Elektroniczny obieg dokumentów (Workflow) dla małych i dużych firm

elektroniczny obieg dokumentów wdrażany jest przez firmę connecto

[Głosów: 27 Average: 5/5]

Każdy dokument w formie papierowej, który krąży po firmie, narażony jest na ryzyko utraty, zniszczenia lub po prostu przeoczenia go przez pracownika. Żeby wyeliminować możliwość popełnienia błędów i przyśpieszyć pracę całego przedsiębiorstwa (workflow), zdecydowano się na elektroniczny obieg dokumentów. Teraz wystawienie dokumentu handlowego, faktury, czy rozliczenie z urzędem może odbywać w jednym miejscu.

1. Elektroniczny obieg dokumentów – zalety
2. Analiza i wdrożenie obiegu dokumentów
3. Elektroniczny obieg dokumentów przed i po wdrożeniu
4. Integracja elektronicznego obiegu dokumentów (Workflow)
5. Kto decyduje się na elektroniczny obieg dokumentów?

6. Gdzie najlepiej sprawdza się obieg dokumentów

7. Czy wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów jest skomplikowane

8. Jak przebiega proces wdrożenia?
9. Szkolenie z działania systemu obiegu dokumentów
10. Wersja demo

Elektroniczny obieg dokumentów – zalety

Elektroniczny obieg dokumentów całkowicie niweluje problem dotyczący zagubienia ważnych dokumentów występujących w firmie. Dzięki niemu jesteśmy w stanie swobodnie wyszukiwać niezbędne dla nas informacje z danego okresu. Takie rozwiązanie to nie tylko uporządkowanie całej “papierologii” firmy, ale też jej archiwizacja. Sami możemy ustalić kto i w jakim stopniu widzi dokumenty krążące po firmie. Obieg dokumentów integruje się z systemami klasy ERP, o czym piszemy poniżej.

Elektroniczny obieg dokumentów - korzyści z wdrożenia — fot. korzyści wynikające z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów

Pobierz system elektronicznego obiegu dokumentów

Analiza i wdrożenie obiegu dokumentów

Samo wdrożenie poprzedzone analizą i rozmowami z klientem, co pozwala ustalić najlepszą ścieżkę przebiegu dokumentu. Droga ta często uzależniona jest od wielkości firmy, specyfiki jej działania oraz potrzeb, jakie ma spełniać system. Schemat przebiegu tworzony jest od podstaw, dlatego też nie ma ograniczeń pod kątem wymagań stawianych przez klienta. Na długość trwania analizy oraz wdrożenia ma wpływ między innymi ilość stanowisk oraz złożoność wybranego schematu. Informujemy na bieżąco o wykonywanych działaniach oraz pracach, jakie zaplanowane są w przyszłości.

Elektroniczny obieg dokumentów w Connecto DMS — fot. elektroniczny obieg dokumentów – przykładowy schemat

Elektroniczny obieg dokumentów przed i po wdrożeniu

Zarządzanie dokumentami w firmie poprawia jej funkcjonalność, a o tym jak istotne jest odpowiednie zastosowanie systemu możemy przekonać się na przykładzie przedsiębiorstwa zajmującego się sprzedażą. Zanim wprowadzono system do zarządzania dokumentami (workflow) każdy z działów pracował osobno, przez co nie do końca miał świadomość, gdzie znajdują się konkretne umowy i dokumenty. Często bez obiegu dokumentów dochodzi do zagubienia się konkretnych faktur lub zapytań ofertowych, przez co zarówno opłaty, jak i odpowiedzi mogą nie być zrobione na czas.

obieg dokumentów w firmie - przykład Connecto DMS — fot. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – przykład

Zupełnie inaczej wygląda to po wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów. Każdy dział w firmie ma dostęp do bieżących informacji, co wyklucza jakiekolwiek przeoczenie i zgubienie dokumentów. Nie ma znaczenia czy w grę wchodzi zarządzanie dokumentami w sekretariacie czy firmie budowlanej, ponieważ przedsiębiorstwo generujące obieg dokumentów nie da rady działać bez systemu informatycznego w stu procentach. System elektronicznego obiegu dokumentów zyskuje coraz większą popularność. Poniżej prezentujemy obieg faktury kosztowej, jaki występuje w systemie Connecto DMS.

Dobrze ułożony schemat działania pozwalający na zarządzanie dokumentami elektronicznymi to nie tylko szybsza praca firmy, ale również oszczędność artykułów biurowych w postaci kartek, drukarek, tuszu i wielu innych akcesoriów. System może współpracować również z rozwiązaniami, które pozwolą generować i porównywać zestawienia niezbędne dla kadry zarządzającej (moduł Business Intelligence).

Integracja elektronicznego obiegu dokumentów (Workflow)

Oprogramowanie nie ma żadnych ograniczeń pod kątem branży i wielkości firmy. System sprawdza się wszędzie tam, gdzie występują dokumenty każdej klasy (umowy czy pisma przychodzące). Należy pamiętać, że wdrożenie systemu obiegu dokumentów odbywa się etapami, co pozwala na swobodne funkcjonowanie firmy oraz przyzwyczaja pracowników do nowego rozwiązania.

Pobierz system elektronicznego obiegu dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów (workflow), który jest częścią systemu Connecto DMS w pełni integruje się z wszystkimi systemami ERP dostępnymi na rynku. Przy wdrażaniu oprogramowania razem z klientem ustalamy, jakie informacje ma zawierać dany dokument, kto ma do niego dostęp oraz jak będzie krążyć po firmie.

Po wdrożeniu przeprowadzamy szkolenie, dzięki któremu użytkownik sprawnie korzysta z systemu. Może dotyczyć to całego oprogramowania lub też konkretnej części, w zależności od stanowiska, jakie zajmuje osoba korzystają z obieg dokumentów (księgowa, kierownik, dyrektor).

Istotną kwestią jest również wsparcie powdrożeniowe, które oferujemy. Wsparcie zapewnia. szybką reakcję problemy związane z użytkowaniem systemu. Za pomocą platformy helpdesk użytkownik opisuje kłopot, jaki występuję, a pracownicy Connecto od razu go eliminują.

Kto decyduje się na elektroniczny obieg dokumentów?

Z roku na rok rośnie liczba przedsiębiorstw, które decydują się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, niezależnie od branży. Zaletą systemu jest możliwość dopasowania go do potrzeb i wymagań firmy, która decyduje się na oprogramowanie. Nie ma jednej zasady działania, którą się stosuje. Dlatego ważna jest wcześniejsza analiza przedwdrożeniowa pozwalająca określić obieg dokumentu.

Pobierz system elektronicznego obiegu dokumentów

Wśród użytkowników stawiających na elektroniczny obieg dokumentów znajdują się między innymi firmy z branży budowlanej, projektowej, czy handlowej. To tylko przykłady, ponieważ jak już wspomnieliśmy – oprogramowanie może być wykorzystywane w każdej branży. Potrzebne jest jedynie właściwe określenie potrzeb, a następnie według tej ścieżki rozpoczyna się wdrożenie.

Rosnąca popularność systemu do obieg dokumentów sprawia, że na rozwiązania decydują się przedsiębiorstwa posiadające oddziały w Polsce i za granicami kraju oraz również firmy działające wyłącznie poza Polską. Do rozwiązania obiegu dokumentów dobierane są również system CRM, BI czy projekty, o których wspominamy często na blogu Connecto.

Gdzie najlepiej sprawdza się obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie niesamowicie uniwersalne i skalowalne. Nie da się wiec wskazać jednoznacznie branży, w której sprawdza się on najlepiej. Skalowalność oznacza, że firma, która wdraża DMS mając 1 oddział i 10 pracowników, nie będzie musiała zmieniać oprogramowania do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów w momencie, gdy zacznie otwierać kolejne oddziały i zatrudniać kolejnych pracowników.

Zarówno pod kątem funkcjonalnym jak i wydajnościowym, Connecto DMS poradzi sobie ze zwiększającym się skomplikowaniem procesów i struktury organizacyjnej. Wbudowane funkcjonalności definiują osobne ścieżki workflow dla tego samego dokumentu na przykład w zależności od oddziału, w którym jest on zarejestrowany. Wszystkie elementy procesu są modelowane na żywo i dostosowane do zmieniających się warunków oraz wymagań.

OBD - PROJEKTOWANIE DOKUMENTU

Czy wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów jest skomplikowane

Tak wdrożenie jest skomplikowane, ale konsultanci Connecto posiadają ogromne doświadczenie, z którym chętnie się dzielą, co sprawia, że skomplikowane tematy stają się dziecinnie proste. Do poszczególnych implementacji delegowani są pracownicy posiadający największą ekspertyzę w danej branży. Efektem jest sprawnie przeprowadzona analiza wsparta wskazówkami ze strony zaprawionego w bojach analityka lub konsultanta.

Należy jednak pamiętać, że do tanga trzeba dwojga. Same chęci pracownika Connecto nie wystarczą. Klient powinien wyznaczyć ze swojej strony product Ownera, który odpowiedzialny będzie zarówno za przekazywanie jakościowych wymagań, jak i nadzór nad testami, szkoleniami i odbiorami wdrażanego rozwiązania.

Jak przebiega proces wdrożenia?

Proces wdrożenia dopasowujemy potrzeb i możliwości klienta. Stosujemy dwie metody: klasyczną, tzw. waterfall, gdzie wdrożenie poprzedzamy całościową analizą wszystkich procesów, które obsłuży system lub zwinna oparta o przyrostową implementację systemu w cyklach – analiza, wykonanie, testy, odbiór.

Metodę waterfall wybierają firmy, które z góry chcą znać estymację kosztów wdrożenia. Należy jednak uważać, ponieważ minusem tej metody jest ograniczona możliwość wprowadzania zmian w projekcie na późniejszych etapach wdrożenia bez modyfikacji budżetu.

Metoda zwinna, w przeciwieństwie do wcześniej omawianej metody waterfall pozwala na kreowanie oprogramowania kawałek po kawałku z pełną kontrolą zmian na każdym etapie. Minusem jest jednak brak estymacji kosztów w momencie rozpoczęcia prac.

Szkolenie z działania systemu obiegu dokumentów

To równie popularny temat jak samo wdrożenie oprogramowania. Często zgłaszają się do nas przedsiębiorstwa, którym zależy na przeszkoleniu ich kadry w temacie działania oprogramowania oraz jego obsługi. Nasi specjaliści są do dyspozycji i chętnie pomogą zdobyć umiejętności niezbędne do obsługi systemu. Zapraszamy do kontaktu poprzez formularz lub telefonicznie, w celu ustalenia szczegółów.