ERP – co to znaczy i do czego służy?

Współcześnie przedsiębiorcy wspierają się rozmaitymi narzędziami IT, które znacznie ułatwiają wymianę i analizę danych, usprawniają wiele procesów biznesowych oraz ogólnie pomagają rozsądniej zarządzać firmą. Wśród nich dostępnych jest wiele opcji, których nazwy zwykle są tajemniczymi akronimami. W tym tekście wyjaśniamy, co kryje się pod skrótem ERP. Dowiedz się, co to za system, jak działa oraz do czego się go wykorzystuje!

ERP – co to jest?

ERP to skrót od ang. Enterprise Resources Planning, czyli „planowanie zasobami przedsiębiorstwa”. Określenie to stosuje się w odniesieniu do metody efektywnego prowadzenia działalności biznesowej, ale też specjalnej odmiany oprogramowania informatycznego. W powszechnym użyciu zdecydowanie popularniejszy jest właśnie ten drugi wariant.

Systemy ERP oferują szereg przydatnych narzędzi IT, które na wiele różnych sposobów ułatwiają codzienną pracę i pomagają ją nadzorować. Obejmują najważniejsze obszary, takie jak m.in. kadry, księgowość, finanse, produkcja, sprzedaż, magazyn czy dostawy. Na ten moment nie ma żadnej standaryzacji, która określałaby zakres działania programów typu ERP. Ogólnie przyjmuje się, że powinny być jak systemy MRP (ang. Material Requirements Planning – planowanie zapotrzebowania materiałowego) oraz muszą dodatkowo posiadać funkcje związane z rachunkowością, a także m.in. moduły analityczne, CRM (ang. Customer Relationship Management – zarządzanie relacjami z klientami) czy aplikacje wspierające e-commerce.

„Przodkami” systemów ERP były programy IC (ang. Inventory Control – kontrola zapasów), wykorzystywane w latach 60. XX wieku. W miarę rozwoju informatyki wyewoluowały w MRP, które w swojej ulepszonej formie były szczególnie popularne w latach 80. Przełom nastąpił w momencie, gdy powszechny stał się dostęp do Internetu. Wtedy oprogramowania do zarządzania zasobami zyskały wiele dodatkowych funkcji i zaczęły powoli stawać się znanymi dzisiaj systemami ERP. Obecnie są idealnie zintegrowanymi, łatwo dostępnymi, skalowalnymi oraz elastycznymi platformami online.

Jak działa system?

Skoro wiadomo już, co kryje się pod tym skrótem, warto jeszcze uściślić, jak działa system ERP. Bliżej mu do platformy niż pojedynczego programu, ponieważ łączy w sobie kilka modułów, odpowiedzialnych za różne zadania. Przy tym wszystkie z nich korzystają z jednej bazy danych, dlatego umożliwiają błyskawiczną wymianę informacji, a także usprawniają komunikację wewnętrzną i zewnętrzną. Przy tym ERP pozwala na bieżąco kontrolować, co dzieje się w firmie – dzięki niemu da się monitorować m.in. postępy prac czy budżet. W ten sposób da się do minimum ograniczyć ryzyko pomyłek, opóźnień, nieporozumień, braków itp.

Systemy ERP pomagają również m.in.:

• prowadzić księgowość,
• sprawnie przekazywać oraz archiwizować dokumenty,
• nadzorować magazyn, dostawy, zaopatrzenie, serwis itp.,
• kontrolować kwestie związane z kadrami i płacami,
• zarządzać produkcją i sprzedażą,
• utrzymywać dobre relacje z kontrahentami,
• prowadzić działalność e-commerce.

Z oprogramowania mogą korzystać wszyscy uprawnieni do tego pracownicy. Ma ono formę platformy online, do której można uzyskać dostęp za pośrednictwem komputera (nie tylko firmowego – wystarczy połączenie z Internetem), a także urządzeń mobilnych. System ERP jest więc niezwykle wygodny w sytuacjach, gdy pracownicy znajdują się poza firmą, bo są np. na wyjeździe, spotkaniu z klientem, w magazynie czy w domu (pracują zdalnie).

Na czym polega ERP?

System ERP to zintegrowane oprogramowanie, które służy do zarządzania kluczowymi procesami w firmie w jednym, spójnym środowisku. Umożliwia połączenie wszystkich działów przedsiębiorstwa, takich jak finanse, kadry, sprzedaż, logistyka czy produkcja. Dzięki temu informacja wprowadzona do systemu jest natychmiast dostępna dla wszystkich działów. Przykładowo, sprzedaż może automatycznie aktualizować stany magazynowe, a dział księgowości od razu widzi dane do fakturowania.

W praktyce ERP porządkuje przepływ informacji, eliminuje powielanie danych i pozwala na lepsze zarządzanie całym przedsiębiorstwem w czasie rzeczywistym. Przyczynia się do usprawnienia wielu procesów oraz redukcji czasochłonnych formalności. W ten sposób znacznie odciąża pracowników, pozwala na zwiększenie ich produktywności.

Kluczowe informacje o ERP

Systemy ERP opierają się na dwóch fundamentalnych cechach, które decydują o ich skuteczności w zarządzaniu firmą.

Pierwszą z nich jest wspólna, centralna baza danych. Sprawia, że cała firma korzysta z tych samych, aktualnych informacji. Dzięki temu osiąga się następujące korzyści:

• brak duplikowania danych,
• eliminacja błędów wynikających z niespójnych informacji,
• szybki dostęp do danych w czasie rzeczywistym,
• lepsza kontrola procesów biznesowych,
• sprawniejsze podejmowanie strategicznych decyzji.

Drugą podstawową cechą systemu ERP jest jego modułowa struktura. System składa się z niezależnych, ale współpracujących ze sobą modułów, które odpowiadają za konkretne obszary działalności firmy. Najczęściej spotykane moduły to:

• finanse i księgowość,
• kadry i płace,
• sprzedaż,
• obsługa klienta,
• magazyn i logistyka,
• produkcja,
• raportowanie i analityka.

System tego typu można wdrażać etapami, a następnie spersonalizować, dostosowując do potrzeb konkretnej organizacji. Firmy mogą korzystać tylko z wybranych modułów, a z czasem dodawać kolejne, co jest wyjątkowo wygodne i opłacalne. ERP jest elastycznym narzędziem, które rozwija się i skaluje razem z przedsiębiorstwem.

ERP a AI

Współcześnie systemy ERP wzbogaca się o sztuczną inteligencję, która rozszerza ich możliwości o automatyzację i zaawansowaną analizę danych. Zazwyczaj działa jak wirtualny asystent, który błyskawicznie wyszukuje dane oraz wykonuje proste polecenia. Wystarczy wpisać komendę albo wypowiedzieć ją na głos (funkcja „mowa na tekst”).

AI w ERP wspiera między innymi:

• automatyczne tworzenie, modyfikację oraz przekazywanie dokumentów i faktur,
• wykrywanie błędów i nieprawidłowości w danych,
• prognozowanie kosztów i przychodów,
• analizę trendów sprzedażowych,
• optymalizację procesów logistycznych i kadrowych.

AI w systemie ERP nie tylko rejestruje dane, ale również je przetwarza. Dzięki temu pomaga tworzyć optymalne strategie. W efekcie firma może szybciej reagować na zmiany rynkowe, lepiej planować zasoby i zwiększać efektywność.

Ponieważ moduł AI jest wbudowanym elementem systemu, jest wygodniejszy, bezpieczniejszy i tańszy niż zewnętrzne narzędzia. Korzystanie z niego redukuje ryzyko przypadkowego ujawnienia danych, a także nie wiąże się z dodatkowymi opłatami.

Dla jakiej branży jest system ERP?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, dla jakiej branży jest system ERP. Odpowiedź jest prosta: dla każdej. Oprogramowanie to z powodzeniem sprawdza się w przypadku najróżniejszych firm – budowlanych, odzieżowych, turystycznych, handlowych, usługowych, edukacyjnych itp. Każde przedsiębiorstwo dysponuje jakimiś zasobami, m.in. pracownikami, oferowanymi produktami/usługami czy finansami. Dodatkowe wsparcie ze strony nowoczesnych narzędzi IT jest tak samo przydatne zarówno w przypadku dużej korporacji, jak i małej firmy.

W ofercie Connecto dostępne są sprawdzone, powszechnie wykorzystywane systemy ERP, uznawane za jedne z najlepszych na rynku. Są to Comarch ERP XL oraz Comarch ERP Optima. Są całkowicie bezpieczne, nowoczesne (na bieżąco aktualizowane), skalowalne oraz wyjątkowo elastyczne. Można z powodzeniem dopasować je do specyfiki branży, a także wymogów danego przedsiębiorstwa.

Chciałbyś wdrożyć w swojej firmie system ERP? Jeśli chcesz dokładnie poznać jego działanie, weź udział w specjalnej prezentacji. Skontaktuj się z nami, a wspólnie wybierzemy odpowiedni termin, miejsce i formę spotkania – może odbyć się tradycyjnie albo zdalnie. Dokładnie omówimy wszystkie funkcje oraz przedstawimy, jak poszczególne moduły sprawdzają się w praktyce. Chętnie odpowiemy też na wszystkie pytania. Prezentacja jest bezpłatna i nie wiąże się z koniecznością zakupu systemu. Zadzwoń na numer 32 263 00 00 lub wypełnij formularz w zakładce kontakt!