Elektroniczny obieg dokumentów i Workflow
Elektroniczny obieg dokumentów, informacji i zadań z nimi związanych pozwala skoncentrować się na celu biznesowym, śledzić postępy i ograniczyć liczbę niespodziewanych zmian oraz sytuacji niejasnych, wymagających interwencji ze strony kierownictwa. Operacje na dokumentach wykonywane są przez wyznaczony zbiór osób zgodnie z ustalonymi regułami. Zakres i charakter worklflow każdorazowo jest projektowany przez naszych programistów zgodnie z potrzebami i wymaganiami klienta.
Obieg dokumentów w Platformie Connecto to operacyjne i funkcjonalne środowisko pracy biurowej i/lub zdalnej. Elektroniczne reguły, które wspólnie specyfikujemy z klientem: systematyzują, porządkują, archiwizują, a przede wszystkim zapewniają pracownikom dostęp na poziomie nadanych uprawnień do dokumentów cyfrowych. Dotyczy to m.in oferty, umowy, zamówienia, karty usług, faktury, zapotrzebowania, korespondencja, teczki personalne, karty pojazdów.
Otrzymujesz pełną kontrolę nad przepływem informacji i danych, jakie do tej pory krążyły po firmie w wersji papierowej, przesuwane z biurka na biurko. Monitorujesz status dokumentu i wiesz, u kogo w danej chwili się znajduje. Praca nie jest dublowana, wykluczasz ryzyko zagubienia dokumentu, a przez powiązanie dokumentu z projektem minimalizujesz ryzyko pomyłki i uzyskujesz wgląd w aktualne koszty.
Dzięki zinformatyzowaniu procesów pracy Platforma Connecto pozwala na pełny wgląd w każdy z etapów podejmowanych działań, i to bez angażowania pracowników w sprawozdawczość. Funkcja workflow dba o przepływ informacji między poszczególnymi częściami firmy. Polepsza komunikację między pracownikami. Organizuje pracę, podnosząc jej jakość, szybkość i wydajność. Dowiedz się więcej o działaniach Connecto na YouTube.
Postaw na elektroniczny obieg dokumentów w Twojej firmie!
Atuty systemu OBD wraz z WFL
- Masz pełny wgląd w obieg dokumentu – kto kiedy go weryfikuje, opisuje i zatwierdza.
- Zyskujesz archiwum – dostępne, pełne i uporządkowane.
- Uspójniasz firmową dokumentację – te same dokumenty nie istnieją jednocześnie w wielu wersjach u różnych osób zaangażowanych w realizację zadania.
- Poprawiasz trafność biznesowych decyzji ze względu na szybki dostęp do wyczerpujących zasobów informacyjnych zgromadzonych w systemie.
Kto decyduje się na system?
Z roku na rok rośnie liczba przedsiębiorstw, które decydują się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, niezależnie od branży. Zaletą systemu jest możliwość dopasowania go do potrzeb i wymagań firmy, która decyduje się na oprogramowanie. Nie ma jednej zasady działania, którą się stosuje. Dlatego ważna jest wcześniejsza analiza przedwdrożeniowa pozwalająca określić obieg dokumentu.
Wśród użytkowników stawiających na elektroniczny obieg dokumentów znajdują się między innymi firmy z branży budowlanej, projektowej czy handlowej. To tylko przykłady, ponieważ oprogramowanie może być wykorzystywane w każdej branży. Potrzebne jest jedynie właściwe określenie potrzeb, a następnie według tej ścieżki rozpoczyna się wdrożenie.
Obieg dokumentów w Polsce i za jej granicami
Jesteś zainteresowany elektronicznym obiegiem dokumentów? Wypełnij poniższy formularz, a nasi specjaliści skontaktują się z Tobą najszybciej, jak to możliwe.
Każdy dokument w formie papierowej, który krąży po firmie, narażony jest na ryzyko utraty, zniszczenia lub po prostu przeoczenia go przez pracownika. Żeby wyeliminować możliwość popełnienia błędów i przyśpieszyć pracę całego przedsiębiorstwa (workflow), zdecydowano się na elektroniczny obieg dokumentów. Teraz wystawienie dokumentu handlowego, faktury czy rozliczenie z urzędem może odbywać w jednym miejscu
Elektroniczny obieg dokumentów całkowicie niweluje problem dotyczący zagubienia ważnych dokumentów występujących w firmie. Dzięki niemu jesteśmy w stanie swobodnie wyszukiwać niezbędne dla nas informacje z danego okresu. Takie rozwiązanie to nie tylko uporządkowanie całej “papierologii” firmy, ale też jej archiwizacja. Sami możemy ustalić kto i w jakim stopniu widzi dokumenty krążące po firmie. Obieg dokumentów integruje się z systemami klasy ERP, o czym piszemy poniżej.
Analiza i wdrożenie
Samo wdrożenie poprzedzone jest analizą i rozmowami z klientem, co pozwala ustalić najlepszą ścieżkę przebiegu dokumentu. Droga ta często uzależniona jest od wielkości firmy, specyfiki jej działania oraz potrzeb, jakie ma spełniać system.
Schemat przebiegu tworzony jest od podstaw, dlatego też nie ma ograniczeń pod kątem wymagań stawianych przez klienta. Na długość trwania analizy oraz wdrożenia ma wpływ między innymi ilość stanowisk oraz złożoność wybranego schematu. Informujemy na bieżąco o wykonywanych działaniach oraz pracach, jakie zaplanowane są w przyszłości.
Elektroniczny obieg dokumentów przed i po wdrożeniu
Zarządzanie dokumentami w firmie poprawia jej funkcjonalność, a o tym jak istotne jest odpowiednie zastosowanie systemu możemy przekonać się na przykładzie przedsiębiorstwa zajmującego się sprzedażą. Zanim wprowadzono system do zarządzania dokumentami (workflow) każdy z działów pracował osobno, przez co nie do końca miał świadomość, gdzie znajdują się konkretne umowy i dokumenty.
Często bez obiegu dokumentów dochodzi do zagubienia się konkretnych faktur lub zapytań ofertowych, przez co zarówno opłaty, jak i odpowiedzi mogą nie być zrobione na czas. Zupełnie inaczej wygląda to po wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów. Każdy dział w firmie ma dostęp do bieżących informacji, co wyklucza jakiekolwiek przeoczenie i zgubienie dokumentów.
Nie ma znaczenia czy w grę wchodzi zarządzanie dokumentami w sekretariacie czy firmie budowlanej, ponieważ przedsiębiorstwo generujące obieg dokumentów nie da rady działać bez systemu informatycznego w stu procentach. System elektronicznego obiegu dokumentów zyskuje coraz większą popularność. Poniżej prezentujemy obieg faktury kosztowej, jaki występuje w Platformie Connecto (dawnie: w systemie Connecto DMS).
Dobrze ułożony schemat działania pozwalający na zarządzanie dokumentami elektronicznymi to nie tylko szybsza praca firmy, ale również oszczędność artykułów biurowych w postaci kartek, drukarek, tuszu i wielu innych akcesoriów. System może współpracować również z rozwiązaniami, które pozwolą generować i porównywać zestawienia niezbędne dla kadry zarządzającej (moduł Business Intelligence).
Integracja systemu
Oprogramowanie nie ma żadnych ograniczeń pod kątem branży i wielkości firmy. System sprawdza się wszędzie tam, gdzie występują dokumenty każdej klasy (umowy czy pisma przychodzące). Należy pamiętać, że wdrożenie systemu obiegu dokumentów odbywa się etapami, co pozwala na swobodne funkcjonowanie firmy oraz przyzwyczaja pracowników do nowego rozwiązania.
Elektroniczny obieg dokumentów (workflow), który jest częścią systemu Connecto DMS w pełni integruje się z wszystkimi systemami ERP dostępnymi na rynku. Przy wdrażaniu oprogramowania razem z klientem ustalamy, jakie informacje ma zawierać dany dokument, kto ma do niego dostęp oraz jak będzie krążyć po firmie.
Po wdrożeniu przeprowadzamy szkolenie, dzięki któremu użytkownik sprawnie korzysta z systemu. Może dotyczyć to całego oprogramowania lub też konkretnej części, w zależności od stanowiska, jakie zajmuje osoba korzystają z obieg dokumentów (księgowa, kierownik, dyrektor).
Istotną kwestią jest również wsparcie powdrożeniowe, które oferujemy. Wsparcie zapewnia szybką reakcję problemy związane z użytkowaniem systemu. Za pomocą platformy helpdesk użytkownik opisuje kłopot, jaki występuję, a pracownicy Connecto od razu go eliminują.
Gdzie najlepiej sprawdza się obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie niesamowicie uniwersalne i skalowalne. Nie da się więc wskazać jednoznacznie branży, w której sprawdza się on najlepiej. Skalowalność oznacza, że firma, która wdraża Platformę Connecto (dawniej system DMS) mając 1 oddział i 10 pracowników, nie będzie musiała zmieniać oprogramowania do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów w momencie, gdy zacznie otwierać kolejne od działy i zatrudniać kolejnych pracowników.
Zarówno pod kątem funkcjonalnym jak i wydajnościowym, Platforma Connecto (dawniej Connecto DMS) poradzi sobie ze zwiększającym się skomplikowaniem procesów i struktury organizacyjnej. Wbudowane funkcjonalności definiują osobne ścieżki workflow dla tego samego dokumentu na przykład w zależności od oddziału, w którym jest on zarejestrowany. Wszystkie elementy procesu są modelowane na żywo i dostosowane do zmieniających się warunków oraz wymagań.
Czy wdrożenie systemu jest skomplikowane?
Tak wdrożenie jest skomplikowane, ale konsultanci Connecto posiadają ogromne doświadczenie, z którym chętnie się dzielą, co sprawia, że skomplikowane tematy stają się dziecinnie proste. Do poszczególnych implementacji delegowani są pracownicy posiadający największą ekspertyzę w danej branży. Efektem jest sprawnie przeprowadzona analiza wsparta wskazówkami ze strony zaprawionego w bojach analityka lub konsultanta.
Należy jednak pamiętać, że do tanga trzeba dwojga. Same chęci pracownika Connecto nie wystarczą. Klient powinien wyznaczyć ze swojej strony Product Ownera, który odpowiedzialny będzie zarówno za przekazywanie jakościowych wymagań, jak i nadzór nad testami, szkoleniami i odbiorami wdrażanego rozwiązania.
Elektroniczny obieg dokumentów – proces wdrożenia
Proces wdrożenia dopasowujemy potrzeb i możliwości klienta. Stosujemy dwie metody: klasyczną, tzw. waterfall, gdzie wdrożenie poprzedzamy całościową analizą wszystkich procesów, które obsłuży system lub zwinną, opartą o przyrostową implementację systemu w cyklach – analiza, wykonanie, testy, odbiór.
Metodę waterfall wybierają firmy, które z góry chcą znać estymację kosztów wdrożenia. Należy jednak uważać, ponieważ minusem tej metody jest ograniczona możliwość wprowadzania zmian w projekcie na późniejszych etapach wdrożenia bez modyfikacji budżetu.
Metoda zwinna, w przeciwieństwie do wcześniej omawianej metody waterfall pozwala na kreowanie oprogramowania kawałek po kawałku z pełną kontrolą zmian na każdym etapie. Minusem jest jednak brak estymacji kosztów w momencie rozpoczęcia prac.
Szkolenie z działania systemu obiegu dokumentów
To równie popularny temat jak samo wdrożenie oprogramowania. Często zgłaszają się do nas przedsiębiorstwa, którym zależy na przeszkoleniu ich kadry w temacie działania oprogramowania oraz jego obsługi. Nasi specjaliści są do dyspozycji i chętnie pomogą zdobyć umiejętności niezbędne do obsługi systemu. Zapraszamy do kontaktu poprzez formularz lub telefonicznie, w celu ustalenia szczegółów.
Szkolenie przeprowadzamy we wskazanym przez Klienta miejscu. Swoim zakresem obejmuje ono konkretny moduł lub całość funkcjonowania systemu informatycznego. Wszelkie szczegóły ustalamy z uczestnikami, a samo szkolenie dopasowujemy według potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Dzięki temu Klient płaci tylko za to, co jest mu potrzebne.
Prezentacja systemu do elektronicznego obiegu dokumentów
Aby wybrać odpowiedni elektroniczny obieg dokumentów – prezentacja jest obowiązkowym elementem. W czasie prezentacji zobaczysz na własne oczy w jaki sposób wiele firm i organizacji w Polsce i na całym świecie zrewolucjonizowało sposób pracy. Na typowej prezentacji elektronicznego obiegu dokumentów zostaną pokazane najczęściej występujące ścieżki workflow jakie wybierane są przez polskich przedsiębiorców. Należą do nich:
- Obieg pism – wszystkie dokumenty przychodzące i wychodzące w firmie są skanowane, rozsyłane do odpowiednich osób, oraz wiązane z odpowiednimi obszarami systemu.
- Akceptacja faktur – każda faktura kosztowa i zakupowa może zostać przeprocesowana zgodnie z wewnętrznymi procedurami firmy nim trafi do księgowości, zostanie opłacona czy też rozliczy budżet przedsiębiorstwa lub prowadzonego przez niego projektu.
- Rozliczanie innych dokumentów kosztowych – faktura nie musi być jedynym dokumentem kosztowym w firmie. Wszelkiego rodzaju karty pracy, protokoły czy karty usług również mogą zostać zdefiniowane w systemie.
- Składanie zamówienia przez klienta – automatyzacja procesu rejestracji zamówień to bardzo popularne zagadnienie w świecie elektronicznego obiegu dokumentów. Bardzo często, zdarza się. że systemy sprzedażowe będące w posiadaniu naszych klientów nie oferują odpowiedniego poziomu elastyczności. W takich sytuacjach elektroniczny obieg dokumentów pozwoli na zaprojektowanie własnego modułu zamówieniowego wraz z dedykowanymi cennikami, promocjami i obostrzeniami, których nie da się skonfigurować w systemie ERP.
- Wysyłanie zapytań do podwykonawców – firmy projektowe i usługowe wykorzystujące podwykonawców i dostawców wdrażają obieg zapytań do podwykonawców aby przejąć pełną kontrolę nad informacjami związanymi z cenami i terminami przez nich oferowanymi. Sprawia to, że kalkulacje i oferty dla klienta są rzetelne, a potencjalna marża wyliczona dokładnie.
- Obieg umów – chodzi zarówno o umowy kosztowe podpisywane przez przedsiębiorstwo jak i umowy przychodowe, komponowane wewnętrznie wraz z nawet najbardziej skomplikowanym procesem akceptacyjnym i rozliczeniowym.
- Wnioski urlopowe – eliminacja papieru w firmie oznacza również eliminację blankietów urlopowych. Wszystkie czynności związane z obsługą urlopów zostaną przeniesione do programu do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów – od wniosku, do rozliczenia w kadrach