Program do faktur to jeden z podstawowych modułów oprogramowania klasy ERP, niezbędny do prowadzenia działalności. Nie istnieje przecież firma, która nie wystawiałaby dokumentów sprzedażowych. Przeczytaj ten wpis, aby dowiedzieć się jakie są cechy dobrego programu do wystawiania faktur i na co należy zwrócić uwagę przy wyborze tego typu narzędzia do naszej firmy!
Prosty program do faktur
Przedsiębiorcy często chcą po prostu wdrożyć w swojej firmie prosty program do faktur. Sprawa jest jednak zdecydowanie bardziej skomplikowana, niż mogłoby się wydawać. Narzędzie tego typu oczywiście powinno być proste w obsłudze, ale sam system nie może być zbyt ubogi w funkcjonalności. Przez to może być po prostu niepraktyczny, a kiedy przedsiębiorstwo się rozwinie, konieczne będzie wykupienie bardziej zaawansowanego narzędzia.
Z prostym programem do faktur, który jest jednak zarazem profesjonalnym systemem przystosowanym do potrzeb firmy, można szybciej i łatwiej wystawiać ważne dokumenty. Każda
faktura kosztowa ma znaczenie, ponieważ zawiera cenne dane oraz odgrywa istotną rolę w różnych procesach biznesowych.
Jaki program do faktur wybrać?
Przedsiębiorcy często nie mają pojęcia, jaki program do faktur wybrać. Zwykle kierują się poleceniami innych albo wybierają pierwszy lepszy wariant. Warto jednak bliżej przyjrzeć się tej kwestii.
Istnieją dwa typy oprogramowania, które wspierają fakturowanie:
- oprogramowanie typu on premise –kupowane najczęściej w ramach jednorazowej opłaty, a następnie instalowane na komputerze lub serwerze w firmie. Dostępne jest tylko w sieci lokalnej, chyba że odpowiednio skonfiguruje się ustawienia sieciowe i VPN. Przykładem programu do fakturowania on premise jest Comarch ERP Optima;
- oprogramowanie SaaS (w chmurze) –oprogramowanie dostępne jako usługa, z której można korzystać za pośrednictwem przeglądarki stron internetowych. Opłata za korzystanie jest cykliczna, np. miesięczna, kwartalna lub roczna. System do fakturowania dostępny wtedy jest w każdym miejscu na świecie, często też w postaci aplikacji na androida lub iOS. Przykładem takiego rozwiązania jest Comarch ERP XT.
Kiedy zna się już różnicę między oprogramowaniem instalowanym lokalnie, a tym dostępnym jako usługa w chmurze, trzeba jeszcze zwrócić uwagę na wady i zalety obu opcji. Tylko wtedy można w pełni świadomie dobrać odpowiedni typ programu do faktur.
Jeżeli zakłada się, że firma będzie szybko się rozwijać i z czasem potrzebne będą coraz to nowsze funkcjonalności, takie jak np.
elektroniczny obieg dokumentów czy integracja z innymi procesami biznesowymi w firmie, najlepiej zwrócić uwagę na oprogramowanie lokalne, czyli on premise. W prawdzie jest ono droższe w zakupie i utrzymaniu, ale jednocześnie oferuje znacznie większe możliwości personalizacji oraz zdecydowanie szerszą gamę funkcjonalności.
Najczęściej
fakturowanie to tylko jeden z wielu modułów rozbudowanego, zaawansowanego systemu ERP (ang.
Enterprise Resources Planning = zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa). Zintegrowane narzędzie ERP posiada wbudowane moduły magazynu, księgowości i kadr, które są połączone z fakturowaniem. Dzięki temu dane raz wprowadzane do systemu, nie muszą być powielane – wszystkie moduły korzystają z jednej, wspólnej bazy danych. W tej sytuacji wraz z rozwojem organizacji program będzie się skalował, ponieważ można stopniowo dokupować kolejne elementy systemu, takie jak np. produkcja, zarządzanie projektami czy zamówienia i logistyka.
Nie oznacza to jednak, że program do faktur w chmurze to złe rozwiązanie. Jak najbardziej sprawdza się w branżach, które wraz z rozwojem i zwiększaniem obrotów, niekoniecznie poszerzają zakres procesów biznesowych. Nowoczesne rozwiązania do fakturowania oparte o SaaS to proste w użyciu narzędzia, które obok możliwości wystawiania faktur pozwalają na m.in. zarządzanie magazynami, kierowanie relacjami z klientem w ramach modułu
CRM oraz analizę danych za pomocą narzędzi klasy
Business Intelligence.
Oczywiście wszystkie z tych funkcji programu do faktur tworzone są w taki sposób, aby były od razu gotowe do użycia, bez konieczności przeprowadzania szkolenia. Proces wdrożenia przebiega szybko, ponieważ są intuicyjne w obsłudze. Niestety, ponieważ są dość proste, nie zawsze spełnią oczekiwania każdego użytkownika. Niemniej ogromną zaletą, która może przyćmić ten problem, są niskie ceny. Należność zazwyczaj jest naliczana per użytkownik albo per czasookres, co w ogólnym rozliczeniu jest wyjątkowo opłacalne. Wybierając SaaS nie trzeba też martwić się o zakup serwera i oprogramowania serwerowego.
Na co zwracać uwagę przy wyborze programu?
Podsumujmy, na co zwracać uwagę przy wyborze programu do faktur. Na rynku istnieją dwa rodzaje narzędzi tego typu, które są zazwyczaj częścią większej rodziny systemów do zarządzania firmą i mogą być rozbudowywane o kolejne moduły wraz ze wzrostem ilości wymagań ze strony użytkowników. Najważniejsze, by znaleźć rozwiązanie, które będzie dostosowane do potrzeb pod względem funkcji, a także ceny. Nie ma sensu przepłacać za zaawansowany system, gdy będzie się wykorzystywać tylko część jego możliwości. Z drugiej strony, lepiej dopłacić do profesjonalnego rozwiązania, gdyby wybrany wariant miał szybko okazać się niewystarczający.
Odpowiednie dobranie programu do faktur będzie stanowiło doskonały fundament pod przyszłą infrastrukturę IT organizacji. Najrozsądniej jest więc skorzystać ze wsparcia doświadczonych specjalistów. Zespół Connecto dobierze najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy, a następnie przeprowadzi cały proces wdrożenia. Umów się na bezpłatne spotkanie, by poznać ofertę. Zadzwoń
32 263 00 00, przejdź do zakładki
kontakt lub wypełnij poniższy formularz.
