Jak zarządzać procesami w firmie budowlanej [video]

System DMS pozwala zarządzać procesami miękkimi w firmie budowlanej. Skupia on informacje na temat kontrahentów oraz prowadzonych zleceń pod kątem rozliczeń i dokumentacji. Rozwiązanie opiera się o dwa kluczowe moduły: obieg dokumentów i zarządzanie projektami.

Często wybieranymi modułami są BI wykorzystywany do analizy zgromadzonych danych oraz CRM służący do zarządzania procesem sprzedażowym. Niemal każdy klient decyduje się również na moduł integracji z zewnętrznymi systemami, np. oprogramowaniem księgowym czy sprzedażowym. Opisane narzędzia w pełni odzwierciedlają procesy zachodzące w organizacji.

Zarządzanie procesami w firmie budowlanej – obszary

Platforma Connecto DMS składa się ze wstążki, która zawiera odnośniki do różnych obszarów systemu. W tym przypadku kartoteki kontrahentów zintegrowanej z systemem księgowym, listy projektów, budżetów oraz różnego rodzaju dokumentów biorących udział w obiegu procesów biznesowych.

Użytkownik ma dostęp do listy kontrahentów, która na żywo pobierana jest z systemu ERP. Oznacza to, że każda zmiana wprowadzana w systemie DMS, pojawia się w programie księgowym oraz odwrotnie. Dane znajdujące się na liście kontrahentów mogą być sortowane, grupowane i przeszukiwane według dowolnej cechy, np. miasta, rodzaju czy nazwy firmy.

System DMS od Connecto pozwala na zebranie kluczowych informacji o kontrahencie z różnych niepowiązanych źródeł danych i zestawienie ich w jednym miejscu. Wszystkie widoczne elementy formularza można dowolnie personalizować według potrzeb i wymagań przedsiębiorstwa. Zarówno wygląd jak i zakres danych wyświetlanych na formularzu może zmieniać się w zależności od poziomu uprawnień, jakie posiada użytkownik.

Z lewej strony ekranu znajdują się podstawowe informacje o Kliencie, takie jak, nazwa firmy, podział na odbiorców i dostawców czy dane teleadresowe. Z prawej strony widoczne są dokumenty powiązane z kontrahentem. Użytkownik w prosty sposób może znaleźć interesujący go dokument i uruchomić jego formularz. Każdy z dokumentów definiowany jest przez użytkownika. W tym przypadku mamy do czynienia z umowa, pismami i fakturami.

Lista osób kontaktowych, projekty i planowanie budżetu

Dostępna jest także lista osób kontaktowych. W opisywanym przypadku klient uznał, aby na formularzu kontrahenta znalazła się książka adresowa. Dzięki niej pracownicy mają łatwy i szybki dostęp do numerów telefonów oraz adresów email kluczowych pracowników.

Zakładka projekty przedstawia zarówno aktualnie prowadzone zlecenia, jak i te, które są już zakończone. Obok nazw projektów znajduje się proste podsumowanie budżetów, w podziale na planowane i realne koszty oraz przychody. Zakładka budżety jest jednym z ważniejszych obszarów systemu. Zawiera ona szczegółowe informacje finansowe prowadzonej budowy. Struktura budżetu tworzona jest wspólnie z Klientem. W naszym przypadku korzystamy z najpopularniejszej struktury budżetowej odzwierciedlającej planowane koszty i przychody.

Planowanie budżetu może odbywać się zbiorczo lub okresowo (np. w podziale na miesiące). Natomiast realne wartości kosztów i przychodów wynikają z obiegu dokumentów rozliczeniowych takich jak: faktury kosztowe i sprzedażowe, karty pracy czy protokoły. Budżet można analizować w sposób szczegółowy, wyświetlając listę dokumentów rozliczeniowych, jakie wpływają na poszczególne pozycje. Jednym z nich jest faktura kosztowa. Mówimy o niej filmie „Connecto DMS – obieg faktury kosztowej”.

Terminowość

Dla wielu firm równie ważne jak finanse jest terminowe wykonywanie prac. Prezentowana zakładka pozwala na rozplanowanie poszczególnych etapów budowy pod kątem terminów, a następnie monitorowanie realnego czasu wykonania na wykresach Gantta. Przedsiębiorstwa również dużą wagę przykładają do procesu sprzedażowego, aby mieć bogaty portfel zamówień.

Na ekranie widzimy listę postępowań ofertowych, która zawiera wszystkie dokumenty wchodzące w skład procesu sprzedażowego. Użytkownik klikając w wybrane postępowanie uruchamia jego formularz. W ramach postępowania ofertowego rejestrowana może być dowolna ilość zapytań przychodzących i wychodzących wraz z towarzyszącymi im ofertami. Celem procesu jest pozyskanie zamówienia lub podpisanie umowy.

Na ich podstawie postępowanie ofertowe może zostać przekształcone do jednego lub wielu zleceń. Dane zebrane w czasie przeprowadzenia procesu będą mogły być analizowane w systemie Business Intelligence i wykorzystane do usprawnienia procesu sprzedażowego.

Prezentacja systemu

Poznaj oferowane przez nas oprogramowanie dla budownictwa, dzięki prezentacji prowadzonej przez specjalistów Connecto. Zadzwoń 32 263 00 00 lub przejdź do zakładki kontakt.