Digitalizacja obiegu dokumentów – dlaczego warto się zdecydować?

W każdej, nawet najmniejszej firmie każdego dnia ma się do czynienia z rozmaitymi fakturami, rachunkami, umowami, sprawozdaniami itp. Współcześnie już coraz rzadziej korzysta się z tradycyjnych, papierowych dokumentów. Cyfryzacja jest wygodniejsza, bezpieczniejsza, a do tego bardziej ekologiczna. Wirtualne archiwa to nowy standard, ponieważ znacznie ułatwia prowadzenie działalności, niezależnie od branży. Wyjaśniamy, jakie korzyści daje digitalizacja obiegu dokumentów!

Digitalizacja dokumentów

Digitalizacja dokumentów jest obecnie najwygodniejszym i najbardziej opłacalnym rozwiązaniem. Dzięki cyfryzacji można uzyskać pełną kontrolę nad wewnętrzną oraz zewnętrzną wymianą informacji. Pliki da się o wiele łatwiej i szybciej przekazywać, a także przechowywać.

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala zgromadzić w jednym miejscu setki umów, faktur, raportów, sprawozdań itp. W ten sposób oszczędza się czas pracowników, automatyzuje wiele formalności, a także dynamizuje pracę, przyspieszając wewnętrzną komunikację.

Proces digitalizacji dokumentów obejmuje nie tylko tworzenie nowych plików, ale też przekształcanie papierowych wersji w cyfrowe, np. poprzez wykonywanie skanów i zapisywanie ich na dysku, serwerze, w chmurze itp. Tego typu pliki trzeba odpowiednio przechowywać, dbając o to, by były właściwie uporządkowane i posegregowane.

Archiwizacja dokumentów pomaga zachować porządek, tak by żadne pismo nie zostało przypadkiem zgubione, skasowane czy zmodyfikowane. Wszystkie pliki zostają sklasyfikowane i dokładnie opisane, co pozwala je w każdej chwili łatwo znaleźć osobom uprawnionym. Dzięki temu można je błyskawicznie odszukać, nawet jeśli nie zna się ich np. dokładnej nazwy czy daty wystawienia. Za pomocą kilku kliknięć da się także dotrzeć np. do wszystkich dokumentów związanych z obsługą danego projektu czy wybranego kontrahenta.

Digitalizację dokumentów w firmie najlepiej przeprowadzić ze wsparciem specjalistów, po inwestycji w profesjonalny system informatyczny. Nawet w mniejszej firmie powszechnie wykorzystywane rozwiązania, takie jak np. dyski Google, szybko przestają wystarczać. Najrozsądniej zdecydować się na spersonalizowaną, odpowiednio dostosowaną platformę, stworzoną przez doświadczonych programistów. Taka zmiana stanowi prawdziwą rewolucję, do której należy odpowiednio się przygotować.

Oprogramowanie przeznaczone do digitalizacji i archiwizacji dokumentów operuje ogromną ilością danych, dlatego procedura jego wdrożenia jest wieloetapowym procesem. Docelowo z systemu mają korzystać uprawnieni pracownicy różnych działów, przez co po wszystkim konieczne jest przeprowadzenie krótkiego szkolenia z jego obsługi.

Cyfryzacja dokumentów i jej zalety

Liczne zalety cyfryzacji dokumentów sprawiają, że rozwiązanie to jest już w zasadzie powszechnie stosowane. Przede wszystkim profesjonalny system usprawnia codzienną pracę i pomaga zachować dobrą organizację.

Cyfryzacja dokumentów to:

• łatwiejszy dostęp do informacji – dokumenty w formie plików można szybciej przekazywać między uprawnionymi osobami. Pracownicy posiadający dostęp do archiwum mogą w każdej chwili, z każdego miejsca sprawdzić potrzebne dokumenty;
• oszczędność miejsca i redukcja kosztów – digitalizacja zwalnia z konieczności przeznaczania dodatkowych pomieszczeń na archiwum. Do tego ogranicza wydatki związane z min. drukiem, kserowaniem i przechowywaniem papierowych dokumentów;
• bezpieczeństwo – pliki są chronione przez szyfrowanie i hasła oraz kilkuetapową weryfikację. Przy tym nie są narażone na np. zalanie, pożar czy zgubienie. Do tego system tworzy kopie zapasowe oraz odnotowuje, kto ostatnio miał dostęp do wybranych dokumentów. Dzięki temu ryzyko utraty, wycieku czy kradzieży danych jest ograniczone do minimum;
• łatwiejsza komunikacja – cyfrowe dokumenty można szybciej i łatwiej przekazywać pomiędzy pracownikami oraz kontrahentami z całego świata. Rozwiązanie to jest szczególnie wygodne wtedy, gdy firma posiada działy w różnych lokalizacjach, a także przydaje się przy pracy zdalnej i hybrydowej;
• sprawniejszy workflow – możliwość szybszej wymiany informacji usprawnia wykonywanie codziennych obowiązków, przez co usprawnia przepływ pracy i zwiększa wydajność pracowników. W efekcie minimalizuje ryzyko opóźnień, pomyłek oraz innych zakłóceń (np. dublowania pracy);
• przydatne analizy danych – specjalny moduł może zbierać dane z cyfrowych dokumentów, by na ich podstawie tworzyć raporty zawierające cenne informacje. Dzięki nim można bardziej świadomie zarządzać firmą i trafniej podejmować kluczowe decyzje biznesowe;
• ograniczenie szkodliwego wpływu na środowisko – redukcja wykorzystania papieru zmniejsza produkcję odpadów (nie tylko papierowych, ponieważ zużywane są też m.in. tonery i tusze do drukarek) oraz śladu węglowego (m.in. mniej surowców i energii zużywanych w procesie produkcji, brak konieczności wysyłki dokumentów pocztą/kurierem).

Cyfryzacja obiegu dokumentów

To prawdziwa rewolucja środowiska pracy w firmie. Z tego względu konieczne jest wdrożenie zaawansowanego oprogramowania pod okiem doświadczonych specjalistów, którzy zadbają o bezpieczeństwo danych.

Platforma Connecto oferuje nowoczesne narzędzia przeznaczone do digitalizacji obiegu dokumentów. Aby najlepiej poznać i zrozumieć ich funkcjonalność, warto umówić się na specjalną prezentację. Nasi konsultanci mogą przygotować dla Ciebie spersonalizowaną ofertę, którą przedstawią Ci na umówionym spotkaniu. Demonstracja może odbyć się stacjonarnie (w Twojej firmie lub w siedzibie Connecto) albo zdalnie, na wideokonferencji. Udział w niej jest całkowicie darmowy i nie zobowiązuje do zakupu oprogramowania.

Podczas spotkania można uzyskać odpowiedzi na wszystkie pytania, a także przekonać się, jak rzeczywiście wygląda i działa system. Konsultanci wyjaśniają także, jak przebiega proces cyfryzacji obiegu dokumentów i wdrożenia platformy. Jesteś zainteresowany takim rozwiązaniem? Zadzwoń na numer 32 263 00 00 lub wypełnij formularz w zakładce kontakt!