Co to jest workflow?

Efektywne zarządzanie pozwala znacznie usprawnić wiele procesów, a także pomaga w pełni wykorzystać potencjał całego zespołu. W nowoczesnych przedsiębiorstwach stosuje się różne metody organizacji pracy, dzięki którym można osiągać najlepsze efekty. Podstawą jest jednak dynamiczna komunikacja wewnętrzna, ułatwiająca szybką wymianę danych. Wyjaśniamy, co to jest workflow oraz dlaczego warto go wdrożyć!

Co to jest workflow?

Chociaż termin ten jest już dość powszechny w biznesowej nomenklaturze, wiele osób nadal nie do końca zdaje sobie sprawę z tego, co to jest workflow. Określenie to odnosi się do stylu zarządzania i organizacji pracy, w którym główny nacisk stawia się na przepływ informacji, a dokładniej – sprawne przekazywanie dokumentów oraz automatyzację formalności. Jak sama nazwa wskazuje (ang. work – praca, flow – przepływ), w ten sposób praca grupowa przebiega płynniej, bez niepotrzebnych utrudnień, opóźnień, nieporozumień itp.

Współcześnie pojęcie workflow przede wszystkim łączy się z zagadnieniem nowoczesnych narzędzi IT, takich jak np. CRM (ang. Customer Relationship Management – zarządzanie relacjami z klientami). Z ich pomocą można zdalnie, w każdym momencie przesyłać faktury, umowy, sprawozdania itp., a także wydawać dyspozycje, sprawdzać postępy realizacji konkretnych zadań, przekazywać ważne komunikaty itp. W przedsiębiorstwach powszechnie stosuje się oprogramowania oraz platformy, które pozwalają w praktyce stosować założenia umożliwiające wprowadzenie workflow.

Jak działa workflow?

Warto dokładniej omówić to, jak działa workflow. Metoda ta ma własną terminologię, która pozwala lepiej zrozumieć kolejne etapy organizacji pracy.

Na początku należy zdefiniować proces, czyli zadanie do wykonania. Następnie poszczególnym pracownikom przypisuje się konkretne czynności, które się z nim wiążą – są to aktywności, które mogą zostać wykonane manualnie lub automatycznie. Przy tym cały czas dba się o tzw. tranzycję, czyli warunki, które są konieczne do wykonania danego procesu. Ważne jest też to, że pracownicy nie znają znaczenia ani zastosowania swojej pracy – nie muszą się zagłębiać w cały kontekst, a mają jedynie zająć się konkretnym zadaniem.

Sposób działania workflow często wyjaśnia się na przykładzie realizacji obiegu dokumentów służbowych związanych z wyjazdem w delegację. Kadra managerska zleca pracownikowi, by udał się we wskazane miejsce, przekazując stosowne zgłoszenie. Ten odbiera pismo, w którym poznaje termin wyjazdu, środek transportu, szczegóły związane z zakwaterowaniem itp. Po jego akceptacji zamienia się w dokument delegacji – wraca do decydentów, by mogli go zatwierdzić. Pracownik wyjeżdża (wykonuje zadanie), a po powrocie przekazuje dokument potwierdzający wyjazd. Wtedy może uzyskać zwrot kosztów podróży.

Jak widać, w całym tym procesie powstało sporo pism, które krążyły pomiędzy menagerami a pracownikiem oraz innymi działami w firmie (np. księgowością), przy czym pomocny był  elektroniczny obieg dokumentów. Na każdym etapie obie strony wykonywały swoje zadania, pracując na konkretnej wersji dokumentu, a następnie przekazywały go dalej. Najważniejsze informacje szybko trafiały do osób zainteresowanych, dzięki czemu można było sprawnie wykonać zadanie – zrealizować wyjazd w delegację.

Oprogramowanie workflow

W kontekście tego zagadnienia najważniejszą kwestią jest system wspomagający realizowanie takiego modelu pracy, czyli oprogramowanie workflow. Najlepiej, gdy ma formę platformy składającej się z odpowiednio dobranych modułów. Usprawniają wewnętrzną komunikację i wymianę danych, ale też dbają o ich bezpieczeństwo i pozwalają je odpowiednio przechowywać. Profesjonalnie zorganizowana archiwizacja dokumentów pomaga w każdej chwili dotrzeć do niezbędnych informacji, znacznie skracając czas potrzebny na ich poszukiwanie.

Jednym z elementów oprogramowania workflow są też moduły umożliwiające łatwą dyspozycję zadań i prowadzenie projektów. Dzięki nim pracownicy wiedzą, czym mają się zajmować, a kadra managerska może łatwo monitorować postępy. Dodatkowo niezwykle przydatne są narzędzia do m.in. zarządzania relacjami z klientami, planowania zasobów przedsiębiorstwa, a także analityki biznesowej.

Zalety oprogramowania do zarządzania przepływem pracy

Liczne zalety oprogramowania do zarządzania przepływem pracy sprawiają, że rozwiązanie to w zasadzie stało się już powszechne. Trudno wyobrazić sobie przedsiębiorstwo działające bez zastosowania żadnego systemu informatycznego. Dzięki odpowiedniej platformie można w pełni świadomie prowadzić swoją działalność, niezależnie od branży. Lepsza organizacja i kontrola pozwalają również ograniczyć ryzyko opóźnień czy błędów, które mogą generować niepotrzebne straty.

Platforma Connecto jest oprogramowaniem do zarządzania przepływem pracy, idealnie dostosowanym do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Spersonalizowane moduły doskonale sprawdzają się w praktyce, dlatego każda funkcja systemu jest przydatna i znajduje zastosowanie. Przez to firma ma szansę na to, by działać szybciej oraz dynamicznie się rozwijać, utrzymując swoją pozycję na rynku czy nawet wyprzedzając konkurencję.

Jesteś zainteresowany wdrożeniem takiej platformy w swoim przedsiębiorstwie? Umów się na prezentację, na której poznasz jej działanie oraz uzyskasz odpowiedzi na wszystkie pytania. Zadzwoń na numer 32 263 00 00 lub wypełnij formularz w zakładce kontakt!