System obiegu faktur – dlaczego warto na niego postawić?

System obiegu faktur kosztowych można wdrożyć w każdej firmie, bez znaczenia, jakiej jest wielkości oraz branży, w jakiej działa. Taki system sprawia, że działanie związanie z rejestrowaniem i procesowaniem się faktury jest o wiele szybsze. Minimalizuje też ryzyko utraty czy zniszczenia ważnego dokumentu.

1. System obiegu faktur i jego zalety
2. Najważniejsze funkcjonalności systemu obiegu faktur
3. Wdrożenie systemu do obiegu faktur – jak to się odbywa?

System obiegu faktur i jego zalety

Elektroniczny obieg dokumentów w pełni niweluje problem dotyczący utraty ważnych dokumentów występujących w firmie. W takim systemie jesteśmy w stanie swobodnie i bardzo szybko wyszukiwać dowolne informacje na temat firmy i dokumentów jakie przechowujemy w zadanym okresie. Dzięki systemowi DMS (Data Management System) możemy skutecznie uporządkować całą papirologię jednocześnie uzyskując nowe możliwość i opcje do zastosowania w firmie. Rozwiązanie takie świetnie pozbywa się problemu z archiwizacją dokumentów czy utrzymywaniem ich kopii zapasowych.

W systemie klasy DMS sami ustalamy kto ma dostęp do jakich dokumentów, a także jakie operacje może na nich wykonać. Jeżeli faktury to i klienci – co oznacza moduł CRM – zarządzania relacjami z klientem, ale i zarządzanie projektami – świetnie narzędzie nadające się do planowania, prowadzenia i monitorowania prac i budżetów. Specjalny moduł Business intelligence w pełni zaspokoi potrzeby firmy i pozwoli na raportowanie i przewidywanie operacji biznesowych.

Najważniejsze funkcjonalności systemu obiegu faktur

W systemie Connecto DMS jesteśmy w stanie stworzyć dowolną ścieżkę obiegu dowolnego dokumentu, np. faktury. Dokument faktury może wylądować np. w sekretariacie i zostać przez pracownika przekazana do innego działu, który na przykład po akceptacji przekaże ją do księgowości. Ta z kolei po rozliczeniu przekaże fakturę do “rozliczonych” co będzie dla niej finalnym etapem i oznaczać będzie, że dokument został już w pełni obsłużony.

Dzięki rozbudowanym opcjom konfiguracji pracowników, struktury firmy oraz ich uprawnień jesteśmy wstanie na każdym z tych etapów – nawet dla konkretnych użytkowników – ograniczyć możliwe opcje bądź widoczność danych.

Nasz system elektronicznego obiegu dokumentów jest system zaprojektowanym tak aby w standardzie integrował się z systemami Comarch ERP XL oraz Comarch ERP Optima. Dzięki temu Connecto DMS działa jako rozszerzenie możliwości wyżej wymienionych systemów – dopasowany do potrzeb i metody pracy firmy.

Możemy przechowywać klientów i dokumenty w systemach klasy ERP, ale zarządzać ich obiegiem w firmie w systemie DMS. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zbudować odpowiednie ekrany – zgodnie z wymaganiami naszego klienta – które operować będą na danych z systemu ERP XL bądź ERP Optima.

Przy takim rozwiązaniu nie musimy martwić się, że ktoś nie ma dostępu do odpowiednich informacji oraz wykluczamy pomyłki i przeoczenia dokumentów.

Wdrożenie systemu do obiegu faktur – jak to się odbywa?

Niezależnie od branży przedsiębiorstwa oraz wielkości firmy proces wdrożenia zawsze dopasowujemy oraz ustalamy z klientem. Chcąc sprawnie przeprowadzić wdrożenie najpierw poznajemy potrzeby klienta. Pracujemy stosując dwie popularne i sprawdzone metody:

• waterfall – rozpoczynając od całościowej analizy procesów w firmie, które obsługiwać powinien system
•  zwinna – małymi krokami, przyrostowo implementując system w odpowiednich cyklach – analiza, wykonanie, testy, odbiór

Wybierając metodę waterfall jesteśmy w stanie poznać z góry szacunkowe koszty wdrożenia systemu. Przeprowadzając analizę i tworząc projekt z góry wiemy do czego dążymy i mamy jasny cel. Zaleta tej metody może być także wadą – tworzymy konkretny projekt o konkretnym budżecie zakładając, że nie będziemy wprowadzać modyfikacji w trakcie jego implementacji.

Z metodą zwinną jesteśmy w stanie tworzyć i wdrażać oprogramowanie w mniejszych modułach – w praktycznie każdym momencie jesteśmy wstanie wymyślić coś nowego lub zmienić “wizję”. Jesteśmy w stanie na bieżąco monitorować i weryfikować etap prac. Minusem tego rozwiązania jest brak możliwości estymacji kosztów w momencie rozpoczęcia prac.

Masz pytania? Zadzwoń 32 263 00 00 lub napisz na biuro@connecto.pl. Zapraszamy też do zakładki kontakt.