Jak wybrać firmę, która wdroży system klasy ERP?
Chcesz zacząć korzystać z nowoczesnych narzędzi IT w swojej firmie? Ich zakup to jedynie początek – każde oprogramowanie musi być odpowiednio zaimplementowane. Na co zwrócić uwagę, by cały proces przebiegł bez zarzutów?Podpowiadamy, jak wybrać firmę, która wdroży system klasy ERP!
Wybór firmy do wdrożenia systemu ERP
Wybór firmy do wdrożenia systemu ERP powinien być poprzedzony gruntownym researchem. Dobre oprogramowanie to dopiero połowa sukcesu. Najlepsze firmy IT zapewniają pełne wsparcie w zakresie implementacji, przed którą przeprowadzają specjalną analizę. Dzięki temu tworzą plan, według którego mogą szybko i bez utrudnień wprowadzić nowe rozwiązania.
Systemy ERP wdraża się w ramach wieloetapowego procesu. Co więcej, jest to ogromna zmiana, dlatego trzeba się do niej właściwie przygotować. Znaczenie ma wiele kwestii, m.in. czy oprogramowanie ma zastąpić używane dotychczas narzędzia, czy je uzupełnić. Ponieważ cała procedura obejmuje pracę z cennymi danymi, konieczne są najwyższe środki ostrożności oraz przemyślana strategia. W ten sposób minimalizuje się ryzyko utraty danych czy innych problemów, które mogą doprowadzić do kłopotliwego chaosu.
Ważnym zagadnieniem związanym z wdrażaniem systemu ERP jest też przygotowanie pracowników. Przed uruchomieniem oprogramowania konieczne jest przynajmniej krótkie szkolenie, które zapozna przyszłych użytkowników z podstawowymi funkcjami. Nawet w przypadku prostych, intuicyjnych w obsłudze systemów warto poświęcić chwilę na takie zapoznanie, ponieważ przejście na nowy system będzie wtedy zdecydowanie łatwiejsze i mniej stresujące.
Wybierając firmę do wdrożenia systemu ERP warto pamiętać o wszystkich tych kwestiach, ale oczywiście nie są jedynymi, którymi należy się kierować.
Na co zwrócić uwagę?
Przy wyborze firmy do wdrożenia system ERP przede wszystkim powinno się uwzględnić 4 główne kryteria: doświadczenie, ceny, kontakt i obsługę serwisową oraz opinie.
Ogromne znaczenie ma doświadczenie. Dobre metody i strategie wypracowuje się latami. Przy tym warto jednak zaznaczyć, że tyczy się to nie tylko samej firmy (czyli tego, ile czasu działa na rynku), ale raczej zespołu – najlepiej wejść we współpracę z ekspertami o odpowiednim wykształceniu i latach przepracowanych w branży. Dobrze, by wśród nich znalazły się osoby także spoza IT, tak by oferowane podejście skupiało się nie tylko na zagadnieniach stricte technicznych. Liczba pracowników również ma znaczenie, bowiem im więcej konsultantów, tym szybciej można otrzymać kompleksowe, indywidualne wsparcie.
Wybierając dużą firmę ma się pewność, że nie zostanie zamknięta z dnia na dzień, co byłoby wyjątkowo kłopotliwe. Wtedy bowiem zostałoby się bez wsparcia serwisowego i opieki technicznej. Przy tym warto też sprawdzić, czy przedsiębiorstwo jest certyfikowanym partnerem producenta oprogramowania albo samo jest twórcą systemu. Niezależnie od tego, czy wybierze się rozwiązanie dystrybuowane czy autorskie, powinno się sprawdzić, czy jest kompatybilne z innymi popularnie wykorzystywanymi narzędziami IT.
Bardzo ważnym kryterium wyboru jest oczywiście cena systemu. W przypadku rozwiązań tworzonych na zamówienie, będzie z pewnością zależna od liczby i złożoności modułów, a także licencji dostępowych. Gotowe programy mają stałe ceny, w dodatku często niższe. Najważniejsze jest, by dobrać system do realnych potrzeb firmy. Często okazuje się, że lepiej na początku zapłacić nieco więcej, ponieważ w ten sposób zdobędzie się narzędzia, które będą w ogólnym rozrachunku bardziej opłacalne, a co więcej, mogą przyczynić się do redukcji kosztów prowadzenia działalności. Przy tym nie można zapomnieć o tym, że często wyższa cena wiąże się z dodatkowymi kosztami tak ważnych elementów, jak np. analiza przedwdrożeniowa czy szkolenia dla pracowników.
Co jeszcze jest ważne?
Często pomijaną kwestią jest kontakt, który w praktyce ma ogromny wpływ na współpracę z dostawcą systemu. Przy wyborze trzeba się upewnić, że dostępny będzie Help Desk, za pośrednictwem którego można błyskawicznie skontaktować się z pomocą techniczną. W razie ewentualnej awarii dobrze jest mieć możliwość szybkiego porozumienia się z konsultantami, by problem został rozwiązany w kilka chwil. Najlepiej, by wsparcie było zapewnione przez całą dobę.
Przy przeglądaniu różnych ofert na pewno warto wziąć pod uwagę opinie innych klientów. Można je znaleźć m.in. na forach, grupach dyskusyjnych czy w sekcji Opinii Google. Duża liczba pozytywnych recenzji na pewno pomoże podjąć ostateczną decyzję, ale najważniejsze, by skupić się na tym, co konkretnie jest chwalone – w ten sposób łatwiej ocenić, czy system rzeczywiście spełni konkretne wymagania. Niektóre firmy współpracują ze znanymi przedsiębiorstwami, co już samo w sobie jest świetną rekomendacją. Najlepiej, by były to firmy z podobnej branży.
Oczywiście nie są to jedyne kwestie, które trzeba przeanalizować przed wyborem systemu ERP, ale zdecydowanie nie można ich pominąć. Na pewno dobrym pomysłem będzie skontaktowanie się z producentem w celu omówienia szczegółów – w ten sposób można przy okazji sprawdzić m.in. podejście do klienta, profesjonalizm w relacjach czy chociażby czas reakcji na zapytania.
Dlaczego warto postawić na specjalistów?
Współpraca ze specjalistami to gwarancja, że wybrany system będzie funkcjonalny, bezpieczny i opłacalny. Profesjonalne, cenione w branży rozwiązania IT są niezawodne oraz skuteczne.
Connecto jest certyfikowanym partnerem firmy Comarch. W naszej ofercie poza autorskimi programami oferujemy popularne wśród polskich i europejskich przedsiębiorców systemy Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP XL. Gwarantujemy całodobowe wsparcie techniczne ze strony doświadczonych specjalistów.
Chcesz poznać więcej szczegółów? A może interesuje Cię spotkanie, na którym za darmo zaprezentujemy Ci możliwości oferowanych przez nas systemów? Wypełnij formularz kontaktowy lub zadzwoń pod numer 32 263 00 00.