    Znaczna część działań archiwów zależy od organizacji dostępu do materiałów oraz od czasu potrzebnego na wyszukanie konkretnych danych. W związku z tym, każdy dokument, który trafia do firmy lub jest przez nią tworzony, powinien zostać dokładnie opisany i nazwany. Po spełnieniu swojej doraźnej roli, oddelegowany w konkretne miejsce w archiwum. Choć wydaje się to nieskomplikowanie, trzeba pamiętać, że przy tysiącach dokumentów zachowanie porządku, systematyczności i ujednoliconych procedur może okazać się niezwykle trudne.

    Archiwizacja dokumentów w systemie Connecto DMS
    fot. archiwizacja dokumentów w systemie Connecto DMS

    Cennik archiwizacji dokumentów

    Archiwizacja dokumentów w każdej firmie będzie wyglądać podobnie. Podobnie, ale nie tak samo. Dlatego wybierając oprogramowanie, które będzie odpowiadać zarówno za obieg samego dokumentu, jak i jego archiwizację, warto postawić na rozwiązanie indywidualne.

    Cennik archiwizacji dokumentów przeważnie uzależniony jest od ilości stanowisk w firmie oraz procesów, jakie ma obejmować. Im bardziej skomplikowana ścieżka działania (obiegu), tym jego stworzenie, a następnie wdrożenie może kosztować więcej. O samym sposobie działania archiwizacji dokumentów, jego wdrożeniu oraz cenach, warto porozmawiać ze specjalistami z Connecto, o czym piszemy poniżej.

    System do archiwizacji dokumentów

    Nic dziwnego, że przedsiębiorstwa poszukują nowych rozwiązań standaryzacji i ewidencji dokumentacji. Ostatnie lata to przełom na arenie organizacji wszelkich zasobów firmowych. Przyczyną jest masowa cyfryzacja oraz tworzenie wirtualnych przestrzeni archiwalnych w postaci pojemnych baz danych. Producenci specjalistycznych produktów, np. systemu DMS, oferują pomoc w stworzeniu programu informatycznego i dopasowaniu jego parametrów do potrzeb konkretnej firmy.

    Dlatego przed decyzją o wdrożeniu systemu archiwizacji, każde przedsiębiorstwo wraz z jego metodami systematyzowania archiwów, musi zostać poddane szczegółowej analizie przedwdrożeniowej, a następnie przejść przez proces wdrażania. Dzięki temu możliwe będzie dobranie najlepszej ścieżki operowania dokumentacją za pomocą elektronicznego obiegu dokumentów.

    Zapytaj o system archiwizacji dokumentów

    Zalety systemu archiwizacji dokumentów

    Elektroniczny obieg dokumentów jest kompleksowym systemem ich ewidencji. Pozwala na monitorowanie drogi, jaką pokonują w danej firmie poszczególne dane i dokumenty. Elektroniczny obieg dokumentów sprawdza się przy każdym rodzaju działalności gospodarczej – zarówno w małych, średnich i dużych przedsiębiorstwach. Główną korzyścią płynącą ze współpracy z nowoczesnym systemem archiwizacji jest ujednolicona klasyfikacja dokumentów.

    Każdy otrzymuje niepowtarzalną nazwę, numer i miejsce w archiwum. Stworzona w ten sposób baza danych pozwala na skupienie w jednym miejscu tysięcy pozycji. Dzięki temu wyszukanie konkretnego dokumentu zajmuje zaledwie kilka minut. Odpowiednie parametry programu pozwalają na określenie podziału dokumentacji na tajną lub jawną i przypisaniu jej poziomu dostępności dla poszczególnych pracowników.

    Zapytaj o system archiwizacji dokumentów

    Wprowadzenie archiwizacji dokumentów pozwala na oszczędność czasu, usprawnienie komunikacji wewnątrz firmy oraz ogólną poprawę jej funkcjonowania. Ponadto firma zyskuje także postać poważnego przedsiębiorstwa, które potrafi zadbać o kluczowe kwestie funkcjonowania i tym samym inwestuje w swój dalszy rozwój.

    Prawidłowe archiwizowanie dokumentów stanowi gwarancję bezpieczeństwa. Umożliwia uprawnionym organom pełną kontrolę nad przepływającą w firmie dokumentacją, a także jest wyjątkową szansą na utrzymanie porządku wewnątrz przedsiębiorstwa. Decydując się na profesjonalną archiwizację zwolnisz przestrzeń i przestaniesz gromadzić niepotrzebne dane. Natomiast a czas spędzany na segregowaniu dokumentów, przeznaczysz na działania tworzące wartość dla przedsiębiorstwa.

    Zapytaj o system archiwizacji dokumentów

    Zapytaj o archiwizację dokumentów

    Zapytaj o więcej możliwości! Zadzwoń 32 263 00 00 lub przejdź do kontaktu.