Help Desk
Connecto
ue_top
Help Desk
  • Start
  • O nas
  • Oferta
    • Col 1
      • Produkty
        • Platforma Connecto
        • Comarch ERP Optima
        • Comarch ERP XL
        • Connecto Neon
    • Col 2
      • Rozwiązania
        • Faktura kosztowa
        • KSeF
        • Archiwizacja dokumentów
        • Budżetowanie
        • Księga kancelaryjna
        • Obieg dokumentów
        • Narzędziownia
        • Oferty
    • Col 4
      • Branże
        • Budownictwo
        • Chemiczna
        • HVAC
        • Fotowoltaika
        • Handel i dystrybucja
        • Kultura
        • Produkcja
        • Serwis
        • Wydawnictwa
  • Referencje
  • Blog
  • Podcast
  • Kariera
  • Kontakt
Connecto

Jak zautomatyzować obieg dokumentów w firmie?

inBaza wiedzy, Obieg dokumentów

Cyfryzacja znacznie ułatwiła i usprawniła przepływ informacji. Ważne jest jednak, by zadbać o dobrą organizację. Specjalne narzędzia IT pomagają szybko, bezpiecznie i w kontrolowany sposób przekazywać dane oraz dopełniać formalności za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Podpowiadamy, jak zautomatyzować obieg dokumentów w firmie!

Na czym polega automatyzacja obiegu dokumentów w firmie?

Automatyzacja obiegu dokumentów w firmie polega na wykorzystaniu nowoczesnych technologii informatycznych do dopełniania formalności i zarządzania przepływem danych. Zwalnia z konieczności ręcznego przekazywania, przetwarzania i zatwierdzania papierowych/cyfrowych dokumentów, co pozwala zaoszczędzić sporo czasu oraz energii pracowników.

W zakres automatyzacji wchodzi m.in.:

  • cyfrowa archiwizacja dokumentów – digitalizacja i ustrukturyzowane przechowywanie w systemach IT;
  • automatyczne przekierowywanie dokumentów do odpowiednich osób lub działów;
  • zdalne zatwierdzanie, podpisywanie i komentowanie dokumentów;
  • integracja z innymi firmowymi systemami, np. księgowymi lub ERP;
  • kontrola i monitorowanie postępu prac nad dokumentami oraz śledzenie historii zmian.

Dzięki automatyzacji można wdrożyć w firmie elektroniczny obieg dokumentów, który przyczynia się do zwiększenia wydajności pracowników oraz usprawnia funkcjonowanie całej organizacji.

Co warto wybrać?

Do wprowadzenia automatyzacji obiegu dokumentów w firmie potrzebny jest specjalny system, łączący funkcjonalności takich narzędzi, jak DMS, CRM, ERP i BI. Szczególnie praktyczne są platformy dostępne online, do których można zalogować się z dowolnego miejsca, na każdym sprzęcie – także mobilnym.

Najważniejsze, by system był intuicyjny w obsłudze. Tylko wtedy rzeczywiście będzie stanowił ułatwienie. Oczywiście, podstawą automatyzacji jest korzystanie z funkcji, które wyręczają i zastępują pracowników. Z tego względu warto zdecydować się na wariant maksymalnie ułatwiający i usprawniający codzienne formalności.

Niezwykle praktyczne jest korzystanie z asystentów AI. Sztuczna inteligencja obecnie doskonale radzi sobie z wykonywaniem prostych, powtarzalnych zadań związanych z generowaniem, modyfikowaniem, przekazywaniem czy analizą dokumentów. Co więcej, działa szybciej i rzadziej popełnia błędy. Dzięki niej pracownicy mogą zyskać więcej czasu i energii na bardziej kreatywne oraz odpowiedzialne zadania.

Zobacz, jak wygląda porządkowanie dokumentów z Connecto Neon.

Zalety automatyzacji obiegu dokumentów w firmie

Do największych zalet automatyzacji obiegu dokumentów w firmie zaliczają się:

  • oszczędność czasu – cyfrowy obieg dokumentów eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania i przekazywania danych, a sprawny przepływ informacji odczuwalnie przyspiesza realizację procesów biznesowych;
  • redukcja kosztów – ograniczenie zużycia papieru, tonerów i przestrzeni na archiwum fizyczne generuje wymierne oszczędności; kontrolowany przepływ dokumentów redukuje ryzyko opóźnień i błędów, których konsekwencje mogą być kosztowne;
  • zwiększona efektywność i produktywność – systemy automatycznie m.in. sortują, archiwizują i przesyłają dokumenty, przez co pracownicy mogą w pełni skupić się na ważniejszych zadaniach zamiast tracić czas i energię na męczące obowiązki administracyjne czy inne formalności;
  • redukcja błędów i większa kontrola – automatyzacja minimalizuje ryzyko błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych, a także umożliwia pełne śledzenie postępów/zmian i szybkie korygowanie ewentualnych nieprawidłowości;
  • lepsza współpraca i komunikacja – pracownicy mają stały dostęp do wszystkich potrzebnych dokumentów z różnych lokalizacji, dlatego mogą wspólnie pracować i łatwo delegować zadania;
  • większe bezpieczeństwo danych – zaawansowane systemy wykorzystują szyfrowanie, kontrolę dostępu do dokumentów oraz automatyczne tworzenie kopii zapasowych, co zmniejsza ryzyko utraty lub wycieku danych;
  • zgodność z przepisami – na bieżąco aktualizowany system pomaga w przestrzeganiu wymogów prawnych i szybkim wdrażanie zmian wynikających z nowych regulacji;
  • dostępność i mobilność – dokumenty elektroniczne są dostępne z dowolnego miejsca i urządzenia, co doskonale sprawdza się w przypadku pracy zdalnej i hybrydowej;
  • łatwa integracja z innymi systemami – nowoczesne systemy są kompatybilne z innymi aplikacjami i programami, ułatwiając codzienną pracę.

Gdzie szukać specjalistów?

Wdrożeniem systemu odpowiedzialnego za automatyzację obiegu danych powinien zająć się zespół ekspertów. Specjaliści pomogą dobrać optymalne narzędzie, a następnie odpowiednio zaimplementują je w firmie. Dzięki temu cały proces wprowadzenia nowego oprogramowania przebiegnie sprawnie i bezpiecznie.

Potrzebny jest Ci zaawansowany system do zarządzania nie tylko dokumentami, ale wszystkimi procesami w firmie? Doskonałym wyborem będzie Platforma Connecto. Jest elastycznym, skalowalnym rozwiązaniem, które z powodzeniem sprawdza się w różnych branżach. Z pomocą ekspertów dostosujesz je do specyfiki Twojej działalności i indywidualnych potrzeb, by zyskać jak najwięcej korzyści.

Poznaj wszystkie funkcje systemu podczas darmowej prezentacji. Umów się z nami na spotkanie. Zadzwoń na numer 32 263 00 00 lub wypełnij formularz w zakładce kontakt!

Najnowsze wpisy

Jak zautomatyzować obieg dokumentów w firmie?

Jak zautomatyzować obieg dokumentów w firmie?

Jak usprawnić zarządzanie budżetem firmy z pomocą systemu IT?

Jak usprawnić zarządzanie budżetem firmy z pomocą systemu IT?

CRM dla marketingu

CRM dla marketingu

Kategorie

  • Aplikacje mobilne
  • Baza wiedzy
  • Budownictwo i deweloperzy
  • Business Intelligence
  • Case Study
  • Cennik Oprogramowania
  • Connect To Biznes Cafe
  • E-commerce i B2B
  • Fotowoltaika
  • Kadry i płace
  • Konferencja
  • Księgowość
  • O firmie
  • Obieg dokumentów
  • Platforma Connecto
  • Podcast
  • Praca zdalna
  • Produkcja
  • Relacje z klientami – CRM
  • Sprzedaż i dystrybucja
  • System DMS
  • System ERP
  • Video
  • Webinarium
  • Zarządzanie projektem

Related Posts

Jak usprawnić zarządzanie budżetem firmy z pomocą systemu IT?

Jak usprawnić zarządzanie budżetem firmy z pomocą systemu IT?

Analizy i raporty z asystentem AI

Analizy i raporty z asystentem AI

CRM i AI wszędzie tam, gdzie ich potrzebujesz

CRM i AI wszędzie tam, gdzie ich potrzebujesz

logo_connecto_horizontal_white
[email protected]
32 263 30 65

Biuro w Sosnowcu

32 263 00 00
ul. Mariacka 1 / 5
41-205 Sosnowiec

Biuro w Łodzi

42 715 89 00
ul. Łagiewnicka 54-56
91-463 Łódź

Biuro w Krakowie

577 680 444
ul. Gen. Henryka Kamieńskiego 51
30-644 Kraków
  • Referencje
  • Kariera
  • O nas
  • Kodeks etyczny
  • Polityka plików cookies (EU)

Polityka prywatności | Regulamin

Wszelkie prawa zastrzeżone przez Connecto sp. z o.o. | KRS 0000237462 | NIP 6443243561 | Kapitał zakładowy 55.000,00 PLN
Zarządzaj swoją prywatnością
Używamy technologii takich jak pliki cookie do przechowywania i/lub uzyskiwania dostępu do informacji o urządzeniu. Robimy to, aby poprawić jakość przeglądania i wyświetlać (nie)spersonalizowane reklamy. Wyrażenie zgody na te technologie umożliwi nam przetwarzanie danych, takich jak zachowanie podczas przeglądania lub unikalne identyfikatory na tej stronie. Brak wyrażenia zgody lub jej wycofanie może niekorzystnie wpłynąć na niektóre cechy i funkcje.
Funkcjonalne Always active
Przechowywanie lub dostęp do danych technicznych jest ściśle konieczny do uzasadnionego celu umożliwienia korzystania z konkretnej usługi wyraźnie żądanej przez subskrybenta lub użytkownika, lub wyłącznie w celu przeprowadzenia transmisji komunikatu przez sieć łączności elektronicznej.
Preferencje
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest niezbędny do uzasadnionego celu przechowywania preferencji, o które nie prosi subskrybent lub użytkownik.
Statystyka
Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do celów statystycznych. Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do anonimowych celów statystycznych. Bez wezwania do sądu, dobrowolnego podporządkowania się dostawcy usług internetowych lub dodatkowych zapisów od strony trzeciej, informacje przechowywane lub pobierane wyłącznie w tym celu zwykle nie mogą być wykorzystywane do identyfikacji użytkownika.
Marketing
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest wymagany do tworzenia profili użytkowników w celu wysyłania reklam lub śledzenia użytkownika na stronie internetowej lub na kilku stronach internetowych w podobnych celach marketingowych.
Manage options Manage services Manage {vendor_count} vendors Read more about these purposes
Zarządzaj opcjami
{title} {title} {title}