Jak usprawnić obieg dokumentów w branży budowlanej?

Zarządzanie inwestycjami, projektami, fakturami i wykonawcami wiąże się z dużą ilością formalności, które trzeba na bieżąco nadzorować. Cyfryzacja pozwala na szybsze, bardziej efektywne i bezpieczne prowadzenie procesów oraz analizę danych. Z tego wpisu dowiesz się, jak usprawnić obieg dokumentów w branży budowlanej!

Rodzaje dokumentów w budownictwie

Firmy z sektora budowlanego na co dzień korzystają z ogromnej liczby dokumentów. Stanowią podstawę wielu procesów, a jednocześnie są źródłem ważnych danych. Przy tym znacznie różnią się od siebie, są regulowane przez inne przepisy oraz często trafiają do wielu odbiorców. Z tego względu tak ważne jest, by odpowiednio nimi zarządzać.

Do typowych, najczęściej wykorzystywanych dokumentów w branży budowlanej zaliczają się:

• Dokumenty finansowe – obejmują m.in. faktury za materiały i usługi, umowy z podwykonawcami, rachunki, zestawienia płatności, raporty finansowe, budżety oraz rozliczenia z inwestorem.
• Dokumenty projektowe – zawierają projekty budowlane (zagospodarowanie działki, architektoniczno-budowlane, techniczne), rysunki techniczne (rzuty, przekroje, elewacje), specyfikacje wykonania i odbioru robót (SWiOR), przedmiary robót, informacje BHP oraz projekty branżowe, m.in. wentylacja, wod-kan, gaz, elektryka, telekomunikacja.
• Dokumenty administracyjne i prawne – zwykle są to pozwolenia na budowę, zgłoszenia robót, decyzje o warunkach zabudowy, opinie i uzgodnienia (np. z konserwatorem, sanepidem, zarządcą drogi), protokoły odbiorów oraz dokumentacja geotechniczna i geologiczna.
• Dokumenty wykonawcze i eksploatacyjne – zaliczają się do nich m.in. dzienniki budowy, protokoły prób i badań, projekty powykonawcze, operaty geodezyjne, a także instrukcje użytkowania i konserwacji obiektów.
• Dokumenty transportowe i logistyczne – są to m.in. listy przewozowe, potwierdzenia dostaw materiałów, schematy transportu sprzętu ciężkiego oraz dokumenty celne w przypadku importu.

Obieg dokumentów w branży budowlanej i jego automatyzacja

Obieg dokumentów w budownictwie to wieloetapowy proces – od ich przygotowania, poprzez weryfikację, aż po zatwierdzenie i ostateczną archiwizację. Przykładowo, taka procedura wygląda następująco:

1. Przygotowanie i składanie wniosku – inwestor lub pełnomocnik gromadzi dokumentację (m.in. projekt budowlany, mapa sytuacyjna, oświadczenia) i składa wniosek elektronicznie, z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
2. Weryfikacja formalna i merytoryczna – sprawdzana jest kompletność dokumentów i ewentualne błędy; organ administracji (m.in. starostwo, PINB) analizuje zgodność z prawem budowlanym, uzyskując uzgodnienia branżowe (m.in. sanepid, drogi).
3. Wydanie decyzji lub pozwolenia – po pozytywnej weryfikacji następuje wydanie pozwolenia na budowę lub tzw. milcząca zgoda; dokumenty trafiają z powrotem cyfrowo do wnioskodawcy.
4. Realizacja na budowie – kierownik budowy prowadzi dziennik elektroniczny, rejestruje dostawy, protokoły badań i zmiany.
5. Kontrola i odbiór – PINB przeprowadza inspekcje, generowane są protokoły odbiorów częściowych/końcowych; zgłoszenie do użytkowania z załącznikami archiwizowane w systemie.
6. Archiwizacja i rozliczenie – ostatnie dokumenty (np. operaty geodezyjne, instrukcje BHP) są przechowywane w chmurze z audytem; następuje automatyzacja raportów finansowych i zamknięcie projektu w ERP.

Automatyzacja obiegu to najlepszy sposób na usprawnienie, ale też ułatwienie całego procesu. Umożliwia elektroniczne składanie, walidację (automatyczne sprawdzanie błędów formalnych) i śledzenie statusu kolejnych etapów w czasie rzeczywistym, co nie tylko eliminuje konieczność korzystania z papieru, ale przede wszystkim skraca czas oczekiwania nawet o połowę. Ponieważ zwalnia z wielu uciążliwych formalności, pozwala skupić się na ważniejszych procesach.

Elektroniczny obieg dokumentów w budownictwie – zalety

Elektroniczny obieg dokumentów w budownictwie znacznie optymalizuje rozmaite procesy administracyjne i operacyjne poprzez cyfryzację oraz automatyzację. Do największych zalet wdrożenia takiego rozwiązania zaliczają się:

• Skrócenie czasu procedur – redukcja czasu załatwiania spraw nawet o połowę dzięki szybkiemu wysyłaniu, przetwarzaniu i archiwizowaniu dokumentów.
• Zwiększenie efektywności – wydajność zespołów znacznie wzrasta przez eliminację prac manualnych.
• Minimalizacja błędów formalnych – automatyczne walidacje, predefiniowane szablony i możliwość śledzenia drogi dokumentów redukują pomyłki, opóźnienia i inne niedopatrzenia.
• Zaawansowane bezpieczeństwo – szyfrowanie, kwalifikowane podpisy elektroniczne, autoryzowany dostęp i inne zabezpieczenia chronią przed utratą, wyciekiem czy modyfikacją wrażliwych danych.
• Dostęp mobilny – członkowie zespołu mogą brać udział w formalnościach i korzystać z potrzebnych danych niezależnie od tego, gdzie się znajdują.
• Integracje systemowe – połączenie z systemami ERP, CRM itp. zapewnia spójny przepływ danych.

Jakie są rozwiązania obiegu dokumentów?

Obieg dokumentów w firmie budowlanej najlepiej wdrożyć za pomocą specjalnego oprogramowania do zarządzania danymi. Idealną opcją jest system uniwersalny, który przy okazji daje dostęp do wielu dodatkowych narzędzi. Takim właśnie rozwiązaniem jest platforma Connecto, która łączy funkcjonalności systemów DMS, CRM, ERP i BI. Działa w oparciu o moduły, dostosowane do indywidualnych potrzeb. Dzięki temu jest w pełni skalowalna i elastyczna.

Chcesz wdrożyć w swojej firmie oprogramowanie dla budownictwa? Umów się na prezentację, na której poznasz szczegóły i otrzymasz spersonalizowaną ofertę. Udział w spotkaniu jest darmowy i nie zobowiązuje do zakupu.

Wypełnij formularz kontaktowy lub zadzwoń pod numer 32 263 00 00.