Archiwizacja dokumentów księgowych a system

Każdego dnia w przedsiębiorstwach, urzędach i innych instytucjach powstają ogromne ilości dokumentów. Jeśli chce się utrzymać porządek, należy odpowiednio je przechowywać. Do tego potrzebne jest profesjonalne oprogramowanie. Wyjaśniamy, jak mają się do siebie archiwizacja dokumentów księgowych a system!

System do archiwizacji dokumentów księgowych

Digitalizacja dokumentów księgowych pozwala znacznie ograniczyć ilość segregatorów zalegających na regałach, ale musi być właściwie prowadzona. Cyfrowe dane także trzeba odpowiednio sortować i przechowywać. W przeciwnym razie może dojść do zamieszania, które przyczyni się do pomyłek, opóźnień, nieporozumień oraz innych problemów.

Najlepszym rozwiązaniem jest profesjonalny system do archiwizacji dokumentów księgowych. Pomaga łatwo gromadzić, segregować i przechowywać wszystkie najważniejsze pisma, takie jak np. umowy, faktury, rachunki czy zestawienia. Dzięki niemu można szybko odnaleźć potrzebny dokument – uprawniony pracownik za pomocą kilku kliknięć pobierze z platformy jego cyfrową wersję.

Archiwizacja dokumentów to nie tylko ich przechowywanie i udostępnianie, ale też ochrona ważnych danych. Papierowe oryginały można odłożyć w bezpieczne miejsce, by korzystać tylko z cyfrowych wersji. Te są dodatkowo zabezpieczone przed przypadkowym skasowaniem czy uszkodzeniem (np. niewskazaną modyfikacją). System rejestruje także, kto ostatnio miał do nich dostęp – ponieważ jest on przyznawany tylko wybranym osobom, ma się pewność, że żadne dane nie trafią w niepowołane ręce.

Archiwizacja dokumentów księgowych – system

Archiwizacja dokumentów księgowych pozwala znacznie usprawnić wiele procesów, dlatego stanowi niezastąpione wsparcie w codziennej pracy. Zaawansowany system opisów oraz nowoczesna wyszukiwarka pomagają błyskawicznie wyszukać niezbędne informacje, nawet jeśli nie zna się dokładnej nazwy pliku. W ten sposób można znaleźć np. konkretną umowę, filtrując dokumenty wystawione na danego kontrahenta w określonym przedziale czasowym.

Z systemu mogą korzystać wszyscy uprawnieni pracownicy, przez co jest im łatwiej komunikować się z działem księgowości – nie muszą np. osobiście przekazywać faktury czy wysyłać je w wiadomościach e-mail, która mogą łatwo zostać przeoczone.  Do tego oprogramowanie jest intuicyjne w obsłudze oraz wyjątkowo wygodne. Platforma Connecto jest dostępna nie tylko na komputerach, ale też urządzeniach mobilnych. Dzięki temu doskonale sprawdza się w przypadku osób pracujących zdalnie lub w terenie.

Dzięki archiwizacji dokumentów księgowych można zachować nienaganny porządek, który przyczynia się do dobrej organizacji pracy. System pozwala szybko znaleźć potrzebne pisma, pomaga je łatwo przekazywać, a także chroni je przed utratą lub wyciekiem. Dzięki niemu można w najlepszy sposób zapanować nawet nad bardzo rozbudowaną dokumentacją, niezależnie od tego, czy prowadzi się małe przedsiębiorstwo, czy ogromną firmę. Dynamicznie działająca instytucja nie tylko jest w stanie utrzymać swoją pozycję na rynku, ale też ma duże szanse na rozwój.

Jaki system do archiwizacji wybrać

Właśnie zastanawiałeś się, jaki system do archiwizacji wybrać? Umów się na prezentację, na której zobaczysz, jak działa elektroniczny obieg dokumentów przy korzystaniu z platformy Connecto. W ten sposób sprawdzisz, czy oprogramowanie na pewno będzie spełniać Twoje oczekiwania.

Po krótkiej wymianie informacji nasi konsultanci przygotują dla Ciebie spersonalizowaną ofertę. Wszystkie funkcje systemu przedstawią na specjalnym spotkaniu – może odbyć się stacjonarnie (w siedzibie Connecto lub w Twojej firmie) albo zdalnie. Udział w nim jest bezpłatny i niezobowiązujący. Prowadzący chętnie odpowiedzą na wszystkie pytania oraz dokładnie wyjaśnią, jak działa oprogramowanie, jakie korzyści daje jego stosowanie, jak wygląda proces wdrożenia itp. Chcesz się przekonać, dlaczego warto zainwestować w takie narzędzie IT? Zadzwoń na numer 32 263 00 00  lub wypełnij formularz w zakładce kontakt!