• Faktura kosztowa – usprawnij jej obieg w firmie [video]

    Data publikacji: 27 listopada 2017

    Connecto DMS Youtube
    [Głosów:0    Średnia:0/5]

    Jak wygląda wprowadzenie faktury kosztowej do systemy Connecto DMS i co dalej dzieje się z dokumentem? Do kogo trafia, kto go akceptuje i na jakich zasadach? Na te pytania odpowiadamy w materiale poświęconemu obiegowi faktur. Zobacz więcej.

    Sekretarka loguje się do systemu Connecto DMS, by dodać fakturę kosztową. W tym celu wybiera zakładkę “zadania”, “faktury kosztowe”, dodaj nową “fakturę kosztową”. Dodaje dokument z dysku swojego komputera, jednak alternatywnie może też zeskanować go i dopiero dodać do systemu.

    1. Obieg faktury kosztowej w Connecto DMS
    2. Obieg faktury kosztowej – akceptacja kierownika
    3. Odbiór faktury kosztowej przez dyrektora

    Obieg faktury kosztowej w Connecto DMS

    Aby przyśpieszyć pracę korzysta z wbudowanego silnika OCR, który służy do automatycznego rozczytywania dokumentów, w tym przypadku faktury kosztowej. OCR uzupełnia pola: numer obcy, kontrahenta na podstawie NIPu sprzedawcy, datę wpływu, formę i termin płatności, wartości brutto oraz netto.

    Connecto DMS - obieg faktury kosztowej

    Kolejny krok to dodanie pozycji na fakturę, w taki sposób, jaki ma być uzupełniony w rejestrze VAT. Uzupełnia tylko pole opis i wartość netto, ponieważ na podstawie stawki wylicza się vat oraz wartość brutto. Sekretarka przekazuje dokument do rozpisania pod budżety, wybierając z listy użytkowników Darka Kierownika.

    Zapytaj o demo systemu informatycznego

    Obieg faktury kosztowej – akceptacja kierownika

    Kierownik odbiera dokument klikając w powiadomienie, co uruchamia formularz faktury kosztowej. Po zapoznaniu się z treścią faktury może przekazać ją dalej, np w przypadku gdy nie będzie odpowiednim adresatem. Może też rozliczyć ją względem budżetów.

    Użytkownik decyduje się podjąć fakturę kosztową, co odblokowuje możliwość rozliczania budżetów. Dodaje nową pozycje rozliczeniową, wybierając budżet zadaniowy.

    Connecto dms - jak wygląda obieg faktury kosztowej

    Z listy aktywnych zadań zaznacza temat “budowa drogi DK74”, a następnie pozycje budżetową “materiały”. Uzupełnia kolumnę “wartość rozliczenia” wpisując kwotę pięciu tysięcy złotych, a następnie opisuje rozliczenie jako kruszywo na budowę drogi.

    Faktura jest w pełni rozliczona, o czym informuje pole “pozostało do rozliczenia” wskazujące 0 złotych. Kierownik, zgodzie z funkcjonującym schematem obiegu dokumentu, przesyła fakturę do swojego przełożonego w celu akceptacji poniesionych kosztów.

    Odbiór faktury kosztowej przez dyrektora

    Dyrektor loguje się do systemu i odbiera dokument od kierownika Mając wgląd do skanu faktury sprawdza, w jaki sposób została ona rozliczona. Następnie akceptuje ją i przesyła do księgowości.

    Connecto dms - obieg faktury kosztowej w firmie

    Przekazanie dokumentu przez dyrektora do księgowej

    Księgowa loguje się do systemu Connecto DMS i odbiera dokument od dyrektora. Na formularzu pojawiły się dodatkowe pola, które zmieniać może tylko księgowa. Uzupełnia ona rejestr VAT oraz kategorię, czyli miejsce powstania kosztu, zarówno dla całego dokumentu, jak i dla pozycji. Na zakładce obieg dokumentów widoczna jest cała ścieżka przebiegu faktury kosztowej.

    Zapytaj o demo systemu informatycznego

    Faktura została zarejestrowana przez Martę Sekretarkę, przekazana do Darka Kierownika, który podjął ją na etap dekretacja. Następnie przekazał fakturę do Artura Dyrektora w celu akceptacji, zaś ten przesłał dokument do Justyny Księgowej na etap księgowość.

    Connecto dms - przykład obiegu

    Ostatnim krokiem jest przesłanie dokumentu do zintegrowanego z systemem DMS oprogramowania księgowego. W prezentowanym przypadku jest to system Comarch ERP Optima. Księgowa używa przycisku przenieść do systemu ERP, co rozpoczyna procedurę integracji danych. Jeśli wszystko przebiegnie pomyślnie, faktura zniknie z ekranu.

    Przedstawiona ścieżka to tylko jedna z możliwości spersonalizowania systemu Connecto DMS. Zapytaj o oprogramowanie dla Twojej firmy. Wypełnij poniższy formularz.

    Firma (wymagane)

    NIP (wymagane)

    Imię i nazwisko (wymagane)

    Telefon (wymagane)

    Adres email (wymagane)

    Wyrażam zgodę na przetwarzanie i przekazywanie przez Connecto Sp. z o.o. ul. Mariacka 1/5 w Sosnowcu i spółki zależne Connecto Sp. z o.o moich danych osobowych w celach marketingowych i informacyjnych zgodnie z Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 poz. 1000)

    Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych od Connecto Sp. z o.o. ul. Mariacka 1/5 w Sosnowcu i spółki zależne Connecto Sp. z o.o w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, w szczególności na przesyłanie przez Connecto Sp. z o.o. informacji handlowych na podany adres poczty elektronicznej lub numer telefonu.

    Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu odpowiedzi na przesłaną wiadomość.

    Uprzejmie informujemy, że:
    a) Connecto Sp. z o. o o., ul. Mariacka 1/5, 41-205 Sosnowiec stanie się Administratorem Pani/Pana danych osobowych,
    b) dane osobowe będą przetwarzane w celu odpowiedzi na Pana/Pani zapytanie, a w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych - wykorzystamy je dla przedstawienia oferty naszych produktów i usług bądź informacji o naszej działalności,
    c) Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu, zażądania zaprzestania przetwarzania i przenoszenia danych, jak również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.,
    d) podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak brak ich podania uniemożliwi nam odpowiedź na Pana/Pani zapytanie złożone za pośrednictwem stron internetowej
    e) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
    f) dane osobowe będą przetwarzane w warunkach zapewniających ich ochronę zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
    g) dane nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu,
    W zakresie określonym w pkt. a)-f) powyżej oświadczenia, żądania lub pytania należy zgłaszać w formie elektronicznej na adres biuro@connecto.pl lub pisemnej na adres Connecto Sp. z o.o., ul. Mariacka 1/5, 41-205 Sosnowiec.