Ostatni kwartał przed zmianą systemu ERP – jak dobrze się przygotować?

Właśnie nadszedł ostatni kwartał przed zmianą systemu ERP. Jest to często wybierany okres na takie działania, ze względu na zbliżające się zamknięcie roku obrotowego w firmie. Chcesz wdrożyć nowe oprogramowanie? Dowiedz się, jak przygotować się do tego procesu!

Jak przygotować się na zmianę systemu ERP?

Przedsiębiorcy często nie wiedzą, jak przygotować się na zmianę systemu ERP. W ostatnim kwartale warto skupić się na porządkowaniu i inwentaryzacji danych, ocenie aktualnej infrastruktury IT oraz szkoleniu pracowników. W ten sposób można uniknąć zakłóceń operacyjnych w trakcie i po zakończeniu wdrożenia nowego systemu.

Co należy zrobić przed zmianą systemu ERP?

1. Określić cele wdrożenia – zakup nowego systemu ERP to w dużej mierze inwestycja w rozwój biznesu. Wyraźnie określ, jakie efekty chcesz osiągnąć. Powinny być powiązane ze strategią firmy i jasno komunikowane na wszystkich szczeblach organizacji.
2. Powołać odpowiedni zespół projektowy – proces powinni nadzorować wybrani pracownicy, którzy będą współpracować ze specjalistami IT.
3. Poznać możliwości nowego systemu ERP – jeszcze przed implementacją oprogramowania warto zapoznać się ze wszystkimi jego funkcjami.
4. Przeanalizować obecne procesy biznesowe – ważnym etapem jest weryfikacja aktualnej organizacji pracy. W ten sposób można zawczasu znaleźć ewentualne luki, obszary wymagające optymalizacji, a nawet procesy, których nie warto przenosić do nowego systemu.
5. Uporządkować dane przed migracją – dane, pliki i dokumenty, które będą przenoszone do nowego systemu, muszą być odpowiednio ustrukturyzowane. Przy okazji dobrze jest usunąć duplikaty, a także błędne i niepotrzebne elementy.
6. Przygotować infrastrukturę IT – konieczne jest sprawdzenie aktualnie wykorzystywanych narzędzi (np. czy będą kompatybilne z nowym systemem) oraz przeszkolenie zespołu IT.
7. Organizować szkolenia – pracownicy powinni wziąć udział w szkoleniu, na którym poznają funkcje systemu i nauczą się go obsługiwać.

Dlaczego początek roku to dobry czas na wdrożenie ERP?

Systemy ERP operują na dużej ilości danych i dokumentów. Przeprowadzenie migracji i wdrożenia nowego oprogramowania w momencie, gdy zakończony jest stary cykl finansowy, znacznie ułatwia cały proces.

W wielu firmach na przełomie roku obserwuje się nieco niższą intensywność operacyjną, co daje więcej przestrzeni na testowanie systemu, szkolenia i adaptację. Do tego wdrożenie ERP w nowym roku budżetowym pozwala na lepsze planowanie wydatków, zapewniając większą kontrolę nad kosztami i alokacją zasobów. Dodatkowo warto pamiętać, że już w lutym 2026 roku obowiązkowe będzie korzystanie z KSeF-u. Nowy system, kompatybilny z tym rozwiązaniem, znacznie ułatwi przejście na taką formę przekazywania faktur oraz zagwarantuje pełną zgodność z przepisami.

Z kim wdrożyć nowy system?

Wdrożenie nowego systemu ERP to wieloetapowy proces, który wymaga odpowiednich przygotowań. Nic dziwnego, że wielu przedsiębiorców ma obawy względem samodzielnego przeprowadzania takiej procedury. Nawet drobne błędy mogą prowadzić do dużych problemów. Z tego względu wygodniej, szybciej i bezpieczniej jest od razu powierzyć to zadanie ekspertom.

Wdrożenia systemów ERP to nasza specjalność. Pomagamy dobrać i spersonalizować odpowiednie oprogramowanie, a następnie zajmujemy się kolejnymi etapami jego implementacji. Nadzorujemy przygotowania na podstawie wniosków, które przynosi nam analiza przedwdrożeniowa, a potem przystępujemy do kolejnych etapów. Zapewniamy pełne bezpieczeństwo podczas migracji danych. Na bieżąco usuwamy ewentualne nieprawidłowości. Do tego szkolimy pracowników i przez cały czas chętnie odpowiadamy na pytania.

Na koniec testujemy działanie systemu, a po ostatecznym uruchomieniu na bieżąco nadzorujemy jego działanie. Zapewniamy profesjonalne wsparcie techniczne, dając gwarancję, że oprogramowanie będzie niezawodne.

Chcesz wdrożyć system ERP w swojej firmie lub organizacji? Zadzwoń pod numer 32 263 00 00 lub wypełnij formularz kontaktowy. Umów się na bezpłatne spotkanie z konsultantami Connecto, którzy przedstawią Ci działanie oprogramowania oraz odpowiedzą na wszystkie pytania.