Help Desk
Connecto
ue_top
Help Desk
  • Start
  • O nas
  • Oferta
    • Col 1
      • Produkty
        • Platforma Connecto
        • Comarch ERP Optima
        • Comarch ERP XL
        • Connecto Neon
    • Col 2
      • Rozwiązania
        • Faktura kosztowa
        • KSeF
        • Archiwizacja dokumentów
        • Budżetowanie
        • Księga kancelaryjna
        • Obieg dokumentów
        • Narzędziownia
        • Oferty
    • Col 4
      • Branże
        • Budownictwo
        • Chemiczna
        • HVAC
        • Fotowoltaika
        • Handel i dystrybucja
        • Kultura
        • Produkcja
        • Serwis
        • Wydawnictwa
  • Referencje
  • Blog
  • Podcast
  • Kariera
  • Kontakt
Connecto

Jak uporządkować dokumenty w firmie?

inObieg dokumentów

Nasze rodzime, polskie firmy ciągle rosną. Obok obrotów i ilości zatrudnionych pracowników, wzrasta również ilość dokumentów generowanych przez procesy biznesowe realizowane w firmie. Polscy przedsiębiorcy poszukują sposobu na uporządkowanie dokumentów. Wielu z nich decyduje się na wdrożenie nowoczesnego systemu do zarządzania elektronicznym obiegiem i archiwizacji dokumentów. Przeczytaj ten artykuł aby dowiedzieć się w jaki sposób systemy typu DMS porządkują dokumenty w firmie.

Zastanawiasz się w jaki sposób uporządkować dokumenty w firmie? Papierologia tworzona jest przez twoich pracowników jak i kontrahentów, urzędy i organizacje współpracujące z twoją firmą? Doskonałym rozwiązaniem problemu zwiększającej się ilości dokumentów w firmie jest wdrożenie oprogramowania, które przeniesie wszystkie pisma i formularze do świata cyfrowego. Sztandarowym przykładem takiego narzędzia, jest system Connecto DMS polskiego producenta, firmy Connecto.

Jak uporządkować dokumenty w firmie

Wdrożenie rozwiązania DMS polega na zmapowaniu wszystkich lub wybranych procesów biznesowych do systemu informatycznego. Na kompletnie zmapowany proces składają się następujące elementy:

  • Formularze dokumentów – specjalny konfigurator pozwala zaprojektować formatkę dokumentu zawierającą pola tekstowe, liczbowe, dat, listy rozwijane, tabele, przyciski i wiele więcej. Wszystko zgodnie z wymaganiami klienta
  • Ścieżki ich obiegu – każdy dokument porusza się po firmie zgodnie z zaprojektowaną ścieżką workflow. Może być ona wielowariantowa i zależna od różnych zmiennych i parametrów podanych przez użytkownika. Wdrożenie ścieżek obiegu dokumentów zapewnia rzetelne i zgodne z procedurami realizowanie procesów biznesowych przez użytkowników.

  • Automatyzacja i oprogramowanie funkcji specjalnych – niemal każde zdarzenie i zadanie w systemie może zostać oprogramowane lub zautomatyzowane. Prostym przykładem może być wyliczenie wartości pola w oparciu o dane z innych obszarów systemu, a bardziej skomplikowanym – wdrożeniem elektronicznego systemu akceptowania faktur lub urlopów w oparciu o możliwości modułu elektronicznego obiegu dokumentacji Connecto DMS.
  • Szablony wydruków – do każdego dokumentu można przypisać szereg szablonów wydruków, które umożliwią przeniesienie informacji z bazy danych na papier lub do pliku PDF. Wbudowane narzędzie do projektowania wydruków sprawdzi się zarówno w małej firmie jak i dużej korporacji.
  • Raporty – dane generowane w trakcie realizacji procesów biznesowych mogą zostać przedstawione w czytelnej formie graficznej za pomocą tabel przestawnych, grafów lub wykresów. Za funkcje te odpowiada moduł raportowania business intelligence.

Porządkowanie dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów nie tylko usprawnia porządkowanie dokumentów, a wręcz przenosi je na kolejny poziom. Po zakończeniu wdrożenia, każdy pracownik, zgodnie ze swoimi uprawnieniami, może uzyskać dostęp do każdego dokumentu firmowego z dowolnego miejsca na ziemi.

Wyszukiwanie informacji staje się proste i intuicyjne dzięki zaawansowanym funkcjom filtrującym i przeszukującym. Znalezienie wszystkich faktur z czerwca dotyczących pewnego projektu, powyżej tysiąca złotych od konkretnego kontrahenta zajmie nawet mało doświadczonemu pracownikowi mniej niż minutę.

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów w przedsiębiorstwie

System DMS od Connecto usprawnia przechowywanie i archiwizację dokumentów w przedsiębiorstwie. W przypadku wielu dokumentów, które dotychczas generowane były wewnątrz organizacji, znika obowiązek drukowania ich na papierze. Jest to ogromna oszczędność nie tylko papieru ale i miejsca na zarchiwizowane wersje dokumentów.

Dokumenty przesyłane przez kontrahentów od tej pory będą skanowane i obsługiwane w systemie w formie elektronicznej, zaś ich oryginały trafią bezpośrednio do archiwum firmowego. Koniec z nerwowym przeszukiwaniem segregatorów w poszukiwaniu ważnego pisma, a następnie wielokrotnym kserowaniem aby dostarczyć kopię do każdego z zainteresowanych pracowników.

Demo oprogramowania do uporządkowania dokumentów

Jeżeli jesteś zainteresowany demo oprogramowania do uporządkowania dokumentów w firmie, zostaw swoje dane kontaktowe w formularzu kontaktowym poniżej tego artykułu. W ciągu kilku dni skontaktuje się z Tobą konsultant firmy Connecto w celu uzgodnienia terminu prezentacji demonstracyjnej systemu do elektronicznego obiegu dokumentów Connecto DMS. Spotkanie jest całkowicie darmowe i może odbyć się zdalnie – przez internet lub osobiście – w siedzibie Twojej firmy lub w jednym z oddziałów Grupy Connecto.

Najnowsze wpisy

Jak usprawnić zarządzanie budżetem firmy z pomocą systemu IT?

Jak usprawnić zarządzanie budżetem firmy z pomocą systemu IT?

CRM dla marketingu

CRM dla marketingu

Analizy i raporty z asystentem AI

Analizy i raporty z asystentem AI

Kategorie

  • Aplikacje mobilne
  • Baza wiedzy
  • Budownictwo i deweloperzy
  • Business Intelligence
  • Case Study
  • Cennik Oprogramowania
  • Connect To Biznes Cafe
  • E-commerce i B2B
  • Fotowoltaika
  • Kadry i płace
  • Konferencja
  • Księgowość
  • O firmie
  • Obieg dokumentów
  • Platforma Connecto
  • Podcast
  • Praca zdalna
  • Produkcja
  • Relacje z klientami – CRM
  • Sprzedaż i dystrybucja
  • System DMS
  • System ERP
  • Video
  • Webinarium
  • Zarządzanie projektem

Related Posts

Uporządkuj dokumenty z Connecto Neon

Uporządkuj dokumenty z Connecto Neon

E-Doręczenia – czym są i od kiedy będą aktywne?

E-Doręczenia – czym są i od kiedy będą aktywne?

Przykłady obiegu dokumentów w księgowości

Przykłady obiegu dokumentów w księgowości

logo_connecto_horizontal_white
[email protected]
32 263 30 65

Biuro w Sosnowcu

32 263 00 00
ul. Mariacka 1 / 5
41-205 Sosnowiec

Biuro w Łodzi

42 715 89 00
ul. Łagiewnicka 54-56
91-463 Łódź

Biuro w Krakowie

577 680 444
ul. Gen. Henryka Kamieńskiego 51
30-644 Kraków
  • Referencje
  • Kariera
  • O nas
  • Kodeks etyczny
  • Polityka plików cookies (EU)

Polityka prywatności | Regulamin

Wszelkie prawa zastrzeżone przez Connecto sp. z o.o. | KRS 0000237462 | NIP 6443243561 | Kapitał zakładowy 55.000,00 PLN
Zarządzaj swoją prywatnością
Używamy technologii takich jak pliki cookie do przechowywania i/lub uzyskiwania dostępu do informacji o urządzeniu. Robimy to, aby poprawić jakość przeglądania i wyświetlać (nie)spersonalizowane reklamy. Wyrażenie zgody na te technologie umożliwi nam przetwarzanie danych, takich jak zachowanie podczas przeglądania lub unikalne identyfikatory na tej stronie. Brak wyrażenia zgody lub jej wycofanie może niekorzystnie wpłynąć na niektóre cechy i funkcje.
Funkcjonalne Always active
Przechowywanie lub dostęp do danych technicznych jest ściśle konieczny do uzasadnionego celu umożliwienia korzystania z konkretnej usługi wyraźnie żądanej przez subskrybenta lub użytkownika, lub wyłącznie w celu przeprowadzenia transmisji komunikatu przez sieć łączności elektronicznej.
Preferencje
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest niezbędny do uzasadnionego celu przechowywania preferencji, o które nie prosi subskrybent lub użytkownik.
Statystyka
Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do celów statystycznych. Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do anonimowych celów statystycznych. Bez wezwania do sądu, dobrowolnego podporządkowania się dostawcy usług internetowych lub dodatkowych zapisów od strony trzeciej, informacje przechowywane lub pobierane wyłącznie w tym celu zwykle nie mogą być wykorzystywane do identyfikacji użytkownika.
Marketing
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest wymagany do tworzenia profili użytkowników w celu wysyłania reklam lub śledzenia użytkownika na stronie internetowej lub na kilku stronach internetowych w podobnych celach marketingowych.
Manage options Manage services Manage {vendor_count} vendors Read more about these purposes
Zarządzaj opcjami
{title} {title} {title}