
Każdy dokument w formie papierowej, który krąży po firmie, narażony jest na ryzyko utraty, zniszczenia lub po prostu przeoczenia go przez pracownika. Żeby wyeliminować możliwość popełnienia błędów i przyśpieszyć pracę całego przedsiębiorstwa (workflow), zdecydowano się na elektroniczny obieg dokumentów. Teraz wystawienie dokumentu handlowego, faktury, czy rozliczenie z urzędem może odbywać w jednym miejscu.
2. Analiza i wdrożenie obiegu dokumentów
3. Elektroniczny obieg dokumentów przed i po wdrożeniu
4. Integracja elektronicznego obiegu dokumentów (Workflow)
5. Kto decyduje się na elektroniczny obieg dokumentów?
9. Szkolenie z działania systemu obiegu dokumentów
10. Wersja demo
Elektroniczny obieg dokumentów – zalety
Elektroniczny obieg dokumentów całkowicie niweluje problem dotyczący zagubienia ważnych dokumentów występujących w firmie. Dzięki niemu jesteśmy w stanie swobodnie wyszukiwać niezbędne dla nas informacje z danego okresu. Takie rozwiązanie to nie tylko uporządkowanie całej “papierologii” firmy, ale też jej archiwizacja. Sami możemy ustalić kto i w jakim stopniu widzi dokumenty krążące po firmie. Obieg dokumentów integruje się z systemami klasy ERP, o czym piszemy poniżej.

Analiza i wdrożenie obiegu dokumentów
Samo wdrożenie poprzedzone analizą i rozmowami z klientem, co pozwala ustalić najlepszą ścieżkę przebiegu dokumentu. Droga ta często uzależniona jest od wielkości firmy, specyfiki jej działania oraz potrzeb, jakie ma spełniać system. Schemat przebiegu tworzony jest od podstaw, dlatego też nie ma ograniczeń pod kątem wymagań stawianych przez klienta. Na długość trwania analizy oraz wdrożenia ma wpływ między innymi ilość stanowisk oraz złożoność wybranego schematu. Informujemy na bieżąco o wykonywanych działaniach oraz pracach, jakie zaplanowane są w przyszłości.
Elektroniczny obieg dokumentów przed i po wdrożeniu
Zarządzanie dokumentami w firmie poprawia jej funkcjonalność, a o tym jak istotne jest odpowiednie zastosowanie systemu możemy przekonać się na przykładzie przedsiębiorstwa zajmującego się sprzedażą. Zanim wprowadzono system do zarządzania dokumentami (workflow) każdy z działów pracował osobno, przez co nie do końca miał świadomość, gdzie znajdują się konkretne umowy i dokumenty. Często bez obiegu dokumentów dochodzi do zagubienia się konkretnych faktur lub zapytań ofertowych, przez co zarówno opłaty, jak i odpowiedzi mogą nie być zrobione na czas.