• System informatyczny potrzebny każdej firmie?

    Data publikacji: 18 sierpnia 2016

    System informatyczny podstawą przedsiębiorstwa
    [Głosów:3    Średnia:5/5]

    Co jakiś czas spotykamy się z zapytaniami od właścicieli firm, czy na pewno system informatyczny jest niezbędny, by jeszcze sprawniej funkcjonować? Bez wątpienia jest to spore ułatwienie, ale na działanie oprogramowania składa się wiele czynników. Trzeba zadbać o każdy szczegół od prezentacji systemu, po analizę przedwdrożeniową, aż końcu po konfigurację oprogramowania i szkolenie użytkowników.

    System informatyczny to nie tylko cena

    To dość jasne, że systemy informatyczne nie powinny być wybierane według ceny. Jednak w dalszym ciągu klienci kierują się zasadą, by nie wydać za dużo albo wręcz przeciwnie, sądzą, że najdroższy będzie najlepszy. A z tym bywa różnie. Niektóre tańsze systemy działają lepiej niż te, których wdrożenie liczy się w setkach tysięcy.

    Należy pamiętać, że cena końcowa w wielu przypadkach uzależniona jest od ilości stanowisk, na których ma działać system, jego sposobu działania (np., w jaki sposób ma wyglądać obieg dokumentów) oraz wyboru modułów. Różnica wynika również z tego, że system informatyczny, który jest gotowy (nazywany pudełkowym) jest tańszy niż tworzony na zamówienie, pod wymagania i oczekiwania użytkownika. Nie ma znaczenia czy jest to system ERP czy DMS

    Dlatego szukając systemu do zarządzania firmą w pierwszej kolejności warto zwrócić uwagę na jego funkcjonalność, interfejs, model wsparcia serwisowego i to czy spełni wymagania przedsiębiorstwa, a dopiero potem na cenę.

    Zapytaj o demo oprogramowania

    Czy oprogramowanie sprawdzi się w mojej firmie?

    Systemy informatyczne wpływają na funkcjonowanie od razu po wdrożeniu. Wszelkie wątpliwości rozwieje analiza przedwdrożeniowa, dzięki której można ustalić, jakie moduły są niezbędne w firmie i jak mają działać.

    W analizie przedwdrożeniowej mogą wziąć udział nie tylko właściciele czy kierownicy, ale również pracownicy, którzy będą korzystać z oprogramowania. Warto posłuchać, z czym mają największy problem podczas codziennej pracy, co mogłoby działać szybciej, a co przeszkadza. Wewnętrzna dyskusja i ustalenia połączone z analizą przedwdrożeniową przyniosą dobry efekt w przyszłości.

    Nasi specjaliści po analizie i rozpoczęciu procesu wdrażania systemu są cały czas w kontakcie z klientem, gdyby ten zdecydował się na wprowadzenie zmian.

    System informatyczny - Business Intelligence
    fot. System informatyczny – Connecto DMS – Business Intelligence

    Jaki system będzie dla mnie najlepszy?

    Podobnie jak wyżej, również i tu wiele wyjaśni analiza przedwdrożeniowa. Określenie profilu działalności firmy, jej potrzeb i budżetu nakreśli obszar działania i modułów niezbędnych w przedsiębiorstwie. Nie ma jednej ścieżki ukazującej, które rozwiązanie jest najlepsze. Przykładem mogą być dwie firmy z branży handlowej: firma A oraz B.

    Przykład 1.

    Firma A zatrudnia 70 osób, w tym 10 handlowców i 2 księgowe. W takim przedsiębiorstwie sprawdzi się elektroniczny obieg dokumentów i usprawni przepływ faktur, umów i zapytań ofertowych po całej firmie. Pozwoli na dotarcie do konkretnej informacji osobie, która w danym momencie jej potrzebuje. Nie ma potrzeby wykonywania kilku telefon i wysyłania maili z zapytaniem, gdzie znajduje się dokument. Wystarczy, że skorzysta z wyszukiwarki systemowej.

    Handlowcom firmy A też będzie łatwiej. Wykorzystując system CRM zobaczą ostatnie ustalenia z klientem, zaplanują termin, w którym mają się po raz kolejny skontaktować, a dzięki całej historii działań są w stanie przygotować indywidualną ofertę. Historia ta przydaje się również w momencie, gdy jeden z handlowców przebywa na urlopie – wtedy, w nagłym przypadku kolega z działu może przejąć jego obowiązki, mając odpowiednią wiedzę o kontrahencie.

    Trzecie rozwiązanie to system dla księgowości. Dzięki niemu mamy porządek w papierach, a praca księgowych idzie sprawniej. Należy pamiętać, by system informatyczny jednolity plik kontrolny obowiązujący od 1 lipca br. w dużych przedsiębiorstwach.

    Przykład 2.

    Firma B zatrudnia 20 osób, w tym 2 handlowców, ale księgowość prowadzi dla nich biuro rachunkowe.  Właścicielom firmy B zależy na sprawnym przepływie informacji i dokumentów, dlatego chcą zainwestować w elektroniczny obieg dokumentów i system CRM, by handlowcy mieli jeszcze większą skuteczność. System do księgowości nie będzie potrzebny, bowiem zlecają ją na zewnątrz.

    Jednak zarząd firmy chciałby otrzymywać raporty o działaniach, które będą mogli na bieżąco analizować i podejmować decyzje wpływające na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Tworzenie raportów i analiz umożliwia business intelligence. Udowodniliśmy, że rozwiązanie te sprawdza się w każdej branży.

    Opisane powyżej sytuacje to tylko przykłady, które mają zobrazować działanie oraz korzyści inwestycji w systemy informatyczne Konfiguracje systemu są dowolne i nie ma żadnych ograniczeń.

    Co dalej po wdrożeniu oprogramowania?

    Specjaliści Connecto po wdrożeniu oprogramowania dla firmy przeprowadzają szkolenie. Biorą w nim udział osoby, które mają korzystać z nowego systemu. Użytkownicy są szkoleni z tego, co jest im naprawdę potrzebne. Wszystko jest odpowiednio podzielone w taki sposób, by np. księgowa uczyła się tylko swojego obszaru, bez wnikania w to jak działa moduł przeznaczony do produkcji. Zapraszamy do kontaktu w sprawie prezentacji systemu pod numerem telefonu 32 263 00 00.

    Zapytaj o demo oprogramowania