Systemy IT usprawniające pracę w instytucjach – jak działają?

Współcześnie w praktycznie każdej branży na co dzień korzysta się z rozmaitych narzędzi informatycznych. Szczególnie popularne są specjalne oprogramowania, które ułatwiają zarządzanie danymi, zasobami, relacjami i innymi ważnymi procesami biznesowymi. Za co właściwie odpowiadają i dlaczego warto je wdrożyć w organizacji? Wyjaśniamy, jak działają systemy IT usprawniające pracę w instytucjach!

Jak system IT usprawnia pracę w instytucji?

Chociaż rozwiązania tego typu są już powszechne, sporo osób nie wie, jak system IT usprawnia prace w instytucji. Wiele zależy oczywiście od typu stosowanego oprogramowania, ale mają one kilka cech wspólnych. Przede wszystkim wspomagają:

• komunikację – usprawniają i ułatwiają wymianę informacji w ramach samej instytucji, a także poza nią; pozwalają szybko przekazywać ważne dane i dokumenty pracownikom z różnych działów, ale też klientom, kontrahentom, inwestorom, dostawcom, podwykonawcom czy innym partnerom biznesowym;
• zarządzanie dokumentami – systemy posiadają narzędzia przeznaczone do tworzenia, przekazywania oraz archiwizowania m.in. faktur, umów, kosztorysów, sprawozdań, rachunków czy innych istotnych dokumentów; nie tylko pomagają łatwo je znaleźć i dostarczyć uprawnionym osobom, ale też chronią je przez skasowaniem, modyfikacją, ujawnieniem czy kradzieżą;
• formalności – wybrane moduły automatyzują wiele żmudnych, powtarzalnych procesów związanych np. z fakturami czy rozliczeniami kosztów;
• organizację pracy – z pomocą specjalnych systemów można odpowiednio rozdysponowywać obowiązki w ramach konkretnych projektów, jednocześnie monitorując postępy;
• nadzorowanie budżetu – oprogramowanie ułatwia i usprawnia rozliczenia, a także jest pomocne w stałym kontakcie z działem księgowości;
• kontrolę sytuacji – specjalne narzędzie może na bieżąco zbierać dane, by na ich podstawie generować raporty, zestawienia i wykresy, przydatne m.in. w procesach decyzyjnych; dzięki systemowi da się szybko wyłapać ewentualne nieprawidłowości, ale też odkryć niewykorzystane szanse na oszczędności albo rozwój działalności.

Przykłady rozwiązań IT

W systemach IT usprawniających pracę wykorzystuje się rozmaite moduły i narzędzia. Dzięki nim można w szybszy, prostszy i nowocześniejszy sposób zarządzać aktualnymi działaniami. Są stosowane przez przedstawicieli różnych działów oraz pomagają im się wzajemnie komunikować, co przyspiesza przepływ informacji i zwiększa wydajność całego zespołu.

Jakie są najpopularniejsze przykłady rozwiązań IT? Często wykorzystywane są m.in.:

• elektroniczny obieg dokumentów – funkcjonalne środowisko, w którym zyskuje się pełną kontrolę nad wszystkimi dokumentami w firmie;
• analityka biznesowa – moduł zbierający i analizujący dane o organizacji, pozwalający monitorować bieżącą sytuację oraz bardziej świadomie podejmować decyzje biznesowe;
• projekty – platforma do rozdzielania zadań oraz obserwacji postępów prac,
• CRM – system do zarządzania relacjami z klientami, który jest bazą danych, a także pozwala monitorować przebieg realizacji zlecenia.

Jaki system będzie odpowiedni?

Najczęściej wybieranym rozwiązaniem IT są systemy ERP, czyli platformy do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ang. Enterprise Resource Planning). Z ich pomocą można zarządzać takimi obszarami, jak m.in. księgowość, kadry, sprzedaż, marketing, magazyn czy logistyka. Pomagają znacznie podnieść jakość oferowanych produktów i/lub usług, dając możliwość pełnej kontroli nad wszystkimi aspektami działalności.

W praktyce system ERP jest najczęściej uzupełniony przez dodatkowe moduły czy nawet całe systemy, takie jak m.in. CRM (ang. Customer Relationship Management), DMS (ang. Data Management System) czy BI (ang. Business Intelligence). Najlepiej zdecydować się na platformę, która pozwala wybrać potrzebne narzędzia oraz odpowiednio je spersonalizować.

Zobacz prezentację

Platforma Connecto jest elastycznym, skalowalnym, nowoczesnym rozwiązaniem. Składa się z modułów, które pozwalają dynamicznie zarządzać przedsiębiorstwem, przy nadzorze wszystkich najważniejszych sektorów oraz procesów. Przy tym jest prosta w obsłudze, kompatybilna z popularnymi systemami i aplikacjami oraz dostępna online – nie trzeba jej instalować na sprzęcie firmowym. Doskonale sprawdza się w pracy w trybie zdalnym oraz hybrydowym.

Chcesz uzyskać więcej informacji? Zobacz prezentację, na której nasi konsultanci przedstawią funkcje systemu oraz odpowiedzą na wszystkie Twoje pytania. Spotkanie odbędzie się w siedzibie Connecto, Twojej firmie albo zdalnie, na video-callu. Jest całkowicie darmowe, a udział w nim nie zobowiązuje do zakupu produktu. Wypełnij formularz kontaktowy lub zadzwoń pod numer 32 263 00 00.