Program do zarządzania inwestycjami budowlanymi

Zarządzanie inwestycjami budowlanymi

Praca z aplikacją zaczyna się już na etapie przygotowawczym, gdzie z użyciem modułu CRM zbieramy oferty od podwykonawców i dostawców lub sami startujemy do konkursu w roli podwykonawcy lub generalnego wykonawcy. Aplikacja generuje, zbiera i archiwizuje wszystkie dokumenty powiązane z tymi czynnościami – dokumentację projektową, zapytania przychodzące i wychodzące oraz zamówienia i zlecenia. Connecto DMS wspiera nas w kontakcie z kontrahentami również na etapie prowadzenia i odbierania prac.

W momencie startu inwestycji rejestrowany jest planowany harmonogram, który następnie na bieżąco uzupełniany jest o realne wartości, co daje pełen obraz umiejscowienia prac w czasie. Sercem projektu jest jego budżet i kosztorys. To tutaj przechowywane są planowane wartości kosztowe i ilościowe związane z inwestycją. Używając modułu o nazwie elektroniczny obieg dokumentów możemy rozpocząć zbieranie informacji o realnie poniesionych kosztach. Dokumenty takie jak faktury kosztowe i przychodowe, protokoły, karty pracy czy dokumenty magazynowe, w ramach swojego obiegu po firmie, parowane będą z pozycjami budżetu i kosztorysu.

Projekt w programie Connecto DMS pełni również rolę teczki na dokumenty. Dzięki modułowi zarządzanie projektami, obok harmonogramu i budżetów, w jednym miejscu znajdziemy wszystkie umowy, protokoły zdawczo – odbiorcze, pisma i dowolny inny, zdefiniowany przez klienta zbiór danych.

Wszystkie informacje ze brane w bazie danych programu do zarządzania inwestycjami budowlanymi Connecto DMS są przetwarzane przez silnik modułu Business Intelligence, aby dostarczyć naszym klientom łatwe do zrozumienia raporty dające głęboki wgląd w stan firmy w podziale na dowolne wymiary – procesy, działy, pracowników czy okresy czasowe.

Moduł CRM

• Rejestrowanie zapytań przychodzących od Inwestorów i Generalnych Wykonawców
• Możliwość automatycznej wysyłki zapytań do podwykonawców i dostawców materiałów
• Generowanie zamówień dla najlepszych oferentów w konkursie zapytań wychodzących
• Tworzenie ofert w odpowiedzi na zapytania przychodzące
• Prezentowanie wszystkich dokumentów związanych z postępowaniem w formie czytelnego drzewa
• Możliwość tworzenia indywidualnych szablonów wydruków dla dokumentów modułu CRM
• Automatyczna konwersja wygranych zapytań przychodzących i ofert do projektów
• Zlecanie zadań pracownikom i analiza ich realizacji.

Moduł budżetowania

• Tworzenie dowolnych schematów budżetowych
• Możliwość importu kosztorysu zapisanego w formacie excel
• Przypisywanie kosztów, przychodów i wbudowanych ilości za pomocą dokumentów rozliczeniowych (kosztowych i przychodowych), np. faktur i dokumentów magazynowych
• Tworzenie niestandardowych dokumentów rozliczeniowych, takich jak karty pracy wyliczane zgodnie z wewnętrznymi praktykami firmy
• Analiza zebranych danych na dowolnym poziomie szczegółowości i w przecięciu przez dowolny wymiar, np. tylko koszty usług obcych na projektach realizowanych w pierwszym kwartale

Moduł obiegu dokumentów

• Rejestrowanie pism przychodzących i wychodzących związanych z projektami i ogólną działalnością operacyjną firmy. Tworzenie księgi kancelaryjnej.
• Tworzenie własnych formularzy z szablonami wydruków i obiegu dokumentów – np. umów, protokołów zdawczo-odbiorczych, zarządzeń czy zapotrzebowań.

Moduł obsługi zasobów

• Integracja z modułem magazynowym systemu ERP w zakresie tworzenia dokumentów magazynowych, np. PW, RW czy WZ
• Rejestracja narzędzi i sprzętu ciężkiego z opcjonalną integracją z modułem środków trwałych
• Historia przyjęć, wydań, zwrotów i zniszczeń sprzętu.
• Rejestr pracowników stałych i wypożyczonych z opcjonalną integracją z modułem kadrowym
• Rejestracja czasu pracy pracowników i sprzętu
• Przypomnienia o przeglądach, ubezpieczeniach, wygasających certyfikatach i szkoleniach.

Moduł AI

Moduł AI jest narzędziem opartym na sztucznej inteligencji, które automatyzuje i optymalizuje procesy w firmach budowlanych. Błyskawicznie analizuje dane, ułatwiając przepływ informacji i zarządzanie zadaniami w czasie rzeczywistym. Ma formę wirtualnego chatu, do którego wpisuje się pytania i polecenia. Jego działanie wspiera:

• Przepływ informacji – usprawnia komunikację wewnętrzną, zapewniając szybki obieg danych między zespołami i projektami.
• Dostęp do dokumentów – umożliwia błyskawiczne wyszukiwanie i udostępnianie plików, eliminując chaos w archiwach.
• Zarządzanie pracą zespołową – automatycznie przydziela zadania, monitoruje postępy i optymalizuje harmonogramy pracy.
• Porządkowanie projektów – wspiera strukturyzację inwestycji budowlanych, przewidując ryzyka i sugerując usprawnienia.
• Relacje z klientami – analizuje interakcje, automatyzuje odpowiedzi i poprawia obsługę dzięki personalizacji.
• Efektywne wykorzystanie zasobów – optymalizuje alokację ludzi, sprzętu i budżetu na każdym etapie projektu.

AI pełni rolę wirtualnego asystenta, który wspiera pracowników przy wykonywaniu codziennych zadań. Moduł ten wyraźnie zwiększa ich efektywność, ponieważ pozwala zaoszczędzić sporo czasu i energii – można je przeznaczyć na kolejne, w tym także ważniejsze obowiązki.

Zalety inwestycji w program do zarządzania inwestycjami

Inwestycja w program do zarządzania inwestycjami to inwestycja w rozwój przedsiębiorstwa. System pozwala szybciej, wydajniej i bardziej profesjonalnie prowadzić rozmaite procesy biznesowe. Dzięki niemu można wyraźnie podnieść jakość oferowanych usług i produktów, zwiększając konkurencyjność.

Do największych zalet korzystania z takiego narzędzia zaliczają się:

• Pełna kontrola nad procesami – umożliwia kompleksowe mapowanie i nadzór nad wszystkimi etapami inwestycji budowlanej, od fazy przygotowawczej po końcowe rozliczenia, zapewniając spójność oraz ciągłość działań.
• Automatyzacja kluczowych operacji – generowanie ofert i zamówień usprawnia proces sprzedaży oraz obsługę klienta, a także ogranicza ryzyko błędów.
• Moduł budżetowania z importem danych – pozwala na szybki import budżetów z arkuszy Excel, wspierając efektywne planowanie finansowe i bieżącą kontrolę kosztów.
• Wielowymiarowa analiza kosztów – umożliwia elastyczne analizowanie kosztów według wybranych kryteriów, dostarczając precyzyjnych danych wspierających optymalizację.
• Elektroniczny obieg dokumentów – cyfryzuje procesy dokumentacyjne, przyspieszając akceptacje i archiwizację oraz ograniczając wykorzystanie dokumentów papierowych.
• Zarządzanie zasobami ludzkimi i sprzętem – wspiera optymalną alokację pracowników i maszyn, minimalizując przestoje i redukując koszty operacyjne.
• Raportowanie Business Intelligence – zapewnia zaawansowane raporty i analizy, oferując pełny wgląd w kondycję organizacji oraz wspierając podejmowanie decyzji strategicznych.

Integracja programu z systemami ERP

Connecto DMS integruje się z systemami ERP, takimi jak Comarch ERP. Dzięki temu możliwe jest jeszcze prostsze prowadzenie zaawansowanych procesów biznesowych, bez konieczności korzystania z wielu różnych narzędzi.

Przykładowo, moduł zarządzania zasobami jest zintegrowany z systemem magazynowym ERP w zakresie kluczowych dokumentów i operacji, takich jak PW (przyjęcie wewnętrzne), RW (rozchód wewnętrzny) oraz WZ (wydanie zewnętrzne). Oznacza to, że wszystkie działania związane z ruchem materiałów i sprzętów są automatycznie rejestrowane oraz synchronizowane między systemami, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.

Dodatkowo moduł może być połączony z systemem kadrowo-płacowym oraz ewidencją środków trwałych. Dzięki temu możliwe jest kompleksowe zarządzanie zarówno personelem, jak i sprzętem czy majątkiem firmy w jednym, spójnym środowisku.

Kto pomoże we wdrożeniu systemu w firmie?

Wdrożenie systemu w firmie najlepiej powierzyć specjalistom z Grupy Connecto. Zespół ekspertów nie tylko pomoże dobrać najlepsze rozwiązanie, ale też wykona analizę przedwdrożeniową i zleci odpowiednie przygotowania. Następnie zajmie się implementacją nowego programu – szybko i bezpiecznie. Dodatkowo przeprowadzi szkolenie pracowników, by mogli sprawnie zaadaptować się do zmian. Po wszystkim Connecto zapewnia kompleksowe wsparcie techniczne i stałe aktualizacje.

Potrzebujesz rozwiązania dla Twojej firmy? Zadzwoń 32 263 00 00,  wypełnij poniższy formularz lub poprzez zakładkę kontakt.