Jak usprawnić obieg dokumentów w branży budowlanej?
Zarządzanie inwestycjami, projektami, fakturami i wykonawcami wiąże się z dużą ilością formalności, które trzeba na bieżąco nadzorować. Cyfryzacja pozwala na szybsze, bardziej efektywne i bezpieczne prowadzenie procesów oraz analizę danych. Z tego wpisu dowiesz się, jak usprawnić obieg dokumentów w branży budowlanej!
Rodzaje dokumentów w budownictwie
Firmy z sektora budowlanego na co dzień korzystają z ogromnej liczby dokumentów. Stanowią podstawę wielu procesów, a jednocześnie są źródłem ważnych danych. Przy tym znacznie różnią się od siebie, są regulowane przez inne przepisy oraz często trafiają do wielu odbiorców. Z tego względu tak ważne jest, by odpowiednio nimi zarządzać. Do typowych, najczęściej wykorzystywanych dokumentów w branży budowlanej zaliczają się:- Dokumenty finansowe – obejmują m.in. faktury za materiały i usługi, umowy z podwykonawcami, rachunki, zestawienia płatności, raporty finansowe, budżety oraz rozliczenia z inwestorem.
- Dokumenty projektowe – zawierają projekty budowlane (zagospodarowanie działki, architektoniczno-budowlane, techniczne), rysunki techniczne (rzuty, przekroje, elewacje), specyfikacje wykonania i odbioru robót (SWiOR), przedmiary robót, informacje BHP oraz projekty branżowe, m.in. wentylacja, wod-kan, gaz, elektryka, telekomunikacja.
- Dokumenty administracyjne i prawne – zwykle są to pozwolenia na budowę, zgłoszenia robót, decyzje o warunkach zabudowy, opinie i uzgodnienia (np. z konserwatorem, sanepidem, zarządcą drogi), protokoły odbiorów oraz dokumentacja geotechniczna i geologiczna.
- Dokumenty wykonawcze i eksploatacyjne – zaliczają się do nich m.in. dzienniki budowy, protokoły prób i badań, projekty powykonawcze, operaty geodezyjne, a także instrukcje użytkowania i konserwacji obiektów.
- Dokumenty transportowe i logistyczne – są to m.in. listy przewozowe, potwierdzenia dostaw materiałów, schematy transportu sprzętu ciężkiego oraz dokumenty celne w przypadku importu.
Obieg dokumentów w branży budowlanej i jego automatyzacja
Obieg dokumentów w budownictwie to wieloetapowy proces – od ich przygotowania, poprzez weryfikację, aż po zatwierdzenie i ostateczną archiwizację. Przykładowo, taka procedura wygląda następująco:- Przygotowanie i składanie wniosku – inwestor lub pełnomocnik gromadzi dokumentację (m.in. projekt budowlany, mapa sytuacyjna, oświadczenia) i składa wniosek elektronicznie, z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
- Weryfikacja formalna i merytoryczna – sprawdzana jest kompletność dokumentów i ewentualne błędy; organ administracji (m.in. starostwo, PINB) analizuje zgodność z prawem budowlanym, uzyskując uzgodnienia branżowe (m.in. sanepid, drogi).
- Wydanie decyzji lub pozwolenia – po pozytywnej weryfikacji następuje wydanie pozwolenia na budowę lub tzw. milcząca zgoda; dokumenty trafiają z powrotem cyfrowo do wnioskodawcy.
- Realizacja na budowie – kierownik budowy prowadzi dziennik elektroniczny, rejestruje dostawy, protokoły badań i zmiany.
- Kontrola i odbiór – PINB przeprowadza inspekcje, generowane są protokoły odbiorów częściowych/końcowych; zgłoszenie do użytkowania z załącznikami archiwizowane w systemie.
- Archiwizacja i rozliczenie – ostatnie dokumenty (np. operaty geodezyjne, instrukcje BHP) są przechowywane w chmurze z audytem; następuje automatyzacja raportów finansowych i zamknięcie projektu w ERP.
Elektroniczny obieg dokumentów w budownictwie – zalety
Elektroniczny obieg dokumentów w budownictwie znacznie optymalizuje rozmaite procesy administracyjne i operacyjne poprzez cyfryzację oraz automatyzację. Do największych zalet wdrożenia takiego rozwiązania zaliczają się:- Skrócenie czasu procedur – redukcja czasu załatwiania spraw nawet o połowę dzięki szybkiemu wysyłaniu, przetwarzaniu i archiwizowaniu dokumentów.
- Zwiększenie efektywności – wydajność zespołów znacznie wzrasta przez eliminację prac manualnych.
- Minimalizacja błędów formalnych – automatyczne walidacje, predefiniowane szablony i możliwość śledzenia drogi dokumentów redukują pomyłki, opóźnienia i inne niedopatrzenia.
- Zaawansowane bezpieczeństwo – szyfrowanie, kwalifikowane podpisy elektroniczne, autoryzowany dostęp i inne zabezpieczenia chronią przed utratą, wyciekiem czy modyfikacją wrażliwych danych.
- Dostęp mobilny – członkowie zespołu mogą brać udział w formalnościach i korzystać z potrzebnych danych niezależnie od tego, gdzie się znajdują.
- Integracje systemowe – połączenie z systemami ERP, CRM itp. zapewnia spójny przepływ danych.