Sprawne zarządzanie i niezbędne narzędzia
Co to znaczy „sprawnie zarządzać”?
To znaczy przechowywać, przekazywać, audytować, wyszukiwać i weryfikować każdy dokument, jaki trafia do Twojej firmy, niezależnie od jego formy materialnej – nieważne zatem, czy jest plikiem pdf, cyfrowym obrazem treści papierowych czy plikiem tekstowym nadrukowanym na arkuszu formatu A4.
Ważne, że ma swój cyfrowy odpowiednik, swoje miejsce w systemie i ustaloną ścieżkę (workflow) poruszania się od pracownika do pracownika, zgodną z utworzonymi regułami. Spora część naszych klientów integruje skrzynki mailowe (np. faktury@…) w taki sposób, by od razu trafiały do systemu, a użytkownik systemu odpowiedzialny za rejestrację dokumentu otrzymywał stosowny monit.
Pandemia – mocny test
Od marca 2020 roku, czyli od początku pandemii, wdrożyliśmy elektroniczny obieg dokumentów u 28 klientów. Są to firmy małe, średnie i duże, różnych branż. Dlaczego zdecydowały się właśnie na naszą platformę? Michał Świerczyna, prezes Connecto, w wywiadzie dla „Dziennika Zachodniego” – mówił na początku kwietnia ubiegłego roku: „W kryzysowym momencie, gdy z dnia na dzień należało przestawić firmy na pracę zdalną, rozwiązania informatyczne Connecto zdały egzamin. To był mocny test”. Pandemia okazała się testem dla wielu firm, tym bardziej więc cieszymy się, że nasz moduł do elektronicznego obiegu dokumentów pomógł naszym klientom w dostosowaniu się do nowych warunków.
Elektroniczny obieg a jakość pracy
Łatwiejsza współpraca, większe bezpieczeństwo, sprawne wyszukiwanie, precyzyjne udostępnianie to nie tylko niższe koszty zarządzania dokumentami, ale też kontrola dostępu. Nasi klienci widzą w systemie, kto i kiedy miał do danego dokumentu dostęp i jakie zmiany w nim nanosił. To jedna z największych wartości obiegu dokumentów, zwłaszcza gdy w warunkach narzuconych przez pandemię, pracujemy w zespołach rozproszonych i w warunkach zdalnych.
Dzięki Platformie Connecto do niezbędnego minimum mogą zostać ograniczone wizyty w firmie, dlatego że tak pracownicy jaki i zarząd mają dostęp do dokumentów, danych i informacji zawartych w systemie z każdego miejsca – i z każdego miejsca mogą podejmować decyzje.
Pracownicy
Według raportu „Voice of the European workforce” Delloitte’a 62% pracowników w Europie i 57% osób pracujących w Polsce spodziewa się, że po zakończeniu pandemii będzie miało możliwość częstszej pracy zdalnej. Wielkimi krokami zbliża się zatem koniec papierowych wydruków trzymanych w ustawionych w rządku segregatorach, w zamykanych na klucz szafach.
Według ekspertów OEES i stworzonego przez nich Alertu Biznesowego nr 4 „nadchodzi nowy model globalizacji, w którym tylko radykalna cyfryzacja biznesu zapewni wzrost i bezpieczne miejsca pracy”. Jeśli więc chcecie sprawnie zarządzać dokumentami, wykonując pracę zdalnie, pomyślcie o Platformie Connecto i elektronicznym obiegu dokumentów, który umożliwi Wam szybkie reagowanie, a pracownikom da wsparcie w codziennych zadaniach i zapewni bezpieczeństwo.