Efektywne zarządzanie pozwala znacznie usprawnić wiele procesów, a także pomaga w pełni wykorzystać potencjał całego zespołu. W nowoczesnych przedsiębiorstwach stosuje się różne metody organizacji pracy, dzięki którym można osiągać najlepsze efekty. Podstawą jest jednak dynamiczna komunikacja wewnętrzna, ułatwiająca szybką wymianę danych. Wyjaśniamy, co to jest workflow oraz dlaczego warto go wdrożyć!

Czym jest workflow?

Workflow jest pojęciem stosowanym w odniesieniu do sposobu przepływu informacji między różnymi częściami organizacji. Zwykle w ten sposób określa się jednak przepływ dokumentów między pracownikami, którzy działają zgodnie z ustalonym planem.

Określenie to odnosi się do stylu zarządzania i organizacji pracy, w którym główny nacisk stawia się na przepływ informacji, a dokładniej – sprawne przekazywanie dokumentów oraz automatyzację formalności. Jak sama nazwa wskazuje (ang. work – praca, flow – przepływ), w ten sposób praca grupowa przebiega płynniej, bez niepotrzebnych utrudnień, opóźnień, nieporozumień itp.

Przyjęty system workflow pomaga optymalnie zarządzać powtarzalnymi procesami i zadaniami, co usprawnia pracę oraz minimalizuje ryzyko błędów. Dzięki temu pracownicy mogą otrzymywać konkretne zadania do wykonania w odpowiednim momencie, by szybko je wykonać – zyskują wszystkie niezbędne informacje, co pozwala im zaraz przejść do działania.

Wyróżnia się trzy główne odmiany systemu workflow:

• process workflow – obejmuje powtarzalną, przewidywalną sekwencję działań, np. zatwierdzanie faktur, wdrażanie nowych pracowników, zatwierdzanie zwolnień lekarskich;
• case workflow – w tym przypadku sekwencja działań może różnić się w zależności od wielu czynników, dlatego potrzebny jest nadzór człowieka, np. obsługa zgłoszeń w IT;
• project workflow – podejście, w którym zakłada się większą elastyczność w stosunku do kolejności wykonywania poszczególnych czynności, uwzględniająca nawet możliwość ich eliminowania.

Współcześnie pojęcie workflow przede wszystkim łączy się z zagadnieniem nowoczesnych narzędzi IT, takich jak np. CRM (ang. Customer Relationship Management – zarządzanie relacjami z klientami). Z ich pomocą można zdalnie, w każdym momencie przesyłać faktury, umowy, sprawozdania itp., a także wydawać dyspozycje, sprawdzać postępy realizacji konkretnych zadań, przekazywać ważne komunikaty itp. W przedsiębiorstwach powszechnie stosuje się oprogramowania oraz platformy, które pozwalają w praktyce stosować założenia umożliwiające wprowadzenie workflow.

Jak działa workflow?

Warto dokładniej omówić to, jak działa workflow. Metoda ta ma własną terminologię, która pozwala lepiej zrozumieć kolejne etapy organizacji pracy.

Na początku należy zdefiniować proces, czyli zadanie do wykonania. Następnie poszczególnym pracownikom przypisuje się konkretne czynności, które się z nim wiążą – są to aktywności, które mogą zostać wykonane manualnie lub automatycznie. Przy tym cały czas dba się o tzw. tranzycję, czyli warunki, które są konieczne do wykonania danego procesu. Ważne jest też to, że pracownicy nie znają znaczenia ani zastosowania swojej pracy – nie muszą się zagłębiać w cały kontekst, a mają jedynie zająć się konkretnym zadaniem.

Sposób działania workflow często wyjaśnia się na przykładzie realizacji obiegu dokumentów służbowych związanych z wyjazdem w delegację. Kadra managerska zleca pracownikowi, by udał się we wskazane miejsce, przekazując stosowne zgłoszenie. Ten odbiera pismo, w którym poznaje termin wyjazdu, środek transportu, szczegóły związane z zakwaterowaniem itp. Po jego akceptacji zamienia się w dokument delegacji – wraca do decydentów, by mogli go zatwierdzić. Pracownik wyjeżdża (wykonuje zadanie), a po powrocie przekazuje dokument potwierdzający wyjazd. Wtedy może uzyskać zwrot kosztów podróży.

Jak widać, w całym tym procesie powstało sporo pism, które krążyły pomiędzy menagerami a pracownikiem oraz innymi działami w firmie (np. księgowością), przy czym pomocny był elektroniczny obieg dokumentów. Na każdym etapie obie strony wykonywały swoje zadania, pracując na konkretnej wersji dokumentu, a następnie przekazywały go dalej. Najważniejsze informacje szybko trafiały do osób zainteresowanych, dzięki czemu można było sprawnie wykonać zadanie – zrealizować wyjazd w delegację.

Workflow a system IT

System workflow można stworzyć samodzielnie, ale o wiele łatwiejsze jest skorzystanie z dedykowanego narzędzia. Najlepiej, gdy ma formę platformy składającej się z odpowiednio dobranych modułów. Usprawniają wewnętrzną komunikację i wymianę danych, ale też dbają o ich bezpieczeństwo i pozwalają je odpowiednio przechowywać. Profesjonalnie zorganizowana archiwizacja dokumentów pomaga w każdej chwili dotrzeć do niezbędnych informacji, znacznie skracając czas potrzebny na ich poszukiwanie.

Jednym z elementów oprogramowania workflow są też moduły umożliwiające łatwą dyspozycję zadań i prowadzenie projektów. Dzięki nim pracownicy wiedzą, czym mają się zajmować, a kadra managerska może łatwo monitorować postępy. Dodatkowo niezwykle przydatne są narzędzia do m.in. zarządzania relacjami z klientami, planowania zasobów przedsiębiorstwa, a także analityki biznesowej.

Na początku ważne jest, by zidentyfikować posiadane zasoby, a także aktualnie odbywające się procesy biznesowe. Na tej podstawie można rozdysponować obowiązki oraz zorientować się, co jest niezbędne do ich wykonywania. Po rozpisaniu zadań można stworzyć jasny plan, dzięki któremu wszyscy zaangażowani wiedzą, co mają robić i kiedy.

Workflow często wspierają wizualne rozwiązania, np. listy kontrolne, diagramy czy mapy procesów. Dzięki nim widoczna jest kolejność wszystkich kroków oraz wyjaśniony jest logiczny ciąg ich następowania. W ten sposób można też przejrzyście zademonstrować, jak rozdzielone zostały obowiązki, by nie pozostawiać żadnych niedomówień.

Prostym przykładem systemu workflow jest proces rekrutacji, który wpisuje się w założenia process workflow – sekwencja jest powtarzalna i zawsze wygląda właściwie tak samo, dlatego można ją opisać w kilku punktach:

1. Rekruter przygotowuje ogłoszenie o pracę i publikuje je w Internecie.
2. Odbywa się selekcja przysłanych zgłoszeń – wybrani kandydaci są zaproszeni na rozmowę.
3. Na podstawie rozmów kwalifikacyjnych wybrany zostaje najlepszy kandydat.
4. Po negocjacji warunków zostaje przygotowana i podpisana umowa.

W każdej firmie inny workflow

Przedsiębiorstwa mogą różnić się schematem przepływu pracy, ale jego zastosowanie wszędzie wniesie te same korzyści. Przede wszystkim wiele zadań jest zautomatyzowanych, co pozwala zaoszczędzić czas, bowiem wszystkie informacje i dokumenty są odstępne od ręki.

Ponadto dzięki systemowi można precyzyjniej określić obowiązki danej osoby, kontrolować przepływ wykonanej pracy i na bieżąco podejmować decyzje dotyczące zmian, niezbędnych do osiągnięcia jeszcze lepszych wyników. Workflow integruje ze sobą pracę różnych działów, a te nie muszą mieścić się obok siebie (mogą być oddalone od siebie kilka kilometrów albo w innym kraju).

Konfiguracja i wdrożenie systemu odbywa się indywidualnie. Cały proces rozpoczyna analiza przedwdrożeniowa, podczas której ustalane są potrzeby oraz wymagania klienta. Poznaj system DMS od Connecto, który wdrożony jest w przedsiębiorstwach na terenie całej Polski.

Zarządzanie przepływem pracy i dokumentów

Przykładem obiegu dokumentu może być faktura za komputer, który został kupiony przez dział IT. Wykorzystując do tego elektroniczny obieg dokumentów, załatwimy sprawę w czterech krokach:

Krok 1. Paczka wraz z fakturą odebrana przez recepcjonistkę

Krok 2. Recepcjonistka wprowadza fakturę do systemu i przesyła ją do osoby, która zamówiła paczkę

Krok 3. Informatyk sprawdza fakturę i potwierdza, że dokonał zamówienia, akceptując dokument

Krok 4. Faktura trafia do księgowości, gdzie zostaje opłacona

To najprostszy przykład obrazujący workflow i obieg dokumentu. Podobnie wyglądałoby to przy delegacji, czy zapytaniach ofertowych. Choć wtedy do powyższego obiegu zostałyby zaangażowane osoby decyzyjne (zarząd, prezes lub dyrektor).

Zalety wykorzystania workflow

Oprócz podnoszenia efektywności pracy, system posiada też inne zalety. Przede wszystkim, dzięki zastosowaniu systemu przepływu informacji, zadania mogą być zautomatyzowane, tym samym odciążając pracowników. Daje to także możliwość zaoszczędzenia czasu oraz kosztów.

Kolejną korzyścią jest możliwość skuteczniejszego przydzielenia zadań każdemu pracownikowi pod względem posiadanych przez nich kwalifikacji. Taki sposób zarządzania zasobami ludzkimi daje pracownikom motywację do kolejnych działań, gdyż mają świadomość, że są istotną częścią procesu rozwijania przedsiębiorstwa.

Rozwiązania dostarcza także informacji dotyczących efektywności i metod pracy, dzięki czemu istnieje kontrola procesów i możliwość ich usprawnienia w przyszłości. System przepływu informacji niesie zatem szereg zysków i dla pracowników, i dla przedsiębiorstwa.

Podsumowując, wprowadzenie systemu workflow daje wiele korzyści wszystkim przedsiębiorstwom. Sprawia, że praca staje się bardziej wydajna i efektywna, a relacje między współpracownikami sprawniejsze. Dzięki temu oprogramowanie stanowi świetne narzędzie do sterowania procesami firmy i ograniczenia nakładów pracy.

System informatyczny workflow

Współczesne technologie informatyczne w znaczącym stopniu przyczyniają się do usprawnienia pracy i wydajności pracowników. Szczególne znaczenie, z punktu widzenia procesów zarządzania przedsiębiorstwa, nabierają systemy informatyczne klasy workflow. Głównie dlatego, że dzięki nim jest możliwe zminimalizowanie kosztów tych procesów oraz skrócenie czasu ich realizacji. Z technicznego punktu widzenia system pracuje opierając się o sieci informatyczne (np. Intranet).

Każdy krok realizowanego w systemie procesu związany jest z odpowiednią organizacją pracownika oraz z zadaniami przeznaczonymi do realizacji. Elektroniczne procesy wykonywane są według ustalonego modelu, który jest przedstawiony w formie mapy lub diagramu.

Każdy użytkownik systemu biorący udział w procesie posiada dostęp do indywidualnej skrzynki zadań do wykonania. Kiedy zadania są już zrealizowane przez użytkownika, kolejne zadanie realizowane jest przez następnego wykonawcę. Tym sposobem między pracownikami powstaje efektywny przepływ informacji, a praca staje się bardziej wydajna.

Integracja oprogramowania

System do zarządzania przepływem pracy to nie tylko wspomniany wyżej elektroniczny obieg dokumentów. W przepływ pracy wlicza się też system CRM, wykorzystywany do zarządzania relacjami z klientem oraz Business Intelligence, który służy do tworzenia analiz i raportów. Jest też moduł do zarządzania projektami, najczęściej wykorzystywany w branży budowlanej oraz deweloperskiej.

Platforma Connecto jest oprogramowaniem do zarządzania przepływem pracy, idealnie dostosowanym do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Spersonalizowane moduły doskonale sprawdzają się w praktyce, dlatego każda funkcja systemu jest przydatna i znajduje zastosowanie. Przez to firma ma szansę na to, by działać szybciej oraz dynamicznie się rozwijać, utrzymując swoją pozycję na rynku czy nawet wyprzedzając konkurencję.

Jesteś zainteresowany wdrożeniem takiej platformy w swoim przedsiębiorstwie? Umów się na prezentację, na której poznasz jej działanie oraz uzyskasz odpowiedzi na wszystkie pytania. Zadzwoń na numer 32 263 00 00 lub wypełnij formularz w zakładce kontakt!