Elektroniczny obieg faktur w firmie. Poznaj cały proces

To, w jaki sposób i do kogo trafi faktura jest całkowicie zależne od osób wybierających system. Przy analizie przedwdrożeniowej ustalana jest ścieżka obiegu dokumentu wraz z wszelkimi akceptacjami i odrzuceniami dokumentu. Powyższy screen jest tylko przykładem. Obieg dokumentu faktury jest dowolny i odzwierciedla ten, który wykorzystywany jest w firmie w formie papierowej.

Elektroniczny obieg faktur z Connecto DMS

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na monitorowanie położenia dokumentu, proste wyszukiwanie oraz archiwizację w systemie. Dzięki temu widzi go każda uprawniona osoba z dowolnego oddziału firmy. Moduł obiegu faktury kosztowej (elektroniczny obieg dokumentów) to tylko jedna z częściPlatformy Connecto. Pozostałe moduły, z których składa się oprogramowanie to:

CRM – moduł pozwalający na planowanie kontaktów i rejestrowanie przeprowadzonych spotkań czy rozmów telefonicznych. Ponadto umożliwia przydzielanie zadań oraz ustawianie przypomnień ich wykonania.

Projekty – kontrola poprzez harmonogramowanie zadań i zarządzanie dokumentacją projektową. Przeważnie wykorzystywane w firmach budowlanych, choć nie jest to regułą.

Business Intelligence – moduł umożliwiający tworzenie raportów oraz analizowanie ich przez właścicieli/zarząd firmy

Integracja obiegu faktury kosztowej

Elektroniczny obieg faktur integruje się z oprogramowanie klasy ERP (np. Comarch ERP XL, Comarch ERP Optima). Za odpowiednie wdrożnie oraz integrację odpowiada analiza przedwdrożeniowa, o której już pisaliśmy. Z oprogramowania korzystają małe i średnie firmy (sektor MŚP) oraz duże przedsiębiorstwa.

Czy elektroniczny obieg dokumentów w firmie jest obowiązkowy?

Elektroniczny obieg dokumentów aktualnie nie jest obowiązkowy dla przedsiębiorstw. Mogą go wdrożyć firmy każdej wielkości i z dowolnej branży, traktując go jako narzędzie usprawniające codzienną pracę oraz zarządzanie dokumentacją.

Przedsiębiorcy decydują się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów przede wszystkim ze względu na liczne korzyści, takie jak szybsze rejestrowanie i akceptowanie faktur, łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów, bieżące monitorowanie ich statusu oraz bezpieczna archiwizacja w jednym miejscu.

Choć rozwiązanie to nie jest wymagane przepisami, jego popularność stale rośnie. Cyfrowy obieg dokumentów pozwala usprawnić procesy administracyjne, ograniczyć ilość dokumentacji papierowej oraz zminimalizować ryzyko zagubienia ważnych dokumentów, co przekłada się na większą efektywność funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Jakie firmy decydują się na elektroniczny obieg dokumentów?

Na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów decydują się firmy, które każdego dnia przetwarzają dużą liczbę dokumentów i chcą usprawnić ich obieg, archiwizację oraz wyszukiwanie.

Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów odnalezienie potrzebnej faktury, umowy czy pisma zajmuje zaledwie kilka sekund. Takie ułatwienie świetnie sprawdza się niezależnie od skali czy branży, dlatego systemy tego typu powszechnie wdrażają:

• małe i średnie firmy (MŚP) – które chcą usprawnić ewidencję dokumentów, przyspieszyć obieg faktur oraz uzyskać łatwy dostęp do archiwalnych danych i drogi dokumentu,
• duże przedsiębiorstwa i korporacje – potrzebujące pełnej kontroli nad przepływem dokumentów, standaryzacji procesów oraz sprawnego zarządzania dokumentacją pomiędzy działami i oddziałami,
• firmy z różnych branż – elektroniczny obieg dokumentów znajduje zastosowanie zarówno w produkcji, handlu, usługach, jak i biurach rachunkowych czy organizacjach administracyjnych,
• przedsiębiorstwa posiadające wiele oddziałów – system umożliwia uprawnionym użytkownikom dostęp do dokumentów niezależnie od lokalizacji, co usprawnia współpracę pomiędzy jednostkami organizacyjnymi położonymi w innych miastach czy nawet krajach,
• firmy pracujące stacjonarnie, hybrydowo lub zdalnie – narzędzia IT pozwalają utrzymać taki sam poziom funkcjonalności niezależnie od modelu pracy.

Z kim firmy wdrażają obieg dokumentów?

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów najlepiej realizować we współpracy z dostawcą systemu. Specjaliści odpowiedzialni za oprogramowanie doskonale znają jego możliwości i funkcjonalności, dzięki czemu cały proces przebiega sprawnie i zgodnie z potrzebami przedsiębiorstwa.

Na każdym etapie wdrożenia można liczyć na profesjonalne wsparcie – od analizy potrzeb, przez konfigurację systemu, aż po jego uruchomienie. W razie potrzeby możliwe jest również wprowadzenie dodatkowych modyfikacji i personalizacji, które pozwolą lepiej dopasować rozwiązanie do specyfiki firmy.

Po zakończeniu wdrożenia dostawca zapewnia kompleksowe wsparcie obejmujące szkolenia użytkowników, pomoc techniczną oraz bieżące doradztwo, co pozwala szybko rozpocząć pracę z nowym systemem.