Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie produkcyjnej?

Dane i dokumenty są jednymi z najcenniejszych zasobów w procesach produkcyjnych. Z tego względu tak ważne jest, by wszystkie uprawnione osoby miały do nich łatwy dostęp. Dzięki rozmaitym narzędziom IT można je przekazywać, ale też modyfikować, zatwierdzać, archiwizować itp. W tym wpisie podpowiadamy, jak usprawnić obieg dokumentów w firmie produkcyjnej!

Najważniejsze etapy obiegu dokumentów w firmie produkcyjnej

Obieg dokumentów jest zorganizowanym systemem, obejmującym tworzenie, dystrybucję, przetwarzanie, przechowywanie i archiwizację danych. Informacje w firmie produkcyjnej pełnią kluczową rolę w zapewnieniu ciągłości procesów produkcyjnych, m.in. umożliwiając śledzenie materiałów, kontrolę jakości oraz sprawdzanie zgodności z normami prawnymi i branżowymi. Właściwe zarządzanie danymi i dokumentami minimalizuje ryzyko błędów, optymalizuje koszty, a także wspiera szybkie podejmowanie strategicznych decyzji.

Najważniejsze etapy obiegu dokumentów w firmie produkcyjnej obejmują:

1. Utworzenie/pozyskanie dokumentu – proces zaczyna się od stworzenia dokumentu, np. zlecenia produkcyjnego, instrukcji montażu czy raportu z kontroli jakości albo otrzymania dokumentu zewnętrznego, np. faktury od dostawcy, zamówienia klienta czy reklamacji produktu; zazwyczaj są to dokumenty pochodzące z systemów, np. ERP, albo zdigitalizowane wersje dokumentów papierowych.
2. Rejestracja – dokument trafia do centralnego rejestru, gdzie zyskuje unikalny numer i inne podstawowe metadane; system automatycznie rozpoznaje typ dokumentu i przypisuje go do odpowiedniego workflow.
3. Weryfikacja formalna – dokument jest sprawdzany pod kątem kompletności, poprawności formalnej (m.in. podpisy, daty, załączniki) i zgodności z wymogami prawnymi lub wewnętrznymi standardami; weryfikacja obejmuje np. sprawdzenie specyfikacji technicznej na zleceniu lub poprawność danych dostawy na fakturze.
4. Przekazanie do odpowiedzialnego działu – na podstawie metadanych dokument zostaje przekazany do właściwego działu, np. zlecenie produkcyjne do hali produkcyjnej, faktura do księgowości, a raport jakości do kontroli jakości.
5. Akceptacja – dokument jest sprawdzany pod względem merytorycznym (np. kierownik produkcji potwierdza wykonalność zlecenia), finansowym (np. księgowość weryfikuje budżet) i jakościowym (np. inspektor sprawdza zgodność z normami ISO).
6. Realizacja procesu – dokument zostaje wdrożony, np. dochodzi do uruchomienia produkcji na podstawie zlecenia, realizacji płatności za fakturę czy obsługi reklamacji; proces można śledzić w czasie rzeczywistym.
7. Ewidencja w systemach – proces jest zapisywany w kluczowych systemach, np. ERP lub księgowym.
8. Archiwizacja – dokument zostaje zarchiwizowany z pełną historią obiegu, metadanymi i załącznikami, zgodnie z RODO i wymogami co do okresów przechowywania.

Wdrożenie obiegu dokumentów w produkcji

Wdrożenie elektronicznego obiegu w produkcji to wieloetapowy proces.

1. Analiza procesów i potrzeb – kluczowe jest zidentyfikowanie typów dokumentów oraz zmapowanie ich obecnej ścieżki w firmie.
2. Wybór systemu – dobranie narzędzia z odpowiednimi modułami, a także zaprojektowanie workflow pod konkretne dokumenty.
3. Wstępne wdrożenie systemu z uwzględnieniem integracji z ERP oraz innymi wykorzystywanymi narzędziami.
4. Konfiguracja, testy i ostateczne uruchomienie systemu.

Po wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów specjaliści odpowiedzialni za stworzenie systemu zazwyczaj przeprowadzają szkolenia dla pracowników. Następnie powinni zapewniać kompleksowe wsparcie techniczne, obejmujące nie tylko bieżące usuwanie awarii, ale też aktualizowanie systemu.

Zalety obiegu dokumentów w branży produkcyjnej

Liczne zalety obiegu dokumentów w branży produkcyjnej sprawiają, że jest to rozwiązanie stosowane już powszechnie. Zaliczają się do nich:

• Mniejsze koszty papieru, drukowania i utrzymania archiwów fizycznych – przejście na elektroniczny obieg dokumentów zmniejsza wydatki na papier, tonery, drukarki i fizyczne archiwa, oszczędzając nie tylko pieniądze, ale też przestrzeń.
• Skrócenie czasu akceptacji zleceń – błyskawiczne przesyłanie i zatwierdzanie zleceń produkcyjnych między działami eliminuje potrzebę fizycznego przenoszenia papierów i skraca czas oczekiwania na podpisy; procesy odbywają się znacznie szybciej, co jest kluczowe w tej dynamicznej branży.
• Redukcja opóźnień w uruchamianiu produkcji – zautomatyzowany workflow i powiadomienia o statusie dokumentów zapewniają ciągłość łańcucha dostaw i planowania linii produkcyjnych; firma może skrócić czas od przyjęcia zlecenia do startu produkcji nawet o 70%.
• Minimalizacja ryzyka pracy z nieaktualnymi instrukcjami czy specyfikacjami – system zarządza wersjami, archiwizując przestarzałe; operatorzy pracują zawsze na najnowszych wytycznych, co zmniejsza ryzyko defektów i reklamacji, a także pomaga spełnić wszystkie normy.
• Lepsza kontrola kosztów – śledzenie wydatków w czasie rzeczywistym poprzez integrację z ERP pozwala na bieżące monitorowanie budżetów produkcji, zakupów surowców i kosztów operacyjnych; stała kontrola umożliwia szybkie korekty i optymalizację, pomagając redukować marnotrawstwo i inne niedopatrzenia.
• Pełna ścieżka dokumentów – każdy dokument ma historię zmian, akceptacji i dostępu z podpisami elektronicznymi, co ułatwia audyty oraz gwarantuje pełną zgodność z przepisami (np. RODO, ISO).
• Zwiększenie bezpieczeństwa danych – centralne przechowywanie dokumentów z licznymi systemami bezpieczeństwa (m.in. szyfrowaniem, kopiami zapasowymi i rolami dostępu) chroni wrażliwe dane przed kradzieżą czy utratą.

Szkolenie z elektronicznego obiegu dokumentów w firmie produkcyjnej

Usługi oferowane przez zespół Connecto obejmują znacznie więcej niż tylko dostarczenie odpowiedniego systemu. Zapewniamy wsparcie w zakresie doboru idealnego rozwiązania, a następnie zajmujemy się jego implementacją. Wykonana przez nas analiza przedwdrożeniowa gwarantuje sprawny przebieg całego procesu. Przeprowadzamy także szkolenie z elektronicznego obiegu dokumentów w firmie produkcyjnej oraz zapewniamy stałą opiekę techniczną nad działaniem systemu.

Chcesz wdrożyć w swojej firmie elektroniczny obieg dokumentów? Zadzwoń 32 263 00 00, skorzystaj z zakładki kontakt lub wypełnij poniższy formularz.