System do koordynacji działań w firmie

Rozsądny harmonogram, odpowiednie przydzielanie dyspozycji, a także stały nadzór nad postępami to absolutne podstawy, jeśli chce się skutecznie zarządzać przedsiębiorstwem. Kiedy jednak zespół się powiększa, konieczne jest wdrożenie hybrydowego modelu pracy czy chce się zwiększyć wydajność pracowników, zwykle potrzebne jest dodatkowe wsparcie. Wyjaśniamy, dlaczego warto zdecydować się na system do koordynacji zadań w firmie oraz jak wybrać najlepsze oprogramowanie tego typu!

System do koordynacji działań w firmie i jego zalety

System do koordynacji działań w firmie jest niezwykle praktycznym udogodnieniem. Oprogramowanie tego typu składa się z kilku współpracujących ze sobą narzędzi, które odpowiadają za inne aspekty zarządzania. Dobry program powinien oferować takie moduły, jak m.in.:

• elektroniczny obieg dokumentów – umożliwia pełną kontrolę nad przepływem informacji. Daje łatwy, ale w pełni bezpieczny dostęp do najważniejszych dokumentów. Usprawnia wiele procesów, ponieważ pomaga automatyzować żmudne formalności;
• archiwizacja dokumentów – pozwala gromadzić i porządkować wszystkie dokumenty, tak by dało się szybko odnaleźć potrzebne informacje. Przy tym chroni je przed niepożądanymi zdarzeniami, m.in. modyfikacją, utratą czy przekazaniem osobom nieuprawnionym;
• system CRM – odpowiada za relacje z klientem. Pomaga skrócić cykl sprzedażowy, oraz gromadzi wszystkie informacje związane z dotychczas otrzymanymi poleceniami, wykonanymi zadaniami, wprowadzonymi zmianami itp. Przy okazji stanowi przydatne narzędzie usprawniające nadzór nad postępami prac;
• projekty – pomaga na bieżąco zarządzać prowadzonymi działaniami w ramach określonych projektów. Ułatwia kontrolowanie ustalonego harmonogramu, wykrywanie błędów, wprowadzanie poprawek i monitorowanie postępów. Minimalizuje ryzyko opóźnienia, przekroczenia budżetu czy innych sytuacji kryzysowych;
• Business Intelligence – tworzy analizy oraz raporty w formie przejrzystych wykresów i diagramów. W ten sposób umożliwia realną ocenę aktualnej sytuacji w firmie oraz pozwala szybko wykrywać ewentualne zagrożenia, a także ukryty potencjał.

Po wdrożeniu profesjonalnego systemu do koordynacji działań w firmie można usprawnić i ułatwić codzienną pracę wszystkich działów. Przy tym cały czas ma się pełną kontrolę nad tym, co dzieje się w przedsiębiorstwie oraz jak pracownicy wywiązują się ze swoich obowiązków. Dzięki temu narzędziu IT można bardziej świadomie podejmować ważne decyzje biznesowe, co z kolei pozwala w pełni wykorzystać potencjał posiadanych zasobów, zwiększyć zyski oraz zdynamizować rozwój firmy.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze?

Na rynku można znaleźć wiele systemów do koordynacji działań w firmie. Nie warto jednak decydować się na pierwsze lepsze oprogramowanie. Wdrożenie nowych narzędzi IT zupełnie rewolucjonizuje organizację pracy, dlatego trzeba ostrożnie dobrać odpowiedni wariant. Najlepiej zdecydować się na system modułowy, dostosowany do specyfiki przedsiębiorstwa oraz branży, jaką reprezentuje.

System przede wszystkim powinien być skuteczny, dlatego musi oferować funkcje, które rzeczywiście będą przydatne. Do tego nie powinien być zbyt skomplikowany w obsłudze, tak by proces jego implementacji nie wiązał się z dodatkowymi utrudnieniami ze strony pracowników, np. reprezentujących starsze pokolenia.

Przy wyborze oprogramowania warto też upewnić się, że jest odpowiednio elastyczne. Powinno być skalowalne, czyli musi rozwijać się wraz z firmą i na bieżąco dostosowywać do nowych wyzwań. Musi optymalnie upraszczać i automatyzować wiele procesów, a także usprawniać komunikację.

Bardzo ważne jest również to, by system do koordynacji działań w firmie był integralny z innymi wykorzystywanymi narzędziami IT, np. programami typu ERP czy dedykowanymi aplikacjami. Jeśli będzie w stanie połączyć się z ich bazami danych, proces wdrożenia przebiegnie o wiele szybciej, a także da jeszcze lepsze rezultaty.

Współcześnie ogromne znaczenie ma także przystosowanie oprogramowania do urządzeń mobilnych. Aktualnie w wielu firmach praca nadal realizowana jest w trybie zdalnym lub hybrydowym. Z tego względu dobrze, by wybrany system mógł być obsługiwany na dowolnym komputerze, a także żeby był dostępny z poziomu smartphone’a czy tabletu. Dzięki temu pracownicy będą mogli wywiązywać się ze swoich obowiązków niezależnie od tego, gdzie się znajdują.

Jak sprawdzić system przed zakupem?

Na pierwszy rzut oka trudno jest ocenić funkcjonalność oprogramowania. Nawet najbardziej szczegółowe opisy w rzeczywistości nie mogą zagwarantować, że dane narzędzie faktycznie okaże się przydatne. Działanie systemu da się sprawdzić tylko w praktyce. Z tego względu oferujemy specjalne prezentacje, na których można na własne oczy przekonać się, jak sprawdza się oferowana przez nas Platforma Connecto.

Po wstępnej rozmowie z konsultantem przygotujemy dla Ciebie spersonalizowaną wersję oprogramowania. Przedstawimy Ci ją na spotkaniu, które odbędzie się w dogodnym dla Ciebie terminie, a także miejscu – jeśli chcesz, możemy też przeprowadzić je zdalnie. Na nim dokładnie omówimy wszystkie funkcje naszego systemu, a także od razu pokażemy, jak się je wykorzystuje. Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania oraz rozwiejemy ewentualne wątpliwości. Przy tym udział w takiej prezentacji jest całkowicie darmowy i nie wiąże się z koniecznością zakupu produktu.

Jesteś zainteresowany naszym systemem do koordynacji działań w firmie? Zadzwoń na numer 32 263 00 00 lub wypełnij formularz w zakładce kontakt!