Archiwizacja dokumentów
Każda firma wraz ze wzrostem stoi przed dylematem co zrobić z ogromną ilością dokumentów generowanych na co dzień przez wszystkie procesy biznesowe. Kolejnym problemem jest zapewnienie szybkiego dostępu do tych dokumentów w momencie, gdy są one potrzebne “na już”. Rozwiązaniem tych problemów jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, którego jednym z głównych zadań jest archiwizacja dokumentacji firmowej.
Archiwizacja dokumentów jest codziennością w wielu przedsiębiorstwach, urzędach oraz placówkach. Pracownicy realizują skrupulatnie swoje codzienne zadania ze wsparciem elektronicznego obiegu dokumentów, co w późniejszych momentach gwarantuje bezproblemowe odnalezienie potrzebnych danych oraz łatwy dostęp do wszelkich dokumentów.
Archiwizacja dokumentów w firmie
Dokumenty, które są bezpieczne
Wykorzystując elektroniczny obieg dokumentów do archiwizowania dokumentów firmowych rejestrujemy ich wersję cyfrową w bazie danych, a oryginał zabezpieczamy w bezpiecznym miejscu. Dzięki dostępowi za pomocą aplikacji do skanów dokumentacji, nie ma konieczności operowania oryginalnym, papierowym dokumentem.
Istnieje możliwość oznaczenia miejsca przechowywania dokumentu aby łatwo można było go odnaleźć w fizycznym archiwum. Wiele firm zleca archiwizację papierowych dokumentów zewnętrznym firmom, które przechowują je w specjalnych magazynach.
Od szczegółu do ogółu
Największym plusem archiwizacji w wersji cyfrowej jest możliwość szczegółowego opisywania dokumentów, a następnie filtrowania listy za pomocą tych opisów. Przykładowo rejestrując w systemie umowę możemy określić jej rodzaj, kontrahenta, termin obowiązywania i wartość.
Następnie z poziomu listy umów możemy wyszukać wszystkie aktywne umowy z danym kontrahentem powyżej zadanej kwoty. Aplikacja pokaże wynik natychmiast, a my od razu będziemy mogli przejść do dokumentu i ściągnąć go, wydrukować lub wysłać odpowiednim osobom.
Korzyści z wdrożenia archiwizacji dokumentów
Wdrożenie archiwizacji dokumentów pozwala na oszczędność czasu, usprawnienie komunikacji wewnątrz firmy oraz ogólną poprawę jej funkcjonowania.
Ponadto firma zyskuje także postać poważnego przedsiębiorstwa, które potrafi zadbać o kluczowe kwestie funkcjonowania i tym samym inwestuje w swój dalszy rozwój.
Jesteś zainteresowany rozwiązaniem archiwizacji dokumentów? Wypełnij poniższy formularz, a nasi specjaliści skontaktują się z Tobą najszybciej, jak to możliwe.
Cennik archiwizacji dokumentów
Koszt archiwizowania elektronicznego obiegu dokumentów zależny jest od kilku czynników. Pierwszym jest koszt wdrożenia aplikacji, tu istotne jest ile osób będzie korzystało z programu, oraz ile typów dokumentów zostanie zaimplementowanych. Na cenę wpływa również stopień skomplikowania cyfrowych formularzy dokumentów, funkcji dodatkowych i ścieżek ich obiegu po firmie.
Drugim rodzajem kosztu jest utrzymanie serwera przechowującego pliki. Do wyboru mamy korzystanie z lokalnego serwera u nas w firmie – wtedy musimy zapłacić za sprzęt lub wziąć go w leasing. Alternatywą jest przechowywanie w chmurze. Istnieją również hybrydowe rozwiązania, gdzie pliki przechowywane są na lokalnym serwerze ale kopia zapasowa wysyłana jest do data center.