Cyfryzacja firmy – na czym polega i od czego zacząć?

Nowoczesna technologia na wiele różnych sposobów usprawnia funkcjonowanie przedsiębiorstw z praktycznie wszystkich sektorów i branż. Podstawą jest korzystanie nie tylko z zaawansowanych maszyn ale przede wszystkim, odpowiednio dobranych systemów informatycznych. Wyjaśniamy, jak przebiega cyfryzacja firmy!

Na czym polega cyfryzacja firmy?

Cyfryzacja firmy jest procedurą polegającą na wprowadzaniu nowoczesnych, cyfrowych narzędzi do powszechnych procesów biznesowych, związanych z m.in. zarządzaniem, sprzedażą, marketingiem czy budowaniem relacji z kontrahentami. W praktyce skupia się na wdrażaniu odpowiednio dobranych narzędzi i technologii, które pomagają podnieść jakość oferowanych usług/produktów, umożliwiają bardziej efektywne wykorzystanie dostępnych zasobów i ostatecznie prowadzą do poprawy wizerunku marki, zwiększenia konkurencyjności oraz lepszych zysków.

W ramach cyfryzacji firmy inwestuje się w nowoczesne maszyny i urządzenia, a także systemy oraz inne narzędzia informatyczne, m.in. systemy ERP przeznaczone do planowania zasobów i CRM, dedykowane do zarządzania relacjami z klientami.

Elementy cyfryzacji firmy

Implementacja kolejnych udogodnień technologicznych obejmuje kilka obszarów. Główne elementy cyfryzacji firmy to:

• digitalizacja dokumentów i formalności – papierowe dokumenty zyskują cyfrową formę, a także wykorzystywane są narzędzia do generowania plików; wprowadzony zostaje elektroniczny obieg dokumentów, co oznacza, że wszystkie najważniejsze umowy, raporty, faktury itp. są tworzone, porządkowane, archiwizowane oraz przekazywane z pomocą dedykowanych narzędzi;
• automatyzacja procesów – specjalne maszyny, programy i algorytmy znacznie przyspieszają i ułatwiają rutynowe działania, co pozwala odciążyć pracowników i zwiększyć ich wydajność (mogą poświęcić czas i wysiłek na ważniejsze zadania);
• cyfrowa analiza danych – na podstawie danych pochodzących ze wspólnej bazy na bieżąco (lub na żądanie) generowane są raporty i wykresy, które umożliwiają uważniejsze monitorowanie sytuacji w firmie oraz pomagają świadomiej podejmować kluczowe strategiczne decyzje;
• ułatwienie dostępu – nowoczesne rozwiązania sprawiają, że pracownicy różnych działów mogą szybciej i w prostszy sposób wykonywać swoje zadania, ponieważ mogą w dowolnym czasie oraz miejscu korzystać z niezbędnych narzędzi oraz informacji, także za pośrednictwem urządzeń mobilnych.

System informatyczny w cyfryzacji

Jaką rolę odgrywa system informatyczny w cyfryzacji? Dobrze dobrane narzędzia IT to podstawa. Niezależnie od tego, jaki sprzęt jest wykorzystywany w organizacji, nawet przy podstawowych czynnościach niezbędne są specjalne programy i aplikacje. Najlepszym rozwiązaniem jest wdrożenie platformy modułowej, która łączy w sobie funkcjonalności różnych systemów. W ten sposób uprawnieni przedstawiciele różnych działów mogą wspólnie pracować w cyfrowym środowisku, które dostarcza im dane oraz narzędzia niezbędne do wykonywania codziennych obowiązków.

Najważniejsze, by przy wyborze systemu informatycznego w cyfryzacji kierować się tym, czy faktycznie jest dostosowany do specyfiki firmy. Doskonale sprawdzają się platformy, które są elastyczne i skalowalne. Mogą być odpowiednio spersonalizowane, a w razie potrzeby da się je odpowiednio modyfikować, tak by wszystkie funkcje były przydatne.

Zalety i możliwości systemów

Liczne zalety i możliwości systemów przeznaczonych do zarządzania różnymi obszarami firmy sprawiają, że są najpopularniejszym rozwiązaniem w zakresie cyfryzacji firmy. Z ich pomocą można w prosty sposób wynieść organizację na wyższy poziom. Przede wszystkim odpowiadają za:

• zwiększenie efektywności (dzięki m.in. automatyzacji, lepszemu wykorzystaniu danych oraz ułatwieniu i przyspieszeniu wielu procesów);
• poprawę relacji z klientami (dzięki m.in. lepszej komunikacji, łatwiejszemu dostępowi do danych, zautomatyzowanej obsłudze, większej możliwości personalizacji oferty);
• poprawę wizerunku (dzięki m.in. stosowaniu skuteczniejszych działań marketingowych oraz podniesieniu jakości produktów, usług, obsługi i relacji biznesowych),
• wdrażanie innowacji (dzięki m.in. szybszemu i łatwiejszemu rozwojowi nowych produktów/usług);
• zwiększenie konkurencyjności (dzięki m.in. bardziej świadomemu zarządzaniu, szybszemu dostosowywaniu się do warunków na rynku oraz oczekiwań klientów oraz rozsądniejszemu gospodarowaniu budżetem i zasobami).

Od czego zacząć cyfryzację firmy?

Cyfryzacja firmy jest wieloetapowym procesem, który wymaga odpowiedniego przygotowania. Wczesne rozpoczęcie działań pozwala osiągnąć jak najlepsze efekty w krótkim czasie – bez ryzyka opóźnień, pomyłek, utraty danych czy innych utrudnień.

Przede wszystkim konieczna jest analiza potrzeb firmy. Na początek należy przeprowadzić audyt procesów biznesowych, identyfikując obszary do usprawnienia. Dobrze jest zaangażować w to zespół, by pracownicy wskazali własne propozycje oraz zrozumieli przyszłe korzyści. Przy tym warto określić wyraźne cele, jak np. redukcja papieru czy automatyzacja procesów związanych z fakturowaniem.

Następnie można przejść do wyboru i testowania narzędzi. Najlepiej zdecydować się na nowoczesne, elastyczne i skalowalne rozwiązanie z modułem AI. Przed wdrożeniem dobrze jest uważnie zapoznać się z funkcjami wybranego systemu, a także przetestować wersję demonstracyjną.

Narzędzia AI dla firm

Rozwój sztucznej inteligencji sprawił, że narzędzia AI dla firm są już uznawane za standard. Bez ich stosowania trudno jest zachować konkurencyjność m.in. pod względem tempa realizacji projektów czy poziomu obsługi klienta. Współcześnie odgrywają niezwykle ważną rolę w procesie cyfryzacji, ponieważ znacznie przyspieszają rozmaite procesy, odciążając pracowników.

Asystent AI w formie inteligentnego czatu błyskawicznie odpowiada na pytania, znajduje informacje lub dokumenty, a także wykonuje proste zadania w obrębie systemu albo w zakresie tworzenia plików. Analizuje dane, generuje raporty i dokumenty, odpisuje na maile, usprawnia obieg dokumentów oraz ułatwia zarządzanie projektami.

Moduł jest dostępny w jednym interfejsie. Dzięki temu działa na dowolnym urządzeniu, eliminując potrzebę korzystania z zewnętrznych płatnych narzędzi. Taka opcja nie tylko jest tańsza i wygodniejsza, ale też bezpieczniejsza, ponieważ nie trzeba eksportować danych i dokumentów firmowych poza system.

Zalety wdrożenia AI w przedsiębiorstwie

Używanie narzędzi AI w firmie przynosi wiele wymiernych korzyści:

• usprawnia organizację zadań, analizę danych i komunikację wewnętrzną oraz zewnętrzną, minimalizując błędy i koszty;
• zwiększa funkcjonalność platformy, ułatwiając wykonywanie prostych zadań, m.in. przez funkcję „mowa na tekst”; wspiera prace hybrydową i zdalną;
• automatyzuje szereg powtarzalnych, czasochłonnych procedur, jak m.in. generowanie faktur czy delegowanie zadań; przyspiesza pracę i zwiększa efektywność pracowników.

Kto i jak może pomóc w cyfryzacji firmy?

Proces cyfryzacji firmy najrozsądniej zlecić specjalistom. Doświadczeni eksperci IT zapewnią wsparcie podczas przygotowań, a następnie w kompleksowy sposób przeprowadzą całą procedurę. Zadbają przy tym o bezpieczeństwo danych oraz odpowiednio przeszkolą personel. Dzięki temu zmiany zostaną wprowadzone sprawnie i bez niepotrzebnych utrudnień – rzeczywiście będą stanowić ułatwienie w codziennej pracy.

Chcesz korzystać z zalet i możliwości systemu, który pomoże Ci rozwijać Twój biznes? Idealnym wyborem będzie Platforma Connecto – prosta i opłacalna opcja na dynamiczną cyfryzację firmy.

Przed zakupem możesz poznać jej wszystkie funkcje oraz przekonać się, jak sprawdza się w praktyce. Umów się na spotkanie, na którym konsultanci Connecto omówią działanie systemu oraz odpowiedzą na wszystkie pytania. Wypełnij formularz kontaktowy lub zadzwoń pod numer 32 263 00 00.