Skuteczne wdrożenie ERP – to musisz wiedzieć

Przejście na nowy system do planowania zasobów przedsiębiorstwa jest trudnym, wieloetapowym procesem. Jeśli ma odbyć się dość sprawnie i bez ryzyka utraty cennych danych, konieczne jest odpowiednie przygotowanie oraz wsparcie specjalistów. Wyjaśniamy, jak powinno przebiegać skuteczne wdrożenie ERP!

Skuteczne wdrożenie ERP – to musisz wiedzieć

Skuteczne wdrożenie ERP jest zależne od wielu czynników. Implementacja nowego systemu jest dużą zmianą, dlatego musi odbywać się we współpracy z pracownikami. Zanim rozpocznie się przenoszenie danych, konieczne są stosowne przygotowania.

Przede wszystkim należy poinformować cały zespół o planowanych działaniach, a następnie wspólnie ustalić termin startu procedury. Najlepiej wybrać okres, w którym pracownicy będą mniej obciążeni pracą i ewentualne utrudnienia związane z przejściem na nowy system nie będą zbyt kłopotliwe. Jeśli do wyboru jest kilka opcji, należy zaprezentować im preferowane systemy ERP, by mogli podzielić się swoją opinią.

Analiza przed wdrożeniem

Kolejnym etapem jest analiza przedwdrożeniowa, która co prawda może być przeprowadzona we własnym zakresie, ale lepiej skorzystać przy niej ze wsparcia specjalistów. W ten sposób identyfikuje się ewentualne problemy i zawczasu im zapobiega. Jednocześnie zapoznaje się pracowników z nowymi narzędziami, by od razu wiedzieli, jak je obsługiwać.

Nowy system będzie korzystał także z istniejących już danych, w dodatku zwykle rozsianych po bazach różnych programów i aplikacji. Często konieczne jest ich zgromadzenie, uporządkowanie i ujednolicenie. W ten sposób zapobiega się utracie czy przypadkowemu naruszeniu np. ważnych dokumentów.

Następnie specjaliści IT zajmują się projektowaniem systemu, czyli jego wstępnym ustawianiem i testowaniem możliwości. Po tym przechodzą do uruchomienia, ale na razie wyłącznie w celu przeprowadzenia szkoleń. Lepiej zawczasu wykryć ewentualne nieprawidłowości, by nie sprawiały kłopotów podczas faktycznego użytkowania programów.

Dopiero jeśli wszystko przebiegło zgodnie z oczekiwaniami, a pracownicy pozytywnie ocenili nowe narzędzia, można przejść do właściwego wdrożenia i uruchomienia systemu. Nie następuje to jednak z dnia na dzień – najczęściej robi się to stopniowo, w ustalonych wcześniej partiach.

Przy tym dobrze, by zespół wdrożeniowy nawet po zakończeniu wszystkich prac nadal oferował wsparcie techniczne i w razie potrzeby szybko odpowiadał na pytania, naprawiał ewentualne awarie itp. Zespół dedykowanych specjalistów IT musi czuwać nad systemem, by minimalizować ryzyko przestojów.

Sprawdź, czego potrzebujesz

Niezwykle ważną kwestią przy wyborze ERP jest oczywiście odpowiedni dobór systemu. Istotnym elementem analizy przedwdrożeniowej jest identyfikacja zapotrzebowania na konkretne narzędzia i funkcje. System powinien być dostosowany do faktycznych potrzeb firmy. Nie ma sensu inwestować w rozbudowany wariant, który jest np. dedykowany dla dużej firmy, gdy prowadzi się małe przedsiębiorstwo. Duże korporacje i wielooddziałowe instytucje korzystają z takich rozwiązań, jak Comarch ERP XL.

W przypadku mniejszych i średnich przedsiębiorstw w zupełności wystarczy klasyczny system, Comarch ERP Optima. Nie jest tak zaawansowany, ale dzięki temu jest o wiele prostszy w obsłudze, a wszystkie jego funkcje są rzeczywiście potrzebne. Przedsiębiorcy często przepłacają za rozwiązania, które posiadają wiele dodatkowych, niekoniecznie potrzebnych opcji.

Najlepiej wybrać spersonalizowany system dostosowany do specyfiki firmy. W obu przypadkach zespół Connecto odpowiednio dopracowuje narzędzia i ich moduły, by całość była maksymalnie funkcjonalna.

Trzymaj się terminów

Jeśli zależy Ci na skutecznym wdrożeniu ERP, konieczne jest stworzenie harmonogramu prac i jego bezwzględne przestrzeganie. Każde opóźnienie będzie przesuwać cały proces w czasie, utrudniając czy nawet uniemożliwiając normalne funkcjonowanie firmy. Nie zawsze można pozwolić sobie na tymczasowe zawieszenie działalności. Większości zależy na tym, by wdrożenie odbyło się możliwie jak najszybciej, bez zakłóceń.

Na początku z pewnością trudno będzie oszacować, ile może trwać taka procedura. Okres ten może obejmować od kilku do nawet kilkunastu miesięcy – wiele zależy od m.in. wielkości przedsiębiorstwa, liczby pracowników i zakresu wprowadzanych zmian. Z tego względu warto już od samego początku współpracować ze specjalistami, którzy dzięki wieloletniemu doświadczeniu są w stanie ocenić, jak wiele czasu trzeba zarezerwować na przygotowania, testy i implementację.

Wybierz specjalistów od wdrożeń

Planujesz przejście na nowy system ERP w firmie? Wybierz specjalistów od wdrożeń. Zespół Grupy Connecto składa się z ekspertów z ogromną wiedzą, którzy z powodzeniem przeprowadzili już setki takich procesów. Korzystając z ich wsparcia masz pewność, że wszystko odbędzie się zgodnie z planem, a efekty przyczynią się do rozwoju przedsiębiorstwa.

Chciałbyś poznać oferowane przez nas rozwiązania? Umów się na specjalną prezentację. Wypełnij formularz kontaktowy lub zadzwoń pod numer 32 263 00 00, by ustalić termin spotkania – w naszej siedzibie, w Twojej firmie albo zdalnie (podczas wideo konferencji).